Tipps für die Personalbedarfsermittlung (PBE) So gelingt Ihre PBE auf Knopfdruck

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Eine Personalbedarfsermittlung wird zur Bemessung der notwenigen Soll-Stellen im öffentlichen Sektor verwendet und ist damit essenziell für die Ausschreibung neuer Stellen. Hier finden Sie fünf Tipps, wie Sie Ihre nächste PBE möglichst effizient durchführen.

Die Personalbedarfsermittlung (PBE) wird zur Bemessung der notwendigen Soll-Stellen in öffentlichen Organisationen eingesetzt. Sie fungiert als Grundlage für die Personalplanung öffentlich finanzierter Institutionen und ist, insbesondere auf Bundesebene, regelmäßig durchzuführen. Ohne die Durchführung einer PBE können dementsprechend keine neuen (Plan-)stellen ausgebracht werden. Das Bundesverwaltungsamt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat veröffentlichten daher vor nicht allzu langer Zeit den aktualisierten „Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung“.

Als Anknüpfungspunkt dazu zeigt dieser Artikel Lösungsansätze für die fünf typischsten Probleme bei der Durchführung der PBE auf und soll so zur Vereinfachung des Verfahrens beitragen. Bei der Wandlung der PBE vom zyklischen Projekt hin zu einem digitalen Steuerungsinstrument der strategischen Planung spielt insbesondere die Digitalisierung bestehender Vorgehensweisen und die Nutzung der digital vorliegenden Daten eine wichtige Rolle.

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Vorhandene digitale Daten aus der KLR nutzen

In vielen Organisationen des öffentlichen Sektors ist bereits eine belastbare Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) angelegt und wird fortgeschrieben. Die KLR enthält wichtige Informationen zu den in der Organisation bearbeiteten Prozessen, den unterschiedlichen Kostenstellen und ihrer Produktivität sowie zum Stand der Zielerreichung der Organisation.

Zur Ermittlung der Kosten wird als Teil der KLR in der Regel eine Zeitaufschreibung vorgenommen und deren Ergebnis den einzelnen Kostenträger zugerechnet. Obwohl diese Zeitaufschreibung innerhalb der KLR oftmals deutlich weniger fein granuliert ist als der für die PBE notwendige Aufgabenkatalog, kann sie als Ausgangspunkt für dessen Erstellung und auch für eine Vorbefüllung der Aufwandsbögen genutzt werden. Dies empfiehlt sogar der Bundesrechnungshof in seinem Leitsatz 02/03.

Dort heißt es unter anderem: „Alle Bundesbehörden müssen mit angemessenen Methoden ermitteln, wie viel Personal sie für ihre Aufgaben benötigen. Dazu können sie auch Daten aus neuen Steuerungsinstrumenten wie der Kosten- und Leistungsrechnung unterstützend heranziehen und damit zugleich ihren Aufwand bei der Ermittlung des Personalbedarfs reduzieren.“

Bei Nutzung der auf Kostengruppen verteilten Zeiten aus der KLR kann die PBE mit erheblich geringerem Aufwand durchgeführt werden als bei den verschiedenen klassischen Vorgehensweisen einer PBE, die große Erhebungsaufwende mit sich bringen. Zukünftig ist deshalb sogar das Verschmelzen der KLR und der PBE denkbar und wünschenswert.

Wenn KLR und PBE eins werden

Durch diese Verknüpfung bekommt das Thema PBE auch die entsprechende kontinuierliche Aufmerksamkeit, wird in den Gesamtsteuerungskreislauf der Organisation integriert und hat nicht lediglich Projektcharakter.

Bestenfalls geschieht die Verknüpfung von KLR und PBE auf Basis bereits in digitaler Form vorliegender Daten und mit möglichst wenigen Medienbrüchen. So kann die PBE laufend aktuell gehalten oder bei Bedarf „auf Knopfdruck“ ausgegeben werden. Ein langwieriger Erhebungsprozess entfällt nach einer ersten digitalen Verknüpfung des Aufgabenkatalogs mit der KLR.

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