Hamburg und NRW zur elektronischen Gefangenenpersonalakte „Wie digitalisiert man eigentlich einen Haftraum?“

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Justiz ist prinzipiell Ländersache. Per Gesetz gilt die Einführung der E-Akte bis 2026, nicht aber für den Justizvollzug. Allein in Hamburg werden pro Jahr 300.000 Formblätter für Anträge gedruckt. Schließlich stellen auch Gefangene aus ihren Zellen Anträge, aber bislang noch auf Papier. In den Justizvollzugsanstalten ist man sich der Notwendigkeit zur schnellen Digitalisierung bewusst, doch aller Anfang ist schwer. Hamburg und NRW gehen die ersten Schritte.

„Die elektronische Akte ist ein Grundpfeiler der digitalen Justiz“, sagte Justizsenatorin Anna Gallina in Hamburg Anfang des Jahres in einer Mitteilung über den Fortschritt zur Digitalisierung in der Justiz. Wo sich sonst Akten stapeln, Papier auf Papier, läuft in den Gerichten und Staatsanwaltschaften der Freien und Hansestadt weitgehend alles elektronisch. Die bundesweite Einführung der elektronischen Akte in der Justiz ist eigentlich bis zum 1. Januar 2026 vorgesehen – nun auch mit der Opt-Out-Regelung, dass Bund und Länder noch bis Anfang 2027 Zeit zur Überführung haben, um etwaige Digitalisierungslücken zu schließen.

Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf

Opt-out-Regelung für die E-Akte in der Justiz

Die Herausforderungen sind in vielen Bereichen der Justiz vorhanden, so auch im Justizvollzug. Andreas Hildebrandt ist Referatsleiter für IT und Digitalisierung in der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz in Hamburg und erläuterte: „Auch wenn uns für die Umsetzung etwas mehr Zeit bleibt, sind wir dennoch verpflichtet, spätestens ab dem 1.1.2026 am elektronischen Rechtsverkehr (ERV) teilzunehmen. Entsprechend besteht für uns die Herausforderung, mit Einführung der E-Akte in den Gerichten und Staatsanwaltschaften Medienbrüche in den Anstalten zu minimieren und frühestmöglich eine E-Akten-Lösung für den Vollzug umzusetzen.“ Denn am Ende des Tages würde der Außenangleichungsgrundsatz nicht nur für die Gefangenen, sondern auch für die Organisation gelten, stellte Michael Birx, Referent im Justizministerium in Nordrhein-Westfalen und zuständig für den Aufbau eines landesweiten Controllings und Datenmanagementsystems im Justizvollzug, klar.

Birx und Hildebrandt laufen sich nicht nur in manchen Gremien über den Weg, sie vertreten auch zwei verschiedene Fachdisziplinen im Justizbereich: IT und Fachlichkeit. Auch daran erkenne man, laut Hildebrandt, dass ein großes Interesse bestehe, bundeseinheitliche Lösungen zu finden. Für ihn steht fest: „Wir wollen die Digitalisierung ein wenig entzerren. Diesen Mammutschritt – vom Analogen ins Digitale – zu gehen, fällt deutlich leichter, wenn bereits ein Teilbereich elektronisch läuft und sich in ein neues System überführen lässt, statt alle Akten auf einen Schlag zu digitalisieren. Zudem sind wir mit sechs Justizvollzugsanstalten vergleichsweise klein – im Gegensatz zu Nordrhein-Westfalen mit 36 Einrichtungen.“

Hamburg startet Heureka

Infolge des Bund-Länder-Kommissionsbeschlusses in der Justiz (BLK) 2022 und der Arbeitsgruppe „Sachkommission für Informationstechnik im Justizvollzug“, in dem Nordrhein-Westfalen den Vorsitz hat, wurde ein länderübergreifendes Projekt „Einführung der elektronischen Gefangenenpersonalakte (eGPA)“ eingerichtet. „Hierbei handelt es sich um das derzeit mit Abstand größte und umfassendste IT-Projekt im Justizvollzug“, heißt es im damaligen Finanzierungsentwurf des Justizministeriums in NRW.

Hamburg hat dazu bereits im Juli 2023 mit einem Vorprojekt zur eGPA begonnen – parallel zum länderübergreifenden Projekt. Darin wurden zuerst die Anforderungen erhoben und dann konkretisiert, sodass im Folgejahr die Frage im Fokus stand, wie das Antragswesen Ende-zu-Ende digitalisiert werden kann. „Im Oktober 2024 haben wir das Vorhaben in ein ganzheitliches Digitalprogramm namens Heureka gegossen und uns Unterstützung von der Partnerschaft Deutschland (PD – Berater der öffentlichen Hand) geholt, die unsere Projekte begleitet. Ich glaube, wir sind mit diesem ganzheitlichen Ansatz sehr gut vorangeschritten in diesem Jahr“, teilte der hamburgische Referatsleiter mit, „und da wollen wir gerne dranbleiben.“ Denn neben den Digitalisierungspotenzialen konnte das Bundesland bereits Lösungen präsentieren.

Birx unterstützte dies: „Wir finden den Gedanken, den Hamburg verfolgt, sehr charmant. Deswegen waren wir sehr froh, dass es eine Initiative gab für eine Gesamtstrategie in Deutschland, wo wir uns dranhängen und wo beispielsweise die Hamburger Ergebnisse einfließen und eingebunden werden können. Es ist immer ein Spannungsfeld zwischen zentraler Lösung und dezentraler Aufgabengestaltung, das ist nun mal in einem föderalistischen System so.“ Es müssten allerdings – auch datentechnischer Art – Brücken gebaut werden. Ein interessanter Aspekt sei Low-Code, um Zwischenlösungen aufzubauen. Low-Code ist eine Entwicklungsplattform, die es ermöglicht, Anwendungen mit minimalem manuellem Programmieraufwand durch visuelle Modellierung und vorgefertigte Bausteine zu erstellen. Birx betonte aber: „Wir müssen in der Organisation selbst noch mehr Erfahrungen in der Digitalisierung sammeln. Vollzug können wir, Digitalisierung müssen wir noch ein bisschen lernen.“

Das sei nicht nur aufgrund des Personalmangels schwierig, es fehlten zudem die Kompetenzen. „Deswegen ist uns Hamburg ein Vorbild. Und wie in einer guten Schule üblich, wollen wir da ein bisschen abgucken. Sie lassen uns auch abschreiben.“ Schließlich habe Hamburg die Digitalisierung mit den Gefangenenanträgen begonnen. „Ich bin da vielleicht ein bisschen zu rheinisch. Es muss irgendwann auch mal losgehen. Man kann nicht nur Feste planen, man muss dann mal anfangen zu feiern. Und so machen wir das jetzt hier.“

Pilotierung der eVerwaltungsakte in der JVA Heilbronn

Baden-Württemberg: Digitalisierung im Justizvollzug

Die praktischen Grenzen liegen besonders in der Gewährleistung von Sicherheit und Ordnung in der Anstalt. Doch neben dem Schutzbedarf spielen auch die rechtlichen Verpflichtungen, wie das Hamburgische IT-Souveränitätsgesetz (HmbITSG), eine wichtige Rolle. Birx teilte mit: „Die Welt um uns herum ändert sich; sie wird digitaler. Jetzt gehen die Gerichte und Staatsanwaltschaften in die digitale Verarbeitung. Von daher sind wir dazu aufgerufen, diese Entwicklung bestenfalls mitzugestalten, weil es im Vollzug besondere Anforderungen zu Themen wie Sicherheit und Datenschutz gibt.“

In NRW geht man davon aus, dass unstrukturierte digitale Daten noch für eine gewisse Zeit verarbeitet werden können. Gleichzeitig muss weiterhin mit unstrukturierten Informationen gearbeitet werden – wie der elektronische Rechtsverkehr zeigt –, etwa in Form von PDF-Dokumenten, die in die neue Akte integriert werden sollen.

Brücken bauen: Prozesse statt Papier und PDF

In den Justizvollzugsanstalten (JVA) existiert die Gefangenenpersonalakte bislang noch in Papierform. Einzelne Auszüge werden in der Akte abgelegt, die vollständige Gesundheitsdokumentation erfolgt jedoch separat. Ansonsten wird alles, was den Gefangenen betrifft, in der Akte erfasst. Roger Strathausen ist bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH verantwortlich für den Bereich der öffentlichen Justiz. Er fokussiert sich besonders auf die Digitalisierungspotenziale und gab deshalb zu verstehen, dass es bei der elektronischen Gefangenenpersonalakte (eGPA) um viel mehr gehe als nur darum, Papierdokumente in PDF zu erstellen: „Wir wollen den Gesamtprozess überdenken, überflüssige Arbeitsschritte einsparen und Dinge neu organisieren.“ Und ein ganz wichtiger Punkt bei der Akte seien die Anträge.