Whitepaper ÖFIT Single Digital Gateway: Scheitern macht klug

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So grundlegend die Verordnung zum Single Digital Gateway ist, leicht umzusetzen ist sie nicht. Woran das liegt und welche Lehren sich daraus auch für künftige EU-Projekte ziehen lassen, zeigt das aktuelle Whitepaper des Kompetenzzentrums Öffentliche IT auf.

Obwohl sich die einzelnen EU-Mitgliedsländer im Grad ihrer Verwaltungsdigitalisierung und in ihren Voraussetzungen stark unterscheiden, sind sie alle an der fristgerechten Umsetzung der Single-Digital-Gateway-Verordnung bis Ende 2023 gescheitert – das ist der Ausgangspunkt eines aktuellen Whitepapers des Kompetenzzentrums Öffentliche IT (ÖFIT). Im Fokus steht die Frage, was zu tun ist, um in Deutschland nicht nur die weitere Umsetzung der SDG-VO, sondern auch ähnlicher Vorhaben künftig schneller voranzutreiben und zu vereinfachen. Dazu haben die Autorinnen Sofie Voigt, Alinka Rother und Liadán Sage Interviews mit Umsetzungsverantwortlichen in Deutschland, Irland, Österreich, Schweden und Spanien ausgewertet. Wie sich zeigte, sind die Herausforderungen und Hürden bei der Umsetzung der Verordnung in allen Ländern ähnlich.

Mit der Single-Digital-Gateway-Verordnung sollen digitale Verwaltungsleistungen grenzüberschreitend verfügbar gemacht werden. Konkret ist in der Fristsetzung vorgesehen, bis Ende 2023 die 21 der wichtigsten Verfahrensbündel und Leistungen in allen Mitgliedstaaten vollständig digital und grenzüberschreitend bereitzustellen und an das europaweite Once-Only-Technical-System (OOTS) anzuschließen.

Eine Besonderheit der SDG-VO ist, dass sie sehr eng mit anderen Digitalisierungsvorhaben verknüpft ist, jedoch in der Regel kein eigenständiges Projekt begründet. Die Autorinnen verweisen darauf, dass nur die Rolle des Nationalen SDG-Koordinators zwingend zu besetzen ist, darüber hinaus wurden aber laut den Interviews keine spezifischen Umsetzungsstrukturen geschaffen.

Auch in Deutschland ist das Vorhaben in die OZG-Umsetzung und die Registermodernisierung integriert (siehe Grafik). Eine Ausnahme bildet Schweden, wo innerhalb der Agentur für Verwaltungsdigitalisierung eine spezielle SDG-VO-Abteilung geschaffen wurde.

Wird die Umsetzung der SDG-VO nicht als eigenständiges Projekt geführt, wirkt sich das in mehreren Punkten negativ aus: Die Verflechtung mit anderen Projekten führt zu höherer Komplexität und erschwert die Steuerung. Die Umsetzung wird als zusätzliche Aufgabe an bestehende Teams oder einzelne Personen vergeben und häufig als Belastung wahrgenommen, oft sind auch Rollen und Zuständigkeiten unklar. Wie die Interviewten angaben, fühlten sie sich häufig alleingelassen. Die Interpretation der Verordnung wurde als schwierig und zeitraubend empfunden. Leitfäden oder Informationen seien zu abstrakt, es fehlten konkrete Praxisbeispiele. Das führte zu Frustration, umso mehr, als auch Relevanz und Nutzen nicht hinreichend deutlich wurden. Der Großteil der Befragten konnte nur wenige sinnvolle Use Cases erkennen. Einzelne Befragte sahen aber auch die Vorteile, so habe etwa in Deutschland die verpflichtende Umsetzung der SDG-VO den nötigen Druck für die Registermodernisierung aufgebaut und so deren Umsetzung beschleunigt.

Viele der Verwaltungsleistungen sind auch auf der Ebene der Kommunen umzusetzen, zu denen aber keine institutionalisierten Kommunikationsbeziehungen bestünden. Außerdem fehle der Überblick: Dokumentation und Überwachung gehörten zwar zu den Kernaufgaben der SDG-Koordinatoren, die Ausgestaltung sei aber ihnen bzw. den EU-Staaten selbst überlassen. Die Interviews ergaben, dass nur selten Monitoringstrukturen etabliert wurden. In Deutschland gibt es demnach zwei Dashboards, aber auch hier würden konkrete Herausforderungen oder Schwierigkeiten nicht systematisch erhoben.

Handlungsempfehlungen

Basierend auf diesen Erkenntnissen haben die Autorinnen Empfehlungen für Unterstützungsstrukturen und Kommunikation, Monitoring sowie internationale Kooperation erarbeitet: Informationsangebote sollen frühzeitig entwickelt und auf die Bedarfe der unterschiedlichen Verwaltungsebenen zugeschnitten werden. Dabei komme es auf eine gut strukturierte Bereitstellung und Verknüpfung dieser Informationen an, möglichst auch über einen zentralen Informationsknotenpunkt. Darüber hinaus wird auch der Aufbau von Kontakt- und Beratungsstellen für Kommunen angeregt. Nutzen und Potenziale der SDG-Umsetzung sind über spezifische Use Cases und Szenarien zu vermitteln.

Ein systematisches und detaillierteres Monitoring sollte als Grundlage für datenbasierte Entscheidungen dienen, dazu müssten möglichst alle umsetzenden Instanzen einbezogen werden.

Schließlich die Kooperation mit den EU-Partnern: Es erstaunt doch zu lesen, dass diese Kooperation „häufig als zusätzliche oder teils verzichtbare Aufgabe“ gesehen wird, „die nicht konsequent verfolgt wird“ – bei einem Projekt zum grenzüberschreitenden Austausch. Neben Ressourcenmangel wird als ein Grund dafür fehlendes Wissen über die Bedingungen in anderen EU-Mitgliedsstaaten genannt, demnach überwiegt der Eindruck großer Unterschiede, während sich in den Interviews zeigte, dass die Herausforderungen ganz ähnlich sind.

Die Autorinnen schlagen daher vor, bei EU-Projekten wie der SDG-VO schon zu Beginn den strategischen Austausch mit EU-Partnern zu suchen und Erfahrungen zu teilen. Angeregt werden auch gemeinsame Pilotprojekte. Hier wird als Beispiel neben der „Nordischen Kooperation“ der skandinavischen und baltischen Staaten auch das Projekt von Deutschland, Österreich und den Niederlanden zur grenzüberschreitenden Gewerbeanmeldung genannt.

Die Autorinnen empfehlen auch die Übertragung von EU-Formaten auf die nationale Ebene – und Deutschland sollte auch weiterhin aktiv an den Projectathons der EU teilnehmen, da diese die Umsetzung der SDG-VO vorangetrieben hätten.

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