Mit gebündelten Kompetenzen zum Erfolg Stadt Witten macht's vor

Die Nordrhein-Westfälische Stadt Witten arbeitet seit Jahren mit der eAkte von OPTIMAL SYSTEMS und überträgt ihr Know-how jetzt auf die Nachbarkommunen.

Die Einführung eines digitalen ­Dokumentenmanagements ist ein wesentlicher Treiber des digitalen Fortschritts für die Öffentliche Verwaltung. Das stellt kleinere ­Kommunen, die gegebenenfalls nicht über genügend personelle und finanzielle Ressourcen verfügen, vor Herausforderungen.

Die Stadt Witten hat vor mehr als 10 Jahren mit der Einführung der eAkte begonnen. Um die benachbarten Kommunen des Ennepe-Ruhr-Kreises in Nordrhein-Westfalen bei der Einführung der ­eAkte zu unterstützen, entwickelte die kreisangehörige Stadt Witten das Modell eines gemeinsamen ­Kompetenzzentrums. Am 4.7.2018 wurde eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung unterzeichnet, die die interkommunale Zusammenarbeit regelt.

Witten hatte sich in Folge einer ­europaweiten Ausschreibung vor Jahren für das Dokumenten­managementsystem enaio^® von ­OPTIMAL SYSTEMS entschieden. Auf dieser Basis entwickelten die Wittener IT-Spezialisten im Jahr 2012 eine einheitliche eAkte, die die speziellen Anforderungen der Stadt optimal erfüllte. Die ­„Wittener“ eAkte hatte exakt die gleiche Struktur wie die bisherigen Papierakten, war bedienerfreundlich und stieß schnell auf Inter­esse bei den benachbarten Kommunen.

2017 begannen die ersten Städte des Ennepe-Ruhr-Kreises mit der Einführung der neusten Fassung der Wittener eAkte – der sogenannten „eBehördenakte“ auf Basis von enaio^®. Die geübten Kolleginnen und Kollegen von der Stadt ­Witten unterstützen sie mit Rat und Tat. Im Laufe der Umstellung stellte sich jedoch schnell heraus, dass für den reibungslosen Übergang und die Sicherstellung des laufenden serverseitigen Betriebs mindestens zwei Mitarbeitende in jeder Kommune notwendig wären.

Vor diesem Hintergrund wurde das Kompetenzzentrum gegründet. Während der technische Betrieb der Server vor Ort verbleibt und von den IT-Abteilungen der ­Städte sichergestellt wird, kümmern sich die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums um den Server-­Betrieb der komplexen Software. Darüber hinaus wird eine Servicehotline eingerichtet sowie ein Schulungsangebot für die „eAkte-Neulinge“ bereitgestellt. Volker Staupe, ­Projektleiter DMS bei der Stadt Witten, freut sich auf die Zusammenarbeit: „Durch die Bündelung können wir unsere Ressourcen noch effektiver nutzen und den Einwohnern des Ennepe-Ruhr-Kreises künftig einen noch ­besseren Bürgerservice bieten.“

*Der Autor: Jörg Huesmann, Geschäftsführer, OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

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