Digitale Transformation Vier Schlüsselstrategien für den öffentlichen Sektor

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Digitale Transformation im öffentlichen Sektor geht über die Einführung von Technologien hinaus; sie erfordert praxisnahe Strategien. Mit dem richtigen Ansatz können komplexe Prozesse gemeistert und eine zukunftsorientierte Verwaltung geschaffen werden.

Für öffentliche Einrichtungen in Deutschland ist die digitale Transformation längst überfällig, doch die Umsetzung gestaltet sich schwierig. Bürger und Bürgerinnen haben hohe Erwartungen und möchten die gleiche Einfachheit und Nutzungsfreundlichkeit, die sie auch von Diensten wie Online-Banking oder -Shopping gewohnt sind, auch bei Verwaltungsdienstleistungen, wie der Passerneuerung oder Steuererklärung. Parallel dazu fordern auch die Beschäftigten im öffentlichen Dienst ein durchdachtes Arbeitsumfeld, das effiziente Meetings und eine klare Kommunikation ermöglicht – ganz so, wie es im digitalen Zeitalter Standard sein sollte. Aber auch die COVID-19-Pandemie hat deutlich gemacht: Digitale Transformation im öffentlichen Sektor ist essentiell, um Innovationen voranzutreiben und in Krisenzeiten widerstandsfähig zu sein. Doch trotz offensichtlicher Notwendigkeit und Dringlichkeit erreichen 80 Prozent der digitalen Initiativen im öffentlichen Sektor ihre gesteckten Ziele nicht – ein Indiz für die Komplexität solcher Unternehmungen.

Der öffentliche Sektor steht bei der digitalen Transformation vor zahlreichen Herausforderungen: begrenzte Budgets, strikte Haushaltszyklen, langwierige Beschaffungsprozesse, politische Entscheidungen sowie strenge Sicherheits- und Compliance-Vorgaben. Die Komplexität dieser Aufgabe wird durch die Fülle an digitalen Optionen – von der Digitalisierung von Dokumenten bis hin zu Spitzentechnologien wie generativer KI – verstärkt. Denn diese Vielfalt erschwert die Priorisierung von digitalen Projekten und die Abschätzung ihrer möglichen Auswirkungen und Risiken. Hinzu kommen interne Probleme: Es mangelt an Fachkräften und dem notwendigen Fachwissen, um Handlungsfelder und Lösungen zu identifizieren. Auch die fehlende Kooperation zwischen verschiedenen Ämtern und Teams behindert die Digitalisierung. Aufgrund der Vielzahl an internen und externen Interessengruppen werden Entscheidungen oft verzögert und Fortschritte blockiert, was den Wandel zusätzlich verlangsamt.

Komplexität meistern, Digitalisierung vorantreiben

Um einen so komplexen Wandel nicht nur anzustoßen, sondern auch erfolgreich durchzuführen, braucht es einen klaren, strategischen Ansatz. Dieser lässt sich in vier Schritte unterteilen:

Schritt 1: Eine klare Vision und Richtung definieren

Eine klare Vision zu definieren, ist ein wichtiger Grundstein für die erfolgreiche digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Doch unter den verschiedenen involvierten Interessengruppen eine gemeinsame Vision und gemeinsame Ziele zu definieren, ist ein extrem kooperativer Prozess. Diese gemeinsame Vision hilft Teams jedoch auch unter sich ändernden Umständen fokussiert zu bleiben.

Um ein einheitliches Verständnis der Vision und Richtung schaffen zu können, werden im ersten Schritt Kommunikations- und Kollaborationstools benötigt, die für alle Interessengruppen sicher und zugänglich sind. Mit diesen Tools können die Teams dann Prioritäten festlegen, indem sie Ideen und Einschätzungen zu Risiko, Ergebnissen und Geschäftswert visualisieren und bewerten. Im Anschluss können die Ergebnisse dann zusammengefasst werden, sodass die Prioritäten klar definiert und verschiedene Meinungen und Einschätzungen sichtbar gemacht werden.

Basierend auf der Vision und den definierten Prioritäten sollten eine Roadmap und Meilensteine festgelegt werden, die nicht nur Zuständigkeiten klären, sondern auch genügend Raum für Anpassungen und Iterationen lassen. Denn dadurch lassen sich Pläne kontinuierlich anhand von neuen Erkenntnissen aktualisieren und an neue Gegebenheiten anpassen.

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