Ersetzendes Scannen – sicher, wirtschaftlich, pragmatisch Wichtige Antworten zur TR-Resiscan

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat in der „BSI TR-03138 RESISCAN“ Vorgaben für das ersetzende Scannen festgeschrieben. Die technische Richtlinie bietet eine gute Orientierung für die Erstellung beweiskräftiger Digitalisate.

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Die Nutzung der Informationstechnologie zur Abbildung der Geschäftsprozesse ist in der Öffentlichen Verwaltung und privaten Unternehmen allgemein etabliert. Wesentliche Unsicherheiten bestehen vielfach hinsichtlich der folgenden Fragen:

• Können Unterlagen ausschließlich elektronisch verarbeitet und Akten durchweg elektronisch geführt werden?

• Können gescannte Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden (sogenanntes ersetzendes Scannen)?

Vor dem Hintergrund sinkender Personal- und Finanzressourcen auf der einen Seite und bestehenden Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten auf der anderen Seite stellt eine nachhaltige Lösung der oben genannten Fragen einen zentralen Erfolgsfaktor zur Umsetzung durch­gängig elektronischer sowie beweissicherer Geschäftsprozesse in Verwaltung und Unternehmen dar.

Insbesondere an die Öffentliche Verwaltung werden hohe Anforderungen an den gerichtsfesten Nachweis behördlicher Entscheidungen gestellt. Tragfähige und gleichsam wirtschaftliche Lösungen berücksichtigen diese Rahmenbedingung unmittelbar durch die Möglichkeit des ersetzenden Scannens, also die zeitnahe Vernichtung der digitalisierten Papierunterlagen.

Mit Blick darauf, dass Verwaltungsakten erfahrungsgemäß schnell ­einen Umfang von mehreren Regalkilometern, insbesondere bei Massenakten, wie zum Beispiel Bußgeld-, Justizakten, Antrags­unterlagen, annehmen, ist die Papierlagerung allein aus Kostensicht kritisch zu betrachten.

Hinzu kommt, dass der Ausdruck eines elektronischen Dokuments nach geltender Rechtsmeinung eine Kopie darstellt. Ohne die Anbringung eines amtlichen Beglaubigungsvermerks auf der papiernen Kopie ist das Ausdrucken insofern hinsichtlich dessen Gerichtsfestigkeit ein durchaus heikler Punkt.

Gleichzeitig stellt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit des ­ersetzenden Scannens bei gleichzeitiger Wahrung der Sicherheit von Scanprozess und Scanprodukt. Im Mittelpunkt der Diskussionen steht dabei häufig der notwendige organisatorische sowie technische Aufwand zur Umsetzung des ersetzenden Scannens und insbesondere auch Fragen zur Notwendigkeit eines Einsatzes der qualifizierten elektronische Signatur und qualifizierter Zeitstempel.

Angesichts sinkender Finanz- und Personalressourcen gilt es, eine tragfähige Lösung zu finden, die sowohl Komplexitätsreduktion als auch Rechts- und Beweissicherheit für die anwendende Institution gewährleistet. Die Problematik des ersetzenden Scannens besteht für die Öffentliche Verwaltung in der notwendigen Ermächtigung zur Vernichtung der Papieroriginale.

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