Umstellung ohne Bauchschmerzen Mehr Effizienz in der Kfz-Zulassungsstelle

Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich schreibt Bürgerservice groß. Grundlage hierfür sind seit Einführung des ECM-Systems ELOenterprise effiziente Arbeitsabläufe und eine zügige Informationsrecherche. Die Bürger profitieren von der hohen Auskunftsfähigkeit und von der raschen Bearbeitung.

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ELO Digital Office GmbH

Der Landkreis Bernkastel-Wittlich ist durch die Kreisreform im Juni 1969 und durch die Verbandsgemeindereform im November 1970 aus dem Großteil der früheren Landkreise Wittlich und Bernkastel sowie einem kleineren Teil des ehemaligen Kreises Zell entstanden. Mit einer Fläche von 1.178 Quadratkilometern ist er der zweitgrößte Landkreis in Rheinland-Pfalz mit rund 113.000 Einwohnern.

Der Bürgerservice genießt bei der Kreisverwaltung höchste Priorität – von der Bearbeitung von Kfz-Zulassungs- und Bauanträgen über die Abfallbeseitigung bis hin zur wirtschaftlichen Förderung heimischer Betriebe und Unternehmen.

Um hier auch künftig einen zeitgemäßen und hohen Standard bieten zu können, entschied die Kreisverwaltung 2007, die 1998 eingeführte Software zur elektronischen Archivierung abzulösen. Sowohl die Handhabung als auch die Datenbankplattform waren nach beinahe zehn Jahren veraltet.

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Bei der Auswahl eines zukunftsfähigen Systems legte der Landkreis selbstredend Wert auf Zuverlässigkeit – sowohl vonseiten der Software selbst als auch vonseiten des Herstellers und betreuenden Systempartners. Außerdem sollte ein reibungsloses Zusammenspiel mit weiteren Fachapplikationen der Verwaltung gegeben sein, wie zum Beispiel mit der im Hause eingesetzten Finanzsoftware.

Doch der Kostenfaktor spielte die alles entscheidende Rolle: Wichtig waren neben den Bereitstellungskosten auch die in den folgenden Jahren zu erwartenden Ausgaben. Nach einer Evaluierung der am Markt verfügbaren Systeme standen zuletzt drei Lösungsszenarien zur Debatte:

• Ein Update des bereits eingesetzten Systems,
• eine zentrale Archivierung im Rechenzentrum des Landesbetriebs Daten und Information (LDI) sowie
• die Umstellung auf das Enterprise-Content-Management (ECM)-System ELOenterprise der ELO Digital Office GmbH.

In der Prüfphase zeigte sich sehr bald die Leistungsstärke von ELOenterprise. Das System deckt nicht nur die geforderte Funktionalität zur Archivierung der Kfz-Zulassungsbelege ab, sondern auch die gewünschten Erweiterungsmöglichkeiten. Diese waren bei den übrigen Szenarien entweder gar nicht oder nur sehr eingeschränkt gegeben.

Den Ausschlag gab letztendlich die Kostenbetrachtung. ELO lag bereits bei den reinen Softwarekosten leicht im Plus. Doch der Kostenvorteil wurde noch deutlicher, wenn man den Dienstleistungsaufwand für Umstellung sowie künftige Systembetreuung und -pflege einbezog.

Jürgen Könen, EDV-Leiter der Kreisverwaltung: „Die jederzeit sehr offenen Gespräche mit dem Vertrieb sowie die technisch kompetente Beratung durch den ELO Business-Partner überzeugten uns recht bald von den Vorzügen des ELO ECM-Systems.“

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