Definition Was ist ein Datenschutzbeauftragter und was tut er?

In vielen Firmen und Oragnisationen ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) spätestens seit der DSGVO Pflicht. Oft ist unklar, welche Aufgaben und Funktionen er erfüllen muss und wer für den Posten geeignet ist. Darüber gibt der folgende Beitrag Auskunft.

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Ein Datenschutzbeauftragter ist die Person innerhalb eines Unternehmens, welche für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich ist. Es kann sich dabei um einen internen Mitarbeiter der Firma, aber auch um einen externen Dienstleister handeln.

Der Datenschutzbeauftragte kontrolliert nicht nur, sondern schult und informiert alle Ebenen im Unternehmen in Sachen Datenschutz. Der Datenschutzbeauftragte agiert in seiner Funktion weisungsfrei. Handelt es sich um einen Mitarbeiter der Firma (im Gegensatz zu einem externen Beauftragten), genießt er zusätzlichen Kündigungsschutz.

Auf Bundesebene handelt der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Er wird auch Bundesdatenschutzbeauftragter genannt. Die einzelnen Bundesländer setzen entsprechend je einen Landesdatenschutzbeauftragten ein.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter stellt einen eigenständigen Beruf dar. Darüber hinaus können jedoch auch Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation diese Funktion übernehmen, die ansonsten anderweitig eingebunden sind.

Voraussetzungen für die Arbeit als Datenschutzbeauftragter sind Fachkunde, Zuverlässigkeit und die Vermeidung von Selbstkontrolle und Interessenkonflikten. Mitglieder des Managements unterliegen diesem Konflikt häufig. Zudem sollte kein Mitarbeiter ohne eingehende Schulung zum Beauftragten werden, da die Benennung ansonsten ungültig sein kann.

Was tut ein Datenschutzbeauftragter?

Der Datenschutzbeauftragte darf lediglich auf die Einwirkung des Datenschutzes hinwirken, die notwendigen Maßnahmen jedoch nicht selbst umsetzen. Dennoch geht seine Funktion mit umfassender Verantwortung einher. Sein Aufgabenbereich umfasst verschiedenste Bereiche.

Datenschutzregelungen und deren Einhaltung

Der Beauftragte muss alle gesetzlichen Grundlagen zum Datenschutz wie etwa BDSG und DSGVO kennen und die Anwendung im Unternehmen anstoßen und überprüfen.

Kontrolle in Sachen Datenschutz

Werden Maßnahmen zum Datenschutz eingeführt, kontrolliert der Datenschutzbeauftragte deren Erfolg in allen Abteilungen des Unternehmens. Das umfasst die Auftragsdatenverarbeitung, Datensicherung und Datenübermittlung, aber auch Auskunftsersuchen von Betroffenen sowie die Nutzung von Daten für Marketing oder Kontrolle der Mitarbeiter.

Werden Programme für diese Tätigkeiten verwendet, so hat der Datenschutzbeauftragte diese ebenfalls zu überwachen. Bei der Einführung oder Änderungen von Prozessen prüft er vorab, ob die neuen Prozesse sich auf den Datenschutz auswirken und welche Handlungsanforderungen sich daraus ergeben.

Mitarbeiterschulung

Alle Mitarbeiter im Unternehmen (das schließt alle Management-Ebenen ein) müssen in puncto Datenschutz geschult werden, sofern sie personenbezogene Daten verarbeiten. Diese Aufgabe fällt alleine dem Datenschutzbeauftragten zu, er darf sie jedoch delegieren und die Ausführung überwachen.

Im Rahmen der Schulung wird für gewöhnlich auch das Verfahrensverzeichnis erstellt. Es dokumentiert, welche personenbezogenen Daten mit welchen Verfahren von welchen Stellen im Unternehmen verarbeitet werden.

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