KI im Public Sector KI und Digitalisierung in der Steuerverwaltung

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In der Welt der Steuern gilt die Devise: Wissen ist Macht. Aufgrund der digitalen Transformation und künstlichen Intelligenz (KI) verändert sich auch die Steuerbranche. Die Steuerbehörden können durch den Austausch strukturierter Daten und den Einsatz fortgeschrittener Analysen zunehmend ausgefeiltere Steuerprüfungen durchführen.

Durch die Einführung der verpflichtenden Übermittlung von Rechnungsdaten in einem strukturierten Format und deren gleichzeitiger Meldung durch Unternehmen werden immer anspruchsvollere Prüfungen möglich. Initiativen wie das EU-Projekt ViDA (VAT in the Digital Age, deutsch: „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter") zeigen auf, dass diese Entwicklung weltweit zu beobachten ist.

Die französische Steuerverwaltung nutzt KI bereits, um Betrugsfälle zu bekämpfen, die Fallbearbeitung zu verbessern und Prozesse zu automatisieren. Fast 50 % aller Steuerprüfungen werden dort heute mithilfe von KI durchgeführt. Dank KI können die Steuerbehörden zum Beispiel Muster identifizieren, die Steuerbetrug vermuten lassen.

Lateinamerikanische Steuerbehörden sind Pioniere in der kontinuierlichen Überprüfung von Transaktionen. Sie nutzen Instrumente zur Analyse und Visualisierung des Geschäftspartner-Ökosystems, die nur wenige Unternehmen für ihre eigenen Aktivitäten nachahmen können.

Und Finanzminister Lindner sieht in Deutschland Potenzial für KI-Anwendungen in der Steuerverwaltung: Bis 2030 werde die Steuerverwaltung mit rund einem Drittel weniger Personal auskommen müssen, heißt es in einem Positionspapier. KI-Verfahren können das Personal entlasten und bereits heute wesentlich zur Verbesserung der Verwaltungsprozesse beitragen.

Bedeutung für Unternehmen

Die Digitalisierung und KI werden in Zukunft tiefgreifende Veränderungen in der Steuerverwaltung mit sich bringen. Die Behörden können präzisere Informationen über die Geschäftstätigkeit der Unternehmen sammeln und somit effektiver gegen Steuerbetrug vorgehen. Dies ist notwendig, da den EU-Mitgliedstaaten im Jahr 2020 etwa 93 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen entgangen sind.

Es sollte vermieden werden, dass Steuerbehörden ein besseres Verständnis von einem Unternehmen haben als das Unternehmen selbst. Deshalb sollten Unternehmen sich darauf konzentrieren, den Rückstand in der Datenanalyse im Vergleich zu den Steuerbehörden aufzuholen.

Studie des NEGZ

KI im Finanzamt

Digitalisierung im Steuerwesen: Zu bewältigende Hürden

Die digitale Umstellung des Steuersystems stellt Unternehmen vor kurz- und langfristige Herausforderungen. Um finanzielle und physische Lieferketten effektiv zu verwalten, müssen Systeme und Prozesse angepasst oder überarbeitet werden. Es gilt, die Anpassungen zügig und mit Bedacht vorzunehmen, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden. Dies gilt nicht nur für ERP- oder Buchhaltungssysteme, sondern auch für Einkaufs- und Fakturierungssysteme sowie für Netzwerke, die elektronische Rechnungsdaten verarbeiten.

Die Herausforderungen werden sich zunehmend verschärfen, je mehr Länder digitale Anforderungen einführen und aktualisieren und je mehr Länder hinzukommen. Viele Länder haben bereits Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ergriffen, als Reaktion auf den EU-Vorschlag, grenzüberschreitende Transaktionen ab 2028 elektronisch abzuwickeln.

Belgiens Finanzminister hat angekündigt, dass die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2026 obligatorisch sein wird. Belgien wird außerdem ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Transaktionen einführen und voraussichtlich ebenso wie viele andere Länder versuchen, Umsatzsteuererklärungen mit Rechnungsdaten aus dem Echtzeit-Meldeverfahren automatisch zu erstellen.

Ab 2026 wird Frankreich im B2B-Bereich eine zentrale Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung einführen. Zusätzlich besteht eine elektronische Meldepflicht. Bereits ein Jahr zuvor ist die Teilnahme auf freiwilliger Basis möglich. Diese Verordnungen ergänzen bereits bestehende B2B-Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung.

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Die Einhaltung verschiedener Anforderungen in immer mehr Ländern innerhalb kürzester Zeit kann zu einer unübersichtlichen Fülle von Lösungen führen, die die begrenzten lokalen IT-, Buchhaltungs-, Steuer- und sonstigen Ressourcen überfordern. Die Nichtbefolgung von Umsatzsteuer- und allgemeinen steuerlichen Meldepflichten kann zu Bußgeldern, Betriebsunterbrechungen und Reputationsverlust führen.

Zudem sehen sich Unternehmen mit langfristigen Herausforderungen konfrontiert, da die Digitalisierung des Steuerwesens Teil eines allgemeineren Trends ist, bei dem es darum geht, Behörden detailliertere Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Digitalisierung großer Datenmengen führt zu einer erheblichen Transparenzsteigerung und einer deutlichen Optimierung der Fähigkeit von Regierungen, ihre Hauptfunktionen in nahezu allen Bereichen zu erfüllen. Durch den Einsatz fortschrittlicher Analytik und künstlicher Intelligenz können Staaten ihren öffentlichen Sektor revolutionieren, wie es zuvor noch nie möglich war.

Wie können sich Unternehmen vorbereiten?

Zur Vorbereitung auf diese neuen Herausforderungen sollten Unternehmen als erstes eine Analyse ihrer Tätigkeitsbereiche und der geplanten Anforderungen durchführen. Dabei ist es entscheidend, Fristen zu kennen und über Sanktionen und Durchsetzung informiert zu sein. Bei dieser Bestandsaufnahme sollten auch zukünftige Änderungen berücksichtigt werden. Es sollten Schritte unternommen werden, um die unkontrollierte Entwicklung von lokalen oder funktionalen Einzellösungen für verschiedenstaatliche Anforderungen zu vermeiden.

Stattdessen sollte eine konsistente zentrale Compliance-Ebene für alle betroffenen Geschäftssysteme und -prozesse geschaffen werden. Eine stärkere Zentralisierung ermöglicht Unternehmen die Optimierung ihrer Ressourcen und die Förderung ihrer digitalen Transformation, anstatt sich mit einer Vielzahl von Steueranforderungen und -systemen befassen zu müssen, was zu einer Fragmentierung führt.

Unternehmen sollten Experten hinzuziehen, die sich mit digitalen Steuersystemen weltweit auskennen und eng mit ERP- und anderen Finanzsoftwareanbietern zusammenarbeiten.

Die funktions- und prozessübergreifende Zusammenarbeit ist dabei von größter Bedeutung. Dies umfasst IT und Steuern sowie Finanz-, Betriebs- und strategische Planungsteams sowie Verbindungen zu Handelspartnern und Drittanbietern, die Teil des Ansatzes sein müssen.

Von der Herausforderung zur Chance

Die politischen Entscheidungsträger wurden trotz der Vorteile der Standardisierung nicht dazu bewegt, kompatible elektronische Rechnungs- und Berichtssysteme zu implementieren. Es gibt keine zwei Länder mit annähernd identischen Anforderungen bezüglich der steuerlichen Digitalisierung.

Tatsächlich benötigen Unternehmen, die international tätig sind, länderspezifische Lösungen zur Einhaltung der Steuerkonformität. Diese Lösungen müssen jedoch gegen die Notwendigkeit konsistenter Daten und Prozesse abgewogen werden. Da die Steuerbehörden immer mehr Einblick erhalten, müssen sich Unternehmen auch auf eine stärkere Kontrolle bezüglich Steuerstreitigkeiten und Verrechnungspreisen einstellen.

Eine koordinierte Antwort zur Verbindung von Kerngeschäftsprozessen und ERP-Systemen mit neuen Schnittstellen sowie verbesserten Reporting- und Compliance-Lösungen kann dabei helfen, Kosten und Risiken erheblich zu senken.

Die steigende Anzahl digitaler Quelldokumente, die über Steuerverwaltungsplattformen ausgetauscht werden, generiert enorme Datenmengen, welche analysiert werden müssen. Der Aufbau einer Datenintelligenz stellt Unternehmen vor Herausforderungen, da ihre Systemlandschaft in der Regel parallel zum Geschäft wächst und der Zugang zu detaillierten Daten durch M&A-Aktivitäten und organisatorische Fragmentierung verstreut ist. In dieser Hinsicht bietet die regelmäßige Erstellung und Lieferung von digitalen Echtzeitberichten, sowohl periodisch als auch auf Anfrage, die Möglichkeit, eine wesentlich verbesserte Echtzeit-Business-Intelligence zu erhalten.

Durch die Verwendung einer einheitlichen Datenstrategie für Steuerungszwecke können granulare Dashboards für interne und externe Stakeholder des Unternehmens erstellt werden.

Künstliche Intelligenz kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Kosten-, Umsatz- und verwandten betriebswirtschaftlichen Daten durchzusehen und somit bessere Entscheidungen zu treffen und Strategien zu entwickeln. Diese Daten und Tools können auch proaktiv genutzt werden, um Geschäftsmodelle auf Steuereffizienz und -konformität zu prüfen. Dies ermöglicht eine bessere Steuerplanung sowie umgehende Dokumentation und rechtfertigt Verrechnungspreisstrategien.

Durch die Digitalisierung von Prozessen können in verschiedenen Ländern Kosten reduziert und gleichzeitig Qualität und Effizienz gesteigert werden. Dabei wird auf manuelle, papierbasierte und oft fehleranfällige Systeme verzichtet.

Insgesamt lässt sich ein deutlicher und unvermeidlicher Trend zur Digitalisierung von Steuern erkennen. Es bietet sich die Chance, diesen Trend zu nutzen, um die eigenen Geschäftsergebnisse zu verbessern.

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