GovTecHH „Venture Clienting in der Verwaltung funktioniert!“

Anbieter zum Thema

Senat der Freien und Hansestadt Hamburg

MACH GmbH

PDV GmbH

Mein Videotermin Suite | Voigtmann GmbH

Hamburg macht in puncto Digitalisierung offenbar vieles richtig: Im jetzt veröffentlichten Bitkom-Länderindex belegt der Stadtstaat den ersten Platz. Dabei wurde ein Projekt noch gar nicht explizit genannt: GovTecHH, die Venture-Client-Einheit der Hamburger Verwaltung. Projektleiter Paulo Kalkhake erklärt, wie das Konzept funktioniert – und warum er sich dringend Nachahmer wünscht.

GovTecHH wurde im April 2022 gegründet mit dem Ziel, die Hamburger Verwaltung und GovTech-Start-ups zu vernetzen. Wo liegen denn aus Ihrer Sicht die Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit von Verwaltung und GovTech-Startups?

Kalkhake: Wir haben das auch im Rahmen unserer Initiative im IT-Planungsrat untersucht. Die hierzu von uns gegründete Arbeitsgruppe im Vorsitzjahr Hamburgs hatte vor allem drei Gründe gefunden: In der Verwaltung sind GovTech-Lösungen zu wenig bekannt, den Kolleginnen und Kollegen fehlt im Alltagsgeschäft oft die Zeit, sich mit neuen Lösungen auseinanderzusetzen. Auch risikoaverses Verhalten an bestimmten Stellen spielt eine Rolle. Und nicht zuletzt nehmen viele das Vergaberecht als Hürde wahr.

GovTecHH ist als Venture-Client-Einheit konzipiert, d. h., die Verwaltung wird nicht selten zum ersten (großen) öffentlichen Kunden der Start-ups. Warum haben Sie sich gerade für diesen Ansatz entschieden, der zunächst nur aus der Privatwirtschaft bekannt ist, und von wem konnten Sie lernen?

Kalkhake: Unser Ziel war es, die Innovationsbeschaffung zu intensivieren, und bei der Suche nach geeigneten Instrumenten dafür haben wir uns die Privatwirtschaft zum Vorbild genommen. Wir haben uns mit Venture-Client-Einheiten aus unterschiedlichen Unternehmen und Konzernen ausgetauscht. Uns war es wichtig, Fach- und Praxiswissen explizit auch zu Venture Clienting für unsere Überlegungen verfügbar zu haben. Zudem hatten wir punktuell auch Unterstützung beim Aufsetzen des Modells und der Bewertung von Zwischenständen.
Aus meiner Sicht ist Venture Clien­ting eine sehr effiziente Art und Weise, Innovationen zu erproben: Es gibt einen klaren Produktfokus, der Nutzen einer erprobten Lösung ist schnell nachvollziehbar, und Marktwissen zu innovativen Ansätzen und Technologien ist an einer­ Stelle gebündelt.

Wie sieht das Modell von GovTecHH aus, wie gehen Sie vor? Sie begleiten ja nicht erst ab der Markterkundung, sondern setzen schon früher an...

Kalkhake: Genau, wir setzen schon bei der Bedarfserkundung an, das ist auch eine wichtige Grundlage unserer Arbeit. Ausgangspunkt für uns ist immer ein Bedarf des jeweiligen Fachbereichs, denn die Zusammenarbeit mit Start-ups oder die Beschaffung von Innovationen ist kein Selbstzweck, sondern wir wollen echte Probleme der Kolleginnen und Kollegen lösen. Deshalb steht zu Beginn immer erst ein Interview mit dem Fachbereich, um die eigentliche Herausforderung zu definieren und zu verstehen, ob die Zusammenarbeit mit einem GovTech-Start-up tatsächlich geeignet ist, um dieses Problem zu lösen.
Dabei werden Kriterien für die gesuchte Lösung definiert sowie technische, rechtliche und fachliche Rahmenbedingungen. Insgesamt ist unser Vorgehen in fünf Schritte unterteilt: Auf die eben beschriebene Bedarfserkundung folgt die Markterkundung. Der dritte Schritt ist die sogenannte Pilotenvorbereitung, da geht es um Themen wie Sicherheit, Datenschutz, Anschluss an Fachverfahren – bevor die Lösung dann eingekauft wird. Im letzten Schritt ist dann der Fachbereich in der Verantwortung, die Lösung zu erproben und das Ergebnis zu bewerten.

Welche Ressourcen nutzen Sie für die Markterkundung?

Kalkhake: Zunächst greifen wir auf Datenbanken und Informationsdienste zurück, in einem zweiten Schritt nutzen wir klassisches Desk Research, um einen umfassenderen Überblick vom Markt und von relevanten Anbietern zu bekommen. Und schließlich aktivieren wir unser Netzwerk und suchen nach Best Practices, wir schauen also nach ähnlichen Problemstellungen und welche Lösungen dafür genutzt wurden. Aus diesem Dreiklang kondensieren wir dann am Ende die Informationen, die wir gemeinsam mit dem Fachbereich diskutieren.

Welche Ergebnisse konnten Sie bisher erzielen?

Kalkhake: Wir haben eine niedrige zweistellige Zahl an Piloten begleitet und dabei auch die gesamte Bandbreite erlebt: Mehrere Projekte konnten wir bereits erfolgreich in die längerfristige Nutzung des jeweiligen Fachbereichs übergeben, in einigen Fällen haben sich die Erwartungen aber auch nicht erfüllt.

Die Hamburger Verwaltung ist noch in einer anderen Hinsicht Vorreiter: Seit Januar gibt es eine Experimentierklausel in der Vergaberichtlinie. Welche Verbesserungen können damit erreicht werden?

Kalkhake: Wir sprechen immer vom strategischen und dem operativen Teil der Beschaffung. Im strategischen Teil, bei dem es um Identifizierung des Bedarfs, Markterkundung, das Finden passender Lösungen geht, unterstützen wir von GovTecHH mit unserem standardisierten Prozess, indem wir die Fachabteilungen auf dem Weg zur Beschaffung begleiten. Der operative Prozess, die eigentliche Beschaffung hingegen, wird durch die Beschaffungsstellen sehr gut abgedeckt. Hier wollen wir uns mit der Experimentierklausel einfach mehr Geschwindigkeit zugestehen. Wenn wir eine Innovation am Markt finden, können wir sie somit auch zügig erproben und schnell belastbare Erfahrungen sammeln.

Wie würden Sie Ihre bisherigen Erkenntnisse zusammenfassen – und was hat Sie überrascht?

Kalkhake: Als Erfolgsfaktor konnten wir den klar definierten Bedarf im jeweiligen Fachbereich ausmachen, es hat sich aber auch gezeigt, dass die Fachbereiche explizit Zeit und Ressourcen für die Erprobung der Lösung einplanen müssen. Die wichtigste Erkenntnis aber ist: Venture Clienting in der Verwaltung funktioniert! Das konnten wir in den zwei Jahren zeigen – mit Blick auf unsere Piloten, aber auch auf unsere interne Reputation. Überrascht hat mich die hohe Motivation vieler Kolleginnen und Kollegen, unser Angebot anzunehmen, aber auch die Vielfalt an Herausforderungen, bei denen innovative Anbieter möglicherweise unterstützen können.

Wie sehen Sie die künftige Rolle von Einheiten wie GovTecHH, welche Ideen und Wünsche haben Sie?

Kalkhake: Wir beobachten den Markt sehr aufmerksam, sehen auch, dass es Ansätze und Lösungen gibt, die Innovationsbeschaffung ein Stück weit zu automatisieren, zum Beispiel über Plattformen. Trotzdem denke ich, dass diese Matchmaking- oder Patenschaftsfunktion, die Einheiten wie GovTecHH wahrnehmen, für die Innovationsbeschaffung essenziell sind und auch bleiben werden. Ich wünsche mir also vor allem Nachahmer in den Verwaltungen.
Insgesamt sollten wir meiner Meinung nach viel offener und auch offensiver kommunizieren, was uns eigentlich bewegt in der Verwaltung, was die Bedarfe sind. Eine Möglichkeit wären zum Beispiel Lieferantentage, wie sie große Unternehmen oder auch öffentliche Großkonzerne durchführen. Dazu müssten dann aber auch regelmäßig neue mögliche Lieferanten eingeladen werden. Je informierter GovTech-Unternehmen Entscheidungen bezüglich ihrer Produkt- und Angebotsstrategie treffen können, desto besser ist das für das gesamte Ökosystem.

Digitalisierung im Ländervergleich

Bitkom stellt Digitalisierungsindex der Bundesländer vor

Arbeitskreis GovTech des NEGZ

Wie GovTech-Start-ups – potenziell – den öffentlichen Sektor transformieren

(ID:49981799)