Umwandlung der IT-Landschaft folgt einem Masterplan

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IT-Bodengutachten analysiert die Situation

Das Vorgehen erinnerte die Beteiligten an Verfahren, die aus dem Baurecht bekannt sind. „Wir haben zunächst das sogenannte Bodengutachten erstellt“, erklärt Barton, „also zuerst die bestehende Situation analysiert.“ Der nächste Schritt ist laut Barton mit einem Bebauungsplan vergleichbar:

„Dabei haben wir die zu bearbeitenden Felder abgesteckt, uns die konkreten Lösungen überlegt und auf eine Zeitschiene gesetzt.“ Diese Strategie war so erfolgreich, dass BTC und die BHG daraus gemeinsam ein exemplarisches Vorgehen ableiteten. Unter dem Namen „Hanauer Modell“ bietet BTC seitdem das zweistufige Verfahren auch anderen Kommunen an, die ihre Organisation optimieren möchten.

Bonapart für die Planung

„Das IT-Bodengutachten für die Verwaltung einer mittleren Stadt wird in einem Workshop von etwa zwei bis drei Tagen erarbeitet“, erläutert Barton. Dabei werden Informationen zur aktuellen Situation gesammelt, indem unter anderem die bisherige Entwicklung ermittelt wird, die IST-Prozesse erhoben und die organisatorischen Strukturen dargelegt werden. BTC setzt dafür inzwischen Bonapart ein, eine Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Mit ihr wird das Bodengutachten abgebildet. Anschließend begleitet die Software den weiteren Prozess, also auch den IT-Bebauungsplan, der festlegt, welche „Flächen wie belegt und betrieben werden“.

Für das Erstellen des IT-Bebauungsplans sollte eine Öffentliche Verwaltung etwa 20 bis 30 Tage einplanen. Mit seiner Hilfe werden vor allem die Entwicklung der Soft- und Hardwarestruktur gesteuert, die erforderliche Infrastruktur bereitgestellt und für Einheitlichkeit der IT gesorgt. Gerade die Einheitlichkeit des IT-Rückgrats der Stadt Hanau trägt dazu bei, dass sich die IT-Administration vereinfachen und der Aufwand für Wartung und Service reduzieren lassen.

Die Einheitlichkeit war deshalb eines der wichtigsten Ziele im Fall Hanau. „Die BHG hat das Thema Standardisierung konsequent durchgezogen“, berichtet Barton. Der vorherrschende Standard für die Hanauer Verwaltung ist heute SAP. Bei jeder proprietären Anwendung wird deshalb zunächst geprüft, ob sich diese durch SAP ersetzen lässt.

Auf diese Weise breitet sich die Software aus Walldorf sukzessive über alle Abteilungen und Gesellschaften der BHG aus. Mittlerweile sind zum Beispiel alle Applikationen im Bereich der Finanzbuchhaltung durch SAP abgelöst worden.

Weitere Sektoren, die von der ERP-Lösung aus Walldorf zu einem großen Teil erobert wurden, sind zum Beispiel die Materialwirtschaft oder das Asset-Management bei den Hanauern.

Die BHG-weite Standardisierung orientiert sich dabei an dem roten Faden, der im IT-Bebauungsplan gesponnen wurde. Die Umsetzung selbst erfolgt aber in vielen größeren und kleineren Einzelprojekten. Als Beispiel nennt Barton das Anmeldeverfahren für Kurse der Volkshochschule. Auch hier fragten die Verantwortlichen: „Ist das auch mit SAP möglich?“ Als die Antwort „Ja“ lautete, wurde laut Barton „ein kleines Projekt“ aufgesetzt; inzwischen läuft die Anmeldung zu Volkshochschulkursen über ein Modul aus der SAP-Personalwirtschaft. „Mit der Zeit entwickeln sich immer wieder neue Ideen und Projekte“, sagt Barton.

Das Festlegen auf Standards bezieht Hanau nicht allein auf Software. Für ihre Arbeitsplätze hat die BHG zum Beispiel ein Thin-Client-Konzept aufgesetzt: Fast jeder Mitarbeiter hat auf seinem Schreibtisch nur noch einen Rechner mit minimaler Ausstattung stehen, die Anwendungen werden zentral vom Server aus zur Verfügung gestellt. Neben der Desktop-Umgebung wurde auch die Server- und Speicherlandschaft virtualisiert.

Außerdem hat die BGH die Zahl der verschiedenen Mobiltelefon-Typen für ihre Mitarbeiter auf drei beschränkt. Dadurch konnten die Verantwortlichen einen günstigen Rahmenvertrag mit dem Mobilfunkanbieter aushandeln.

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