Aus dem Rathaus „Wir haben zu wenig Geld“

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Die 11.000 Kommunen in Deutschland tragen einen entscheidenden Anteil zur Verwaltungsdigitalisierung bei. So unterschiedlich sie sind, so unterschiedlich sind auch die Herausforderungen, mit denen sie zu kämpfen haben. Oberbürgermeister Christian Götz und Amtsleiter Roland Klehr gewähren einen Einblick hinter die Kulissen der Kreisstadt Fürstenfeldbruck.

Rund 39.000 Einwohner hat die Große Kreisstadt Fürstenfeldbruck in Bayern aktuell. Für diese, aber auch für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung, kann die Digitalisierung einiges zur Entlastung beitragen. Daher hat die Stadt bereits vor über zwölf Jahren eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, die nun schrittweise umgesetzt wird. Erfolge bleiben dabei nicht aus: So arbeitet die Große Kreisstadt etwa bereits mit der elektronischen Akte und erhielt die Auszeichnung „Digitales Amt“ vom zuständigen Staatsministerium für Digitales. Heute können Bürgerinnen und Bürger bereits 53 Online-Dienste nutzen. Im Rathaus arbeite man darüber hinaus seit Jahren mit einem Dokumentenmanagementsystem, erklärt Oberbürgermeister Christian Götz. „Allerdings nicht im kompletten Haus, sondern nur in den Fachabteilungen.“ Die Fachsoftware habe immer Priorität, bestätigt Roland Klehr, Amtsleitung Allgemeine Verwaltung. Sie seien die führenden Systeme, und das DMS liege als Ablage dahinter. „Vor vielen Jahren wurde auch die Finanzsoftware digitalisiert und jüngst um den elektronischen Rechnungsworkflow ergänzt. Eine große Erleichterung für die Mitarbeitenden, denn wenn eine Rechnung eingeht, wandert sie nun nicht mehr Wochen durchs Haus, sondern wird automatisch zugeordnet. Dafür erkennt das System automatisch die in Frage kommenden Rechnungssteller“ so Klehr. Jedoch musste es dafür zunächst mit den Daten trainiert werden, das dauerte ein, zwei Jahre.

Den gesamten Prozess im Blick

Von heute auf morgen bringt die Digitalisierung also keine Entlastung. Vielmehr handelt es sich um einen langwierigen Prozess, der ein strategisches Vorgehen benötigt. In Fürstenfeldbruck konzentriert man sich daher zunächst auf handverlesene Prozesse, die im ersten Schritt genau aufgeschlüsselt werden. „Dabei werden auch die Abläufe analysiert, um zu sehen, wie die Prozesse im Digitalen angepasst werden müssen“, erklärt Klehr. Dabei werden auch die Mitarbeitenden der jeweiligen Abteilung involviert. „So werden Abläufe entdeckt, die manchmal bereits seit 30 Jahren bestehen, aber überflüssig sind und verkürzt werden könnten. Oder man stellt fest, dass an bestimmten Stellen Ergänzungen sinnvoll wären, die den Mitarbeitenden Zeit sparen würden – etwa bei den Formularen.“

Am Ende erhält man so ein aufwendiges Schlussdiagramm, dass sich über mehrere Ämter erstreckt – die meisten Anträge haben bis zur Genehmigung schließlich mehrere Stationen vor sich. „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es bei der Umsetzung leichter ist, diese langen Prozesse zu portionieren. Wie splitten sie daher in der Regel in mehrere Teile und schauen uns das Sachgebiet und das darauffolgende Amt getrennt voneinander an.“ Dieses Vorgehen sei mühsam und zeitaufwendig, in zehn Jahren würde man sich jedoch letztlich darüber freuen, die Ressourcen investiert zu haben.

Doch nicht alle Services lassen sich einfach digital abbilden. „Es gibt immer noch Prozesse, bei denen Bürger das PDF ausdrucken müssen, weil dieses nicht befüllbar ist. Das geht nicht von uns aus, sondern liegt an dem dahinterstehenden Dienstleister. Oder die gesetzlichen Vorgaben sehen vor, dass bestimmte Dokumente im Original vorgelegt werden müssen.“ Diese Probleme habe jede Kommune.

Der Kampf um Fachkräfte und Geld

Digitale Services bringen zudem nichts, wenn sie nicht auffindbar sind. Die Webseite der Stadt sei bereits ein paar Jahre älter, gibt Götz zu. Diese neu aufzusetzen und die Online-Leistungen strukturiert nach den zuständigen Ämtern zu listen, wäre sinnvoll. „Dies könnte die Aufgabe eines Digitalisierungsmanagers sein“, erklärt er weiter. Einen solchen hatte die Stadt auch bis vor eineinhalb Jahren. Dann wurde er von einer anderen Kommune mit mehr finanziellen Mitteln abgeworben. Seitdem ist die Stelle unbesetzt. „Es ist sehr schwierig, in diesem Bereich gutes Fachpersonal zu finden“, ergänzt Klehr. Ein Grund dafür: die angespannte Haushaltslage. „Mittlerweile gibt es die Möglichkeit, entsprechenden Mitarbeitern eine Fachkräftezulage in Höhe von maximal 1.500 Euro pro Monat zu zahlen, wenn man das Geld als Kommune aber schlichtweg nicht hat, hilft das nicht viel“, so Götz. „Wenn ich mich mit meinen Kollegen unterhalte, dann sind wir hier keine Ausnahme. Wir haben zu wenig Geld und darunter leidet auch unser Stellenplan.“ Doch nicht ausschließlich dieser: auch die Digitalisierungsmaßnahmen sind von den finanziellen Mitteln abhängig. „Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes wurde geregelt, dass die Finanzierung der ganzen Digitalisierung von den Ländern bezuschusst werden soll, aber das funktioniert nicht. Es gibt immer mal wieder punktuell Förderprogramme, aber beispielsweise nicht für Personal oder Hardware“, erklärt Klehr. Die ausgezahlten Summen seien zudem nicht ausreichend. „Wir bräuchten das Acht- bis Zehnfache.“

Zentrale Hilfen benötigt

Neben Fördermitteln gibt es noch einen anderen Weg, die Kommunen finanziell, personell und zeitlich zu entlasten: zentrale Hilfestellungen. Über die Bayern-ID sei es Bürgerinnen und Bürgern bereits möglich, Formulare über den Freistaat zu beziehen, herunterzuladen und zu bearbeiten, jedoch fehle auch hier eine übersichtliche Darstellung. „Man wird wenig geführt oder an die Hand genommen. Es gibt viele Hinweise, es gibt auch viele gute Unterstützer-Tools mittlerweile, nur die müsste man erst mal alle kennen“, schildert Klehr die Situation. Wenn selbst die hauseigene IT und die Fachanwender nichts von diesen wüssten, sei dies frustrierend.

Der Bund könnte beispielsweise ein Software-Pakete und nützliche Tools beziehungsweise Anleitungen bereitstellen, die die Kommunen nutzen oder auf ihrer Webseite für die Bürgerinnen und Bürger integrieren könnten. „Darüber kann dann beispielsweise die Ausweis-App bezogen werden“, schlägt Götz vor. „So was wäre toll, aber ich habe immer das Gefühl, jeder arbeitet nur vor sich hin und versucht irgendeine Lösung zu finden“, ergänzt Klehr. Es gäbe bereits viele gute Ansätze, jedoch seien diese nicht jedem bekannt. Dies müsse sich ändern und dabei eine Stringenz in die Digitalisierung gebracht werden.

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