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Lernen, aus Fehlern zu lernen

Im Umgang mit modernen Methoden und der Nutzerzentrierung ist eins besonders wichtig: Das Experimentieren und Ausloten des passenden Lösungsweges. Denn jedes Team, jede Verwaltung und jede Problemstellung ist unterschiedlich. Das heißt auch, dass die modernen Methoden so angepasst werden müssen, dass sie agil, menschzentriert und lösungsorientiert bleiben, aber in erster Linie helfen, das Problem bestmöglich zu lösen. Beim Experimentieren geht es nicht darum, die Fehlerquote in einer Behörde zu erhöhen, sondern einen Experimentierraum und eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der Fehler als Lernchance betrachtet werden, um ­zukünftige Fehler zu vermeiden und die Qualität der Arbeit zu verbessern.

Das Ausprobieren gilt auch für ­Lösungsideen, die stetig getestet werden, um im Prozess zu lernen, was verbessert werden könnte – statt zu spät zu bemerken, dass zum Beispiel die Navigation nicht intuitiv verständlich ist. Dabei müssen natürlich die Grundsätze der Rechtsstaatlichkeit und die Verantwortung für die Nutzung ­öffentlicher Gelder stets eingehalten werden. Auch hier gilt das Prinzip: Es geht nicht darum, Risiken zu minimieren oder Entscheidungen abzuwägen. Sondern zunächst sehr gut zu verstehen, was gebraucht wird, um die geeignete Lösung zu entwickeln. Dabei hilft es Mitarbeitenden in der Verwaltung, sich zu ­öffnen, die Nutzenden einzubinden, zu beobachten oder zu befragen, statt in eigenen Annahmen zu verharren. Das klingt erstmal aufwändig(er), führt aber zu Lösungen, die nachhaltig positiv ­wirken können – und digital sind.

Insgesamt ist es wichtig, Verwaltungsmitarbeitende für solche Methoden zu sensibilisieren. Allerdings lässt sich die Offenheit für Neues nur bedingt in Seminaren schulen. Um die Kultur einer Organisation zu verändern, braucht es ein Zielbild für die veränderte Verwaltung, das im Idealfall von der Führungsebene unterstützt und vorgelebt wird. Nur wenn echte Partizipation möglich ist, wird gegenseitiges Verständnis für die gemeinsamen Herausforderungen geschaffen und Lösungsorientierung gefördert. Eine transparente Kommunikation schafft eine lernförderliche Umgebung und unterstützt den notwendigen Methodenwandel. Beispiel: Stadtentwicklung als ko-kreativer Urban-Design-Thinking-Prozess bei der „Migrants4Cities“-Quartiersentwicklung (Überwindung von Sprachbarrieren mit der Zielgruppe Migranten und Migrantinnen).

Neue Wege statt altem Trott

Die Öffentliche Verwaltung agiert in einem immer komplexer werdenden Umfeld. Dafür braucht es kreative und innovationsschaffendes Denken und Handeln in Bundes-, Landes- und Kommunal­behörden, wobei der Einsatz ­nutzerzentrierter Ansätze für die Kommunalbehörden am naheliegendsten, aber ressourcentechnisch auch am herausforderndsten sind. Viele Kommunen haben inzwischen Prozessmanagement eingeführt oder beschäftigen sich mit Föderalem Informationsmanagement, kurz FIM. Aus Sicht der ­Organisationsentwicklung ein durchaus guter Weg. In Sachen ­Digitalisierung jedoch ist dies nur Grundlagenarbeit. Die Digitalisierung, also die Transformation eines alten Prozesses (= alter Trott) in eine neue digitale Anwendung (= neuer Weg) beginnt erst im Anschluss an diese Arbeiten.

Die Einführung moderner Projektmethoden im Verwaltungskontext erfordert Zeit, Engagement, Adaptionsfähigkeit, Geduld und Ausdauer. Doch die Bemühungen können sich lohnen, wenn kleinere Verwaltungen die Flexibilität und Effizienz gewinnen, und Kosten und Zeitaufwand in einem sinnvollen Verhältnis stehen.

Denkt man, dass aufgrund neuer Kräfte in der Verwaltung ein frischer Wind einkehren wird, sieht man häufig kaum Veränderungen. Insofern wundert es nicht, dass lieber analog statt digital gedacht wird. Wer jedoch (weiterhin) analog denkt, wird die Vorteile der ­Digitalisierung niemals sehen. Deshalb tun sich Bund, Länder und Kommunen auch so schwer, vom Status quo abzurücken. Ein agiles, gestaltendes Denken und Handeln – also auch einmal Dinge zu hinterfragen – ist Teil einer offenen Arbeitskultur. Daher wird es Zeit, dass die neuen Praktiker von Praktikerinnen lernen, wie die Verwaltung von morgen aussieht. Die Anwendung der modernen Methoden könnte den so notwendigen Wandel fördern, indem sie neue Formen der Zusammenarbeit, Kommunikationswege und Prinzipien in die Verwaltung einbringen.

Bisher erleben wir häufig ein Reden über wichtige Themen wie neue Arbeitsweisen oder den digitalen Wandel im öffentlichen Sektor, ein Handeln bleibt aber aus. Es braucht eine gesamtheitliche, menschzentrierte Betrachtung, um möglichst medienbruchfreie Prozesse zu generieren und dadurch eine Handlungsfähigkeit – gerade der kommunalen Landschaft – sicherstellen zu können. Machen ist wie reden, nur genialer!

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