gesponsertDaten und Metadaten: der Schlüssel für digitales Dokumentenmanagement Raus aus dem Digitalisierungskeller der öffentlichen Verwaltung

Die Zufriedenheit der Deutschen mit den Online-Diensten von Behörden ist gegenüber 2020 weiter gesunken. Und die war damals schon gering. Dieses Ergebnis der Studie von der Boston Consulting Group (BCG) löst höchstens ein Schulterzucken aus. Denn viel hat sich ja hierzulande beim E-Government nicht geändert. Die BCG-Umfrage kommt damit im Übrigen zu ähnlich desaströsen Erkenntnissen wie die Studie der Europäischen Union „Desi – Digital Public Services“ für 2022. Man fragt sich: Kommt Deutschland jemals aus dem digitalen Keller zumindest mal ins Erdgeschoss?

Die BCG hat im Juni 2023 ihre repräsentative Umfrage unter Bürgerinnen und Bürgern in 41 Ländern veröffentlicht. In Deutschland wurden 2.000 Personen befragt, wie zufrieden sie mit den Online-Diensten der Verwaltung sind.

Durch Corona ploppten die digitalen Defizite auf

Nicht nur der Status quo ist ernüchternd, sondern auch der Ausblick. Zurückgefallen ist Deutschland bei digitalen Verwaltungsdiensten, obwohl die Corona-Pandemie in vielen Ländern einen enormen Digitalisierungsschub ausgelöst hat. Nicht so hierzulande. Die BCG fasst es so zusammen: „In Deutschland hat die Pandemie dagegen den massiven Rückstand in Sachen digitale Verwaltung schonungslos offengelegt.“

Nun läge es nahe, mit dem Verweis auf die Anstrengungen der Bundesregierung, den vielen Ausschüssen, Fachkreisen und klangvollen Programmen rund um die digitale Verwaltung, Hoffnung zu schöpfen, dass sich alles noch richten lässt, dass sich Deutschland wie einst Phönix aus der Asche vom Bodensatz des Rankings in die Lüfte der führenden Nationen erhebt. Indes, an den Phönix-Effekt glauben die Analysten nicht: „Deutschland ist in den vergangenen zwei Jahren bei digitalen Verwaltungsdiensten entgegen dem globalen Trend weiter zurückgefallen. Das in der Digitalstrategie der Bundesregierung ausgegebene Ziel, im DESI bis 2025 einen Platz unter den Top Ten zu belegen, dürfte auch mit massiven Investitionen in digitale Infrastruktur, technische Ausstattung und Personal kaum noch zu erreichen sein.“ Das klingt nicht gut. Selbst „massives“ Tun hilft Volker Wissing, Bundesminister für Digitales und Verkehr (FDP), nicht mehr, in 30 Monaten in die Riege der Top 10 in Europa vorzustoßen. Und seit Anfang Juli stehen massive Investitionen sowieso nicht mehr auf dem Programm: Von den geplanten 377 Millionen Euro stehen 2024 nur noch 3,3 Millionen zur Verfügung – also nichts. Wie geht’s weiter?

Der Digitalisierungs-Torso: nichts Halbes, nichts Ganzes

Wenn es sein muss, kann dieses Land Großes leisten, sich aus dem Nichts komplett neu gestalten. Ist der Aufbau einer digitalisierten öffentlichen Verwaltung wirklich so schwierig? Es ist kaum zu glauben, aber die erzielten Fortschritte sind nicht wirklich Schritte, sie gleichen eher einem Stolpern und selbst das nur in ausgewählten Enklaven, regional und thematisch.

Häufig erschöpft sich die Digitalisierung im Torso-Format. Vorn ein Online-Formular für die Bürgerin und den Bürger, doch im Backend sind Bearbeitungsprozesse weiterhin analog. Das wahrt zwar den Schein, bringt de facto aber wenig Erleichterung. Das OZG 2.0 soll ja gerade Abläufe verschlanken, nicht aufblähen, es soll die Fehleranfälligkeit reduzieren durch automatisierte Abläufe im Dokumentenmanagement und den Austausch von Daten und Informationen manipulationssicher machen, selbst zwischen Dienststellen und Homeoffices.

Standardlösungen statt spitzfindiger Eigenentwicklungen

Nun wäre die BCG keine Unternehmensberatung, würde sie nicht mit Tipps aufwarten. Teile ihrer Empfehlungen sind auch bereits im OZG 2.0 vorgesehen. Von ihren Forderungen ist unter anderem diese von Belang: „Konsequentes Verwenden von zentralen, standardisierten Basislösungen, um Aufwand bei der Entwicklung, der Wartung und dem Betrieb gesamthaft zu reduzieren.“

Dieser Ratschlag ist nicht nur deshalb völlig korrekt, weil neben den Investitionskosten für Softwarelösungen auch und vor allem die Folgekosten für Betrieb und Wartung berücksichtigt werden müssen. Denn Fakt ist, dass für die laufende Pflege von Informationstechnologie nicht ansatzweise ausreichend IT-Experten zur Verfügung stehen. Laut einer Studie von McKinsey werden dem öffentlichen Dienst mit rund 5,1 Millionen Beschäftigten bis zum Jahr 2030 rund 140.000 IT-Spezialisten fehlen; Stand 2023 mangelt es an rund 39.000 IT-Fachkräften. Wer also soll Individuallösungen mit spitzfindigen Schnittstellen überhaupt betreuen? Deshalb gilt bei Kaufentscheidungen für Software der gleiche Slogan wie bei der Altersvorsorge: Heute schon an morgen denken.

Die ideale Software ändert am Frontend wenig, aber viel im Hintergrund

In Anbetracht dieses Personalmangels ist es hilfreich, erst gar nicht auf umfassende IT-Services angewiesen zu sein. Das ist durchaus möglich, wenn die Software einfach zu installieren ist, sie viele offene Schnittstellen bietet und tief in das bestehende System integriert werden kann. Remote durchgeführte Updates machen jedes händische Eingreifen komplett überflüssig. Selbst für den laufenden Betrieb sind IT-Experten dann nicht notwendig, wenn der Software-Anbieter einen kompetenten, schnell erreichbaren und deutschsprechenden Service anbietet; entweder direkt vom Hersteller oder über Partner.

Das Leitmotto: kompliziert wird automatisiert

Welche Antwort hat die deutsche Softwareindustrie auf diese Herausforderungen? Der Berliner Hersteller von Hard- und Software, die Ferrari electronic AG, liefert seit bald 25 Jahren bewährte Unified-Communications-Lösungen an Organisationen jeder Größe, darunter auch Versicherungen, Krankenhausverbunde oder Banken. Vor allem aber zählen zahlreiche Behörden zu den Stammkunden der Berliner und ihrer All-in-one-Lösung, der OfficeMaster Suite. Das hat gute Gründe.

Usability oder Inseln sind nur schön im Meer

In der Informationstechnologie sind proprietäre Insellösungen selten schön. Sie verhindern, dass ein Dokument über alle Kanäle, alle Kommunikationsdienste zwischen allen beteiligten Personen hinweg problemlos ausgetauscht werden kann. Dabei gibt es eine Vielzahl an gebräuchlichen Kommunikationsdiensten wie Lösungen zum Dokumentenaustausch, Voice-Mail, Instant Messaging, SMS oder Fax. Mit der OfficeMaster Suite 8 werden im E-Mail-System des Users verschiedene Kommunikationsdienste gebündelt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten folglich mit ihrer gewohnten Oberfläche.

Erst durch Daten und Metadaten werden Dokumente digital

Im Hintergrund laufen hingegen Prozesse, die alles andere als das Gewohnte sind. Ein Beispiel ist die XRechnung. Seit Oktober 2021 sind Unternehmen verpflichtet, in der Korrespondenz mit Bundesbehörden Rechnungen in rein digitaler Form zu verwenden. Die XRechnung ist jedoch mehr als ein eindimensionales PDF. Es ist ein Datenmodell. Das hat den Vorteil, dass Systeme die im Dokument enthaltenen Daten und Metadaten lesen und beliebig verarbeiten können. Über Dokumente, die von der OfficeMaster Suite zum Beispiel per Fax empfangen werden, legt die Software einen OCR-Textlayer, liest den Inhalt aus und digitalisiert ihn für die Weiterverarbeitung. Das ist der Ausgangspunkt einer jeden echten Digitalisierung.

Safety first: Dokumente auf einem sicheren Weg

Dokumente bleiben aber selten an Ort und Stelle, sondern werden vielfach ausgetauscht. Um den Versand absolut sicher zu gestalten, nutzt Ferrari electronic das Datenaustauschverfahren „Next Generation Document Exchange“, kurz NGDX. Dokumente werden dabei End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform versendet und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen.

Hochgradige Verschlüsselung, aber einfach für den User

Zusätzlich hat Ferrari electronic die asynchrone und synchrone Verschlüsselung direkt in die Software integriert. Damit sind sowohl das Dokument als auch der Transportweg kodiert. Schlüssel müssen nicht ausgetauscht werden. Vor Manipulationen sind Dokumente außerdem durch integrierte Hashes geschützt. Sind die Hashes für ein Dokument beim Versender und Empfänger identisch, ist klar, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht illegal abgefangen und bearbeitet wurde.

Neues Sicherheitsfeature: zerstückelt und wieder zusammengesetzt

Ein ganz neues Feature der OfficeMaster Suite 8 widmet sich dem sicheren Transfer von großen Dokumenten. Er ist jetzt noch schneller und sicherer durch eine zusätzliche NGDX-Betriebsart, nämlich den Filetransfer ähnlich Cloud-Relay, das von Ferrari electronic betrieben wird. Dabei werden die digitalen Dokumente in Stücke – sogenannte Shards – zerlegt und auf Cloud-Drives hinterlegt. Diese Shards wiederum sind einzeln verschlüsselt. Der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt auf der Telefoniestrecke, wiederum verschlüsselt. Mit dieser Methode, die einer 2-Faktor-Authentifizierung gleicht, entsteht eine der sichersten Übertragungsmöglichkeiten.

Integration in ERP- und BPM-Systeme für effektive Arbeitsprozesse

Die Grundlage all dieser Prozesse im Sinne einer durchgängigen Digitalisierung ist die Erfassung von Dokumentinhalten in Form von Daten und Metadaten. Erst dadurch können papiergebundene Prozesse mit digitalen verknüpft werden. Wird NGDX zudem mit einem Business-Process-Management-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich frei von Medienbrüchen bearbeiten, versenden und verwirklichen am Ende die zwei zentralen Ziele der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: Für Bürgerinnen und Bürger die Interaktion mit Behörden angenehmer zu gestalten und verwaltungsintern die Arbeitsabläufe zu automatisieren und um ein Vielfaches zu beschleunigen – das alles rechts- und manipulationssicher.

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