Effektiv kommunizieren Mehr Durchblick mit klaren E-Mails

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Verständliche Kommunikation spart Zeit. Sie verhindert Fehler, vermeidet Rückfragen, senkt den Aufwand für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kunden. Gidon Wagner zeigt, wie sich Behörden mit klaren E-Mails und Nachrichten die Arbeit erleichtern.

Laut McKinsey verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter rund 28 Prozent seiner Zeit mit E-Mails, zusätzliche 20 Prozent mit der Suche nach internen Informationen. Eine Studie von REDDOX zeigt ­zudem: 77 Prozent der Nutzer suchen jede Woche nach alten E-Mails. Pro Suche braucht die Hälfte der Befragten bis zu zehn Minuten.

Täglich werden allein in Deutschland über zwei Milliarden E-Mails versendet.

Was bringt Transparenz in diese Informationsflut? Eine gute IT-­Infrastruktur ist wichtig. Doch ­Studien zeigen: Auch klare Sprache steigert die Effizienz, und das zu geringen Kosten. Intern wie extern: Produziert Ihre Behörde verständliche E-Mails und Nachrichten, sparen Sie Zeit und Mittel. Sie steigern die Produktivität und entlasten alle Mitarbeiter. So werden E-Mails zu einem effektiven Kommunikationsmittel. Auch Nachrichten über Intranet, Microsoft Teams oder WebEx werden durch klare Sprache effizienter.

Grundlagen klarer E-Mails

Klare E-Mails sparen Zeit für Sender und Empfänger: Sie senken die Lesezeit um bis zu 50 Prozent. Außerdem merken sich Menschen mit verständlicher Sprache wichtige Informationen um 41 Prozent besser. Effektive Kommunikation verringert zudem Missverständnisse und erhöht die Antwortrate. Wichtige Grundregeln dafür:

Zielgerichtet kommunizieren. Bevor Sie eine E-Mail schreiben, überlegen Sie, was Ihr Ziel ist. Was wollen Sie erreichen? Möchten Sie den Empfänger informieren, zu ­einer Aktion auffordern oder um Feedback bitten? Zielgerichtete Kommunikation hilft, damit Ihre E-Mail gelesen und entsprechend umgesetzt wird.

Das Wichtige zuerst sagen. Die Botschaft einer E-Mail muss der Empfänger sofort verstehen. Stellen Sie das Ziel an den Anfang Ihrer Nachricht. Das erleichtert auch die spätere Recherche nach Informationen.

Klar und verständlich schreiben. Vermeiden Sie Fachjargon, Fremdwörter oder lange Wörter. Verwenden Sie keine langen, komplizierten Sätze. Einfache und direkte Sprache hilft dem Verständnis. Halten Sie also keine lange Vorrede: Das macht Ihre Nachricht leicht zu erfassen.

Konsequente Strukturierung. E-Mails müssen übersichtlich sein – der Empfänger soll den Inhalt überfliegen und dabei erfassen können. Das erhöht die Lese- und Antwortquote. Teilen Sie den Text in kleinere Abschnitte auf. Faustregel: Maximal sieben Zeilen pro Absatz. Benutzen Sie Aufzählungszeichen und verwenden Sie aussagekräftige Zwischenüberschriften. Auch vereinzelt fett geschriebene Wörter helfen beim Überblick.

Persönliche Ansprache. Selbst in formeller Kommunikation kann eine persönliche Note helfen, eine stärkere Verbindung zum Empfänger aufzubauen. Die Anrede „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]“ passt meistens gut und drückt Respekt aus. Abhängig von der Beziehung zum Empfänger und dem Nachrichtenkontext können allerdings auch weniger formelle Anreden ­angemessen sein.

Vorsicht vor Bürokratendeutsch und Fachjargon

Komplizierte Sprache nutzt oft lange Wörter, viel Fachjargon und Fremdwörter. Um Ihre E-Mails klarer zu machen, sollten Sie folgendes tun:

• Schreiben Sie aktiv und direkt. Statt „Die Prüfung wird durchgeführt am...“ sagen Sie „Wir prüfen am...“.

• Vermeiden Sie Fachjargon und Fremdwörter so oft es geht. Verwenden Sie Fachbegriffe in E-Mails nur, wenn nötig. Erklären Sie die Begriffe.

• Vermeiden Sie den Nominalstil: Wörter mit den Endungen ung, heit und keit sind verdächtig.

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