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Tipp Nr. 1: Suchen Sie in Ihrer Organisation diejenige Person für die Projektleitung aus, die in der Lage ist, die oben genannten Aufgaben zu verstehen, zu identifizieren und zu lösen. Aufgrund der gegebenenfalls hohen Komplexität, Spezialisierung und gleichzeitig Breite der Aufgabenstellung ist Erfahrung mit vergleichbaren Projekten vorteilhaft; diese kann auch über externe Expertise hinzugezogen werden.

Tipp Nr. 2: Stellen Sie sich als Projektleitung ein entscheidungsbefugtes DMS-Kernteam mit Vertretern aus unterschiedlichen Fachbereichen, IT, Post-/Scanstelle, Personalrat, Rechtsabteilung etc. zusammen. Die IT sollte über den gesamten Projektverlauf im Kernteam vertreten sein. Eine Inhouse-DMS-Lösung sollte von diesen Personen selbst betrieben werden können, um späteren Dienstleistungsaufwand beim DMS-Lieferanten zu minimieren. Identifizieren Sie anhand der Aufgabenliste, über welches Know-how die am Projekt beteiligten Personen verfügen müssen. Suchen Sie sich die Key-User aus den Fachbereichen, die wissen, wie die Geschäftsprozesse ablaufen, Entscheidungskompetenz besitzen und IT-affin sind.

Bei der Implementierung einer DMS-Lösung kommen auf die IT besondere Aufgaben zu:

• Installation aller DMS-Module (Server, Client, Scan-Anwendungen, periphere Systeme wie Stapelimporter etc.),

• Integrationen der DMS-Benutzerverwaltung in die zentralen Rechtesysteme (AD u. a.),

• Einrichten der im DMS-Umfeld häufig komplexen, Attribut-basierten Berechtigungssteuerung für Dokumente, Akten und Vorgänge,

• Anbindung spezieller Speichersysteme,

• Integrationen in die Office- und E-Mail-Programme,

• Integrationen in ERP- und Fachsysteme,

• Erstellen bzw. Konfigurieren der neuen Ordnungssysteme (Metadaten für Akten, Dokumente und Vorgänge, inkl. Aktenstrukturen, Sachakte/Fallakte etc.),

• Zugänge für gegebenenfalls mobile oder Remote-Arbeitsplätze schaffen,

• Technische Administration und Überprüfung des Systemzustands,

• Performanceoptimierungen,

• Importe von Daten/Dokumentenbeständen,

• Backup und Restore (ggf. auch Ausfallszenario simulieren).

Tipp Nr. 3: Vereinbaren Sie zum Projektstart die personellen Zuständigkeiten für die Projektaufgaben gemäß der oben angegebenen Anforderungen und teilen Sie diese Aufgaben den entsprechenden Team-Mitgliedern zu. Auch der DMS-Anbieter und bei Integrationen in Fachsysteme der Fachsystemanbieter sind hierbei zu berücksichtigen.

Tipp Nr. 4: Eine DMS-Lösung besteht in der Regel aus einer Vielzahl von technischen Modulen. Es ist darauf zu achten, dass auch alle bestellten Module installiert wurden. Fordern Sie daher vom Lieferanten ein Protokoll über alle installierten Module mit deren Versionsnummer, und zwar für alle bestellten Systeminstanzen, also zum Beispiel das Produktions-, Test- und Entwicklungssystem.

Tests

Auch Tests in einem DMS-Projekt sind gegenüber anderen IT-Projekten teilweise anders geartet. Nachfolgend eine nur beispielhafte Liste von DMS-Testaufgaben:

• Bereitstellen von Testdokumenten unterschiedlicher Formate.

• Bei hochvolumigen Anwendungen sollten Testdokumente in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Klärung, ob diese Testdokumente anonymisiert werden müssen oder nicht.

• Durchführen von Tests in der Erfassungsstelle bezüglich Auslesen von Daten (zum Beispiel bei der Rechnungserkennung) – „Anlernen“ der Erkennungslösung.

• Überprüfen der Ordnungssysteme/Ablagestrukturen inklusive Metadaten.

• Dokumentenablage und Rechercheszenarien.

• Test der Berechtigungssteuerung für die verschiedenen Rollen und in arbeitsteiligen Workflows.

• Test der neuen elektronischen Prozessabläufe (Workflows), ob sie funktional und technisch fehlerfrei sind und – noch wichtiger – ob End-User damit klarkommen.

• Integrationen in Drittsysteme.

• Speziell im Verwaltungsbereich: selektive Aktenexporte/-importe, Auslagerungsszenarien.

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