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Alle Funktionen von E-Mails ausreizen

Die Adresszeile – Ihr direkter Draht: Die korrekte und sorgfältige Eingabe der E-Mail-Adresse ist grundlegend, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht den gewünschten Empfänger erreicht.

CC und BCC sorgsam einsetzen: CC (Carbon Copy, steht für: Durchschlag oder Durchschrift) und BCC (Blind Carbon Copy) sollten sorgfältig verwendet werden. CC dient dazu, relevante Teilnehmer einzubeziehen. BCC schützt die Identität der Empfänger oder verschont sie vor Antworten an ­alle.

Die Betreffzeile – der Wegweiser: 77 Prozent der Nutzer suchen jede Woche nach alten E-Mails. Eine klar formulierte Betreffzeile hilft: Sie sagt dem Empfänger sofort, worum es geht und warum die Nachricht wichtig ist. Wählen Sie für den Betreff eine kurze, klare Aussage, am besten in höchstens fünf Worten.

Die Anrede – der erste persönliche Kontakt: Die Anrede setzt den Ton für die gesamte Nachricht. Wählen Sie sie sorgfältig.

Der erste Satz – einen Schritt weiter gehen: Der erste Satz nach der Anrede baut die Beziehung zum Empfänger weiter auf. Formulieren Sie Ihr Anliegen sofort, aber höflich.

Mehr Tipps für klare ­Sprache in E-Mails

Klare und verständliche Sprache hilft, Informationen schnell zu erfassen und effektiv umzusetzen. Diese Punkte sind dafür besonders wichtig:

• Kurze Sätze und Wörter: Kurze Sätze mit maximal 15 Wörtern tragen zur Klarheit Ihrer Nachricht bei.

• Ein Gedankengang pro Absatz: Ein klar und nachvollziehbar strukturierter Text hilft dem Empfänger, die Hauptpunkte schnell zu erfassen.

• Liefern Sie Häppchen statt Bleiwüsten: Der Text muss leicht zu überfliegen sein, sodass der Empfänger die Informationen schnell erfassen kann. Verwenden Sie Listen und Tabellen.

• Aktive statt passive Satzkons­truktionen: Vermeiden Sie das Passiv. Es verschleiert Sachverhalte und liest sich langweilig. Aktive Sätze lassen Ihre Texte ­lebendiger und direkter wirken.

• An Zielgruppen orientieren: Machen Sie sich beim Schreiben ­bewusst, wer Ihre Zielgruppe ist. Kollegen brauchen Sie nicht jeden Fachbegriff erklären. Doch auch Experten bevorzugen leicht verständliche, prägnante Sprache und lesen Nachrichten in Klartext schneller. Laien schätzen eine alltagsnahe Sprache auf Augenhöhe. 84 Prozent machen davon ihr Vertrauen abhängig.

Vermeiden Sie Langeweile

• Nutzen Sie starke Verben statt Nominalisierungen.

• Machen Sie klare Aussagen. Regel: Ein Gedanke pro Satz. Satzbau: „Wer macht was?“

• Schreiben Sie in Hauptsätzen. Vermeiden Sie Schachtelsätze.

• Seien Sie konkret, geben Sie Beispiele – das verstärkt Ihre Botschaft.

• Wechseln Sie kurze und mittellange Sätze ab – das hält die Aufmerksamkeit.

• Sprechen Sie den Leser direkt an – das weckt Interesse.

Abschluss und ­Überarbeitung

Der Abschluss einer E-Mail hinterlässt den letzten Eindruck beim Empfänger und ruft am besten zu einer Aktion auf:

• Wählen Sie eine passende Schlussformel, die zum Ton der Nachricht passt. „Mit freundlichen Grüßen“ ist bewährt.

• Bringen Sie eine persönliche ­Note ein, um die Beziehung zum Empfänger zu verbessern.

• Bitten Sie um eine Aktion oder Antwort, wenn nötig. Erwähnen Sie das freundlich vor der Schlussformel. Zum Beispiel: „Bitte antworten Sie auf diese ­E-Mail bis zum…“

• Vergessen Sie niemals Ihre Signatur.

• Drücken Sie Dankbarkeit aus. Ein kurzes Dankeschön am ­Ende wirkt positiv auf den Empfänger.

Überarbeitung und ­Kontrolle

Versenden Sie keine E-Mail, ohne sie kontrolliert zu haben. Zum Überarbeiten und Kontrollieren gehört:

• Kritische Selbstüberprüfung: Inhalt auf Vollständigkeit und Relevanz prüfen.

• Sprachliche und stilistische Feinabstimmung: Vermeiden Sie komplexe Sätze. Auf Rechtschreibung und Grammatik achten.

• Feedback einholen: Eine Kollegin oder einen Kollegen den Text prüfen lassen.

• Laut lesen: Die Wirkung eines Textes wird offensichtlich, wenn Sie ihn laut lesen.

• Lassen Sie wichtige Nachrichten einige Minuten liegen und prüfen Sie den Text mit frischem Blick. Fehler entdecken Sie noch besser, wenn Sie die Schriftart wechseln und so das Erscheinungsbild verändern. Viele versteckte Fehler oder Ungereimtheiten entdecken Sie auch, wenn Sie den Text ausdrucken – zum Beispiel auf Papier, dessen eine Seite bereits bedruckt wurde.

• Tools: Nutzen Sie Tools wie die Wortliga Textanalyse – damit verbessern Sie Ihre Verständlichkeit. Werkzeuge wie der Duden Mentor helfen gegen Fehler. Mit Software können Sie sich effektiv selbst verbessern. Wichtig: Prüfen Sie die Ergebnisse von Software und KI immer kritisch.

Für mehr Effizienz und Zufriedenheit

Effektive Kommunikation zeigt die Professionalität einer Behörde. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, in verständlicher Sprache zu schreiben. Das verbessert die Beziehungen zu Bürgern. Klare Sprache steigert die Effizienz und die Zufriedenheit von Mitarbeitern – sie ist ein strategisches Werkzeug für sämtliche Korrespondenz in Behörden.

Bürgerfreundlich digitalisieren

Wie verständliche Sprache Kosten spart

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Klare Sprache erleichtert dezentrale Arbeit

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