Rechnungsprozesse in Kommunen automatisieren

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Optimierung dokumentenbasierter Prozesse Rechnungsprozesse in Kommunen automatisieren

29.08.2022

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Durch Initiativen auf Bundes- und EU-Ebene dürfte die umfassende E-Rechnungspflicht auch auf Versenderseite eher kommen als erwartet.

Wenn dann die angekündigte Welle elektronischer Rechnungen eintrifft, sind diejenigen Kommunen gut beraten, die sich IT-technisch darauf vorbereitet haben. Digitalisierung in der Rechnungsverarbeitung ist die Grundlage für noch mehr Automatisierung – und damit die Garantie, auch größer werdende Mengen an E-Rechnungen zügig bearbeiten zu können.

Bei der automatischen Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format helfen Softwarelösungen wie die der xSuite Group.

Anzahl der Hintergrundverbuchungen steigern

Auf verschiedenen Wegen lässt sich das Rad der Automatisierung nun noch weiterdrehen. Im Grunde genommen geht es dabei immer um die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse in Einkauf und Buchhaltung. Das Ziel: eine maximale Quote an Hintergrundverbuchungen bei eingehenden Rechnungen.

Zum einen sollten Kommunen verstärkt die der Rechnung vorgelagerten Beschaffungsprozesse digitalisieren und standardisieren. Die E-Rechnung wird damit weitergedacht in Richtung Procure-to-Pay (Bestellen und Bezahlen). Bei der KoSIT lautet der Arbeitstitel „XBestellung“, vom FeRD wurde „Order-X“ bereits veröffentlicht. Dies sind quasi die Pendants zur XRechnung am Beginn der Beschaffungskette. Ihr Einsatz erlaubt eine nochmals weitergehende Automatisierung bis zur schlussendlichen „Dunkelbuchung“ von Rechnungen.

E-Mail und Portale statt Papier, Einsatz von KI, Nutzung der Cloud

Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen – insbesondere solchen ohne Bestellbezug – lassen sich noch einmal ganz neue Anwendungsgebiete für die Automatisierung erschließen. E-Mail oder Portale statt Papier als Übertragungsweg sowie das Auslagern bestimmter (Teil-) Prozesse in die Cloud sind weitere Faktoren auf dem Weg zu einem höheren Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung. Das Ergebnis: schnellere und effizientere interne Prozesse und damit ein bürgerfreundliches eGovernment.

Weitere Informationen

Mehr zum Thema auf dem kostenfreien „xSuite Public Sector Event“ (Präsenz) in Hamburg, 22.09.22

xSuite Public Sector Event

(ID:48551398)

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