Best Practice: KI in der Kreisverwaltung Vom Intranet zum intelligenten Wissensraum

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Mit ihrem Intranet-Relaunch setzt die Kreisverwaltung Viersen ein Zeichen für den praxisorientierten, rechtssicheren und menschenzentrierten KI-Einsatz im öffentlichen Sektor. Ein integrierter, intelligenter Chatbot, flankiert von Beteiligungsprozessen, KI-Governance und Schulungsangeboten, markiert hier den Beginn einer neuen, stetig fortgeschriebenen Digitalstrategie.

Die Modernisierung des Intranets stellt für die Kreisverwaltung Viersen weit mehr dar als ein technisches Update. Mit dem Relaunch entsteht eine ganzheitlich gedachte, intelligente Informations- und Kommunikationsplattform für alle Mitarbeitenden. Neben klassischen Funktionen wie strukturierten Zuständigkeitsübersichten, Dienstanweisungen, aktuellen Mitteilungen oder Veranstaltungsinfos steht künftig ein KI-gestützter Chatbot im Zentrum des neuen Nutzererlebnisses.

Mehrwerte, Vertrauen, Kompetenzen

Die drei Hebel für KI-Akzeptanz in der öffentlichen Verwaltung

Dieser Chatbot basiert auf RAG-Infrastruktur (Retrieval Augmented Generation) und erlaubt eine kontextbezogene, natürliche Interaktion mit sämtlichen Intranet-Inhalten. Die KI liefert präzise Antworten auf individuelle Fragen – frei von Halluzinationen. Außerdem können die Themen aktiv weiterentwickelt werden, die für einzelne Nutzerinnen und Nutzer oder ganze Organisationseinheiten relevant sind. Eingebettet in verwaltungsspezifische Leitplanken wird ein sicherer Umgang gewährleistet, während individuelle Konfigurationen hohe Flexibilität ermöglichen.

Der Chatbot als gemeinschaftliches Projekt

Bereits im Vorfeld der technischen Implementierung legt die Kreisverwaltung Viersen großen Wert auf die Partizipation der Mitarbeitenden. Über einen internen Wettbewerb können sie sich aktiv an der Namensgebung und der gestalterischen Ausrichtung des Chatbots beteiligen. Dieses Vorgehen stärkt die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem neuen System und ist Ausdruck einer Haltung, wie sie in der fortgeschriebenen Digitalisierungsstrategie des Kreises verankert ist: Digitalisierung wird als kooperativer, menschenzentrierter Prozess verstanden, bei dem technologische Innovation und kollektive Mitgestaltung zusammengehören.

Verlässliche Leitplanken für einen sicheren Einsatz

Bereits im April dieses Jahres wurde eine grundlegende KI-Governance in Form einer Dienstanweisung eingeführt. Diese definiert klare Regeln und Verantwortlichkeiten für die dienstliche Nutzung von KI-Tools innerhalb der Verwaltung. Sie ist nicht nur Grundlage für den sicheren Betrieb des neuen Intranet-Chatbots, sondern schafft auch Vertrauen in weitere Anwendungen, indem sie organisatorische, datenschutzrechtliche und ethische Fragestellungen verbindlich klärt. Die Mitarbeitenden dürfen im Rahmen der in der Dienstanweisung abgesteckten Leitlinien mit KI-Tools frei agieren.

Ein weiteres Element ist die neue KI-Guidance, die im Intranet den Mitarbeitenden der Kreisverwaltung als umfassende Wissensressource bereitgestellt wird. Diese bietet leicht verständliche Erklärungen, praktische Anwendungsbeispiele, den Verweis auf E-Learning-Angebote sowie Links zu relevanten Materialien und Best Practices. Ziel ist es, KI-Wissen niederschwellig zugänglich zu machen und eine informierte Nutzung über alle Hierarchieebenen hinweg zu fördern.

Kompetenzaufbau mit System

Auf dem Fundament der KI-Governance wurde ein kontinuierliches Schulungsprogramm etabliert. Seit April werden monatlich Online-Grundkurse zum Thema KI angeboten. Diese werden nach den Grundprinzipien des EU AI Acts entwickelt und im Format „Kollegen-für-Kollegen“ umgesetzt. Die Inhalte reichen von Definitionen und Technologien über rechtliche Rahmenbedingungen bis hin zu ethischen Fragen und praktischen Anwendungstipps. Mehr als 450 Mitarbeitende sind in den ersten vier Monaten bereits geschult worden.

Ergänzend dazu wird das Thema Künstliche Intelligenz regelmäßig in der Digitalen Sprechstunde der Verwaltung aufgegriffen. Die Digitale Sprechstunde ist ein offenes, einstündiges Austauschformat für alle Mitarbeitenden zu aktuellen digitalen Themen. Für Führungskräfte werden eigene Veranstaltungen durchgeführt, um ihre besondere Rolle bei der Einführung und Steuerung von KI-Projekten zu reflektieren und zu stärken. Über etablierte Digitallotsinnen und Digitallotsen wird das Thema zusätzlich in die Organisation getragen und aktiv begleitet.

Praxisnahe Weiterentwicklung für bestimmte Anwendungsfälle

Die Kreisverwaltung geht bei der Nutzung von KI bewusst bedarfsorientiert vor. Es werden gezielt Tools geprüft, die bestehende Herausforderungen adressieren – etwa zur Verbesserung der Barrierefreiheit, zur Protokollerstellung oder zur Unterstützung in der rechtlichen Fallbearbeitung. Um auch Fortgeschrittene zu fördern und weitere Anwendungsfälle zu identifizieren, sollen neue Formate wie Prompting-Workshops etabliert werden.

Immer im Fokus: Die Entlastung der Mitarbeitenden. Künstliche Intelligenz wird nicht als Ersatz für Menschen verstanden, sondern als Werkzeug zur Verbesserung von Arbeitsbedingungen, Prozessen und Ergebnissen, stets eingebettet in den grundlegenden Auftrag der Verwaltung.

Verwaltungsprozesse weitergedacht

Ausbaustufen der KI-Nutzung sind langfristige Vorhaben wie beispielsweise die Entwicklung einer Datenstrategie oder der Aufbau eines ganzheitlichen Datenmanagements. Darüber hinaus wird die frühzeitige Berücksichtigung von KI-Budgets in der Haushaltsplanung eine Rolle spielen.

Besonderes Augenmerk gilt der Integration von KI in bestehende Fachverfahren, da hier ein großes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Datenintegration liegt. Langfristig wird KI tief in die Prozessgestaltung der Kreisverwaltung Viersen einfließen. Dafür bedarf es eines Wandels, der sowohl technische als auch organisatorische Standards erfordert. Zielbild ist eine öffentliche Verwaltung, in der KI nicht nur eingesetzt, sondern nachhaltig verstanden, gestaltet und verantwortungsvoll weiterentwickelt wird.

KI als Kulturaufgabe

Der Weg des Kreises Viersen verdeutlicht: Die Einführung von Künstlicher Intelligenz ist vor allem ein kultureller Transformationsprozess. Strategie, Governance, Schulung und Beteiligung bilden die Pfeiler eines Ansatzes, der Innovationsfreude mit Verantwortung vereint und nachhaltig das Denken und Handeln in der Kreisverwaltung verändert. Der Chatbot im neuen Intranet ist dabei sichtbares Zeichen eines Wandels, der die gesamte Verwaltung durchdringt und Impulsgeber für die einzelnen Organisationseinheiten ist, gemeinsam mitarbeitendenorientierte KI-Initiativen auf die Beine zu stellen.

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