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Dokumentenmanagement-System (DMS)

10 Tipps für einen erfolgreichen DMS-Start

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Anbieter zum Thema

Zöller & Partner GmbH
Ceyoniq Technology GmbH
Fabasoft Deutschland GmbH
The Quality Group GmbH

Tipp Nr. 5: Klären Sie frühzeitig:

  • Welche Testfälle sind durchzuführen?
  • Aus welchen Mitgliedern besteht das Test-Team (interne Mitarbeiter und/oder externe Tester)?
  • Woher kommt welches Ticket-System? Wird es intern oder extern bereitgestellt?
  • Wer hält die Ordnung im Ticket-System und wer erinnert die Anbieter an die Fristen, damit alles reibungslos läuft?
  • Was ist abnahmeverhindernd, was führt zu Verzögerungen bei Zahlungen und was wird akzeptiert, muss aber noch korrigiert werden? Wichtig ist auch, in welcher Frist diese Korrekturen erfolgen sollen.

Schulungen

Schulungen sollen sicherstellen, dass alle Nutzer das neue System akzeptieren und für die tägliche Arbeit intuitiv nutzen können. DMS-Lösungen haben im Vergleich zu anderen IT-Lösungen wie MS Office oder Gruppenlaufwerk eine komplett andere Benutzerführung. Die vielleicht vorhandenen Erfahrungen in anderen Bereichen mit dem gleichen DMS hilft nur begrenzt, da Aktenstrukturen, Workflows, etc. häufig bereichsspezifisch gestaltet sind. Daher ist bei DMS-Projekten ein entsprechender Schulungsaufwand für unterschiedliche Benutzergruppen zu berücksichtigen:

Benutzergruppe Schulungsaufgaben (beispielhaft)
End-Anwender • Bedienung der Standard-Softwarekomponenten
• Bedienung der Anwendung
• Zusammenspiel zwischen DMS, E-Mail und klassischer Dateiverwaltung
• Prozess- und Organisationsänderungen durch DMS-Anwendung
Personen in der Scan-/Erfassungsstelle • Erlernen der Abläufe (Scanvorbereitung, -durchführung, Umgang mit gescannten Unterlagen)
• Bedienung der Scan-Anwendung und der Prüf- & Korrekturwerkzeuge
• Technik (Scanner / Einstellungen / Präventivmaßnahmen)
• Scan-Software Konfiguration
Systemverwaltung/Administration • Getrennte Aufgaben für Fachadmins und Systemadmins
• Pflegen von Auswahllisten, Berechtigungen, Einspielen neuer Transportpakete und Releases,
• Überwachung des Systembetriebs
• Definition und Implementierung der First-, Second und Third-Level-Support-Prozesse
• Behandlung von Fehlermeldungen
• Präventivmaßnahmen

Tipp Nr. 6: Prüfen Sie, ob die Schulungen des DMS-Lösungsanbieters nicht nur die Bedienfunktionen der Anwendungsoberfläche beinhalten, sondern auch die neuen Arbeitsprozesse. Je umfangreicher die „Standard-Lösung“ angepasst wurde, desto weniger sind Standard-Schulungen sinnvoll. Daher sollen diejenigen die Schulung durchführen, die in der Implementierungs- und Testphase mitgearbeitet haben. Das können Mitarbeiter des Unternehmens sein oder Personen des Anbieters oder Externe. Bei der Schulung ist die fachliche Perspektive der End-User unverzichtbar, da nicht nur ein Stück Software geschult wird, sondern auch immer neue Abläufe der Arbeitsprozesse.

Tipp Nr. 7: Bei der Durchführung von Schulungen bietet sich heute eine Palette von Möglichkeiten. Klassische Schulungen in einem Schulungsraum können heute gut durch Online-Schulungen ergänzt werden. E-Learning Plattformen und natürlich auch Arbeitsanweisungen, die bereits in der Testphase durch das Testteam erstellt werden können, sind weitere Hilfsmittel, um das Schulungsangebot zu ergänzen. Starke Empfehlung: Erstellen Sie How-To-Videos, die von jedem User punktuell abgerufen werden können, statt aufwendige Schulungshandbücher, die niemand liest.

Projektdokumentation

Die Dokumentation in einem DMS-Projekt ist häufig umfangreich, daher sollten folgende Dokumentationen immer Bestandteil in einem DMS-Umsetzungsprojekt sein, wie zum Beispiel:

  • System-Handbücher: Erfassungssoftware, Client-Anwendung, Operating Handbücher (Betriebskonzepte), Administration/Konfiguration (Server, Client), Programmierhandbücher.
  • Technische Dokumentation: Systemparameterwerte (Server, Client, Scan-Stationen/Arbeitsplätze), Datenbankkonfiguration.
  • Anwendungsdokumentation: Feinkonzepte, Bedienungshandbücher, Arbeitsanweisungen/Dienstanweisungen.

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