Künstliche Intelligenz KI für die Verwaltung sinnvoll nutzen

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Wohl kaum ein Thema ist derzeit so auf dem Vormarsch wie Künstliche Intelligenz. Die Einbindung von KI-Lösungen scheint auch im Behördenkontext sinnvoll und lohnenswert. Welche Schritte es zu beachten gibt, erzählen Ines Fiedler und Harald Felling von ]init[ im Interview.

Die KI-Euphorie ist riesig, die neuen Lösungen scheinen überall anwendbar zu sein. Aber ist der Einsatz in der Verwaltung auch sinnvoll?

Felling: Nicht für jeden Aspekt der digitalen Prozesskette ist eine KI-Lösung schon jetzt geeignet. Allerdings öffnet der Fortschritt in diesem Bereich viele Türen. Beispielsweise bei der Integration von KI-Lösungen im Rahmen von Ende-zu-Ende-Plattformen oder für die Verarbeitung großer Mengen an unstrukturierten Daten, welche häufig anfallen. Es lohnt sich. Denn die Chancen sind enorm, um beispielsweise repetitive Aufgaben auszulagern oder Recherche-Tätigkeiten zeitlich deutlich zu verkürzen, um Kapazitäten freizulegen und Personal zu entlasten.
Bürger:innen werden absehbar so von erheblich verbesserten, schnelleren Abläufen beim Stellen des Antrags profitieren. Service-Mitarbeitende können dann Anträge deutlich effizienter und zielgerichteter bearbeiten. Weil die Künstliche Intelligenz Daten validiert, Handschriftliches digitalisiert und mit hinterlegten Datenquellen verknüpft. Also ein lohnenswertes Ziel für alle Beteiligten. Auch unternehmensintern machen wir diese Vorteile aktuell nutzbar und haben beispielsweise Co-Pilot für alle Mitarbeitenden arbeitsbegleitend integriert. Auch einen KI-basierten Chatbot für unser internes Wissensmanagement setzen wir ein.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Sind die Daten der Verwaltung sicher, wenn KI-Dienste eingesetzt werden?

Felling: Teilweise ist noch die Annahme verbreitet, dass KI-Lösungen nur in der Cloud mit US-Firmen umsetzbar sind. Dabei gibt es bereits Open-Source-Lösungen aus Europa, die im eigenen Rechenzentrum betrieben werden können – auch „On-Premise-Hosting“ genannt. Unser eingangs erwähnter, interner KI-Assistent etwa wird komplett bei uns im Rechenzentrum betrieben. Fest steht: Bei der Verarbeitung von personenbezogenen oder vertraulichen Daten mit einer KI sind solche Lösungen besonders interessant. Entsprechende Modelle sind bereits verfügbar, von uns erprobt und können zielführend und sicher eingesetzt werden.

Müssen für die Entwicklung von KI-Anwendungen größere Budgets eingestellt werden?

Fiedler: Auch wenn dies erst einmal so erscheinen mag, ist es nicht automatisch der Fall. Der Kostenaufwand für die Entwicklung von KI-Anwendungen ist abhängig von der Komplexität der gewünschten Anwendung: Einzeln nutzbare KI-Funktionen, wie beispielsweise Chatbots, lassen sich oft kosteneffizient entwickeln. Die Ergänzung umfangreicherer Plattformprojekte mit umfassenden KI-Features kann allerdings durchaus aufwändig werden, auch aufgrund erhöhter Entwicklungs- und Testingbedarfe.
Auch das Hosting von KI-Lösungen muss ökonomisch durchdacht sein. Für den Betrieb sollten immer entsprechende Limits gesetzt werden, um die Kontrolle der Kosten zu behalten und Kapazitäten effizient zu steuern. Besonders wichtig wird dies bei der Nutzung von On-Premise-Lösungen. Ich empfehle, diese Überlegungen frühzeitig mit den Expert:innen offen zu diskutieren und zu definieren.

Wie steht es um die rechtliche Absicherung von KI? Wenn der Chatbot oder der digitale Verwaltungsassistent einen Fehler macht oder eine Falschinformation liefert, wer steht dafür gerade?

Fiedler: Grundsätzlich sind KI-Dienste in dieser Hinsicht kaum anders gestellt als die Auskunft, die beispielsweise Mitarbeitende einer Support-Hotline geben. Diese Thematik wird allerdings laufend rechtlich aufgearbeitet, aktuell ist aber absehbar, dass Lösungen auf KI-Basis den entsprechenden Ansprüchen in der Breite gerecht werden.

Bei KI-Lösungen laufen viele Anfragen auf. Wie lässt sich das beim ressourcenintensiven Hosting von KI möglichst effizient gestalten?

Fiedler: Unter Nutzung einer cloudbasierten Rechenzentrumsinfrastruktur können verschiedene Lastszenarien abgebildet und evaluiert werden. Hier verhält sich eine KI-Lösung kaum anders als andere bekannte, serviceorientierte Modelle. Diese Modelle müssen nicht zwingend in einer Public-Cloud-Infrastruktur betrieben werden, sondern es existieren ebenso attraktive Angebote von lokalen Dienstleistern. Diese lokalen Angebote ermöglichen individuelle Lösungen zu Lastverteilung, Pricing und Sicherheit.

Wie können sich Behörden dem Thema KI annähern? Was ist der erste Schritt?

Felling: Welcher Ansatz oder welche KI-Lösung die richtige ist, hängt davon ab, welche Prozesse oder Use Cases eine Behörde digitalisieren möchte, welche Daten in diesem Prozess verarbeitet werden und welche Schritte dafür nötig sind – daher ist eine Anforderungsanalyse der Anwendungsfälle gemeinsam mit KI-Expert:innen immer der erste, sinnvolle Schritt. Erst im Anschluss werden dann die konkreten Anforderungen und Anpassungen definiert und Projektpläne entwickelt. Mit unserer langjährigen Expertise in zahlreichen Verwaltungsdigitalisierungs-Projekten – nicht nur in der Konzeption sondern gerade auch in der Umsetzung – stehen wir hier als Partner zur Verfügung. Unser On-Premise-Hosting von KI-Apps in der privaten ]init[-Cloud ermöglicht, dass nicht-öffentliche Daten eingesetzt werden können. So können wir für unsere Behörden entsprechende Lösungen Ende-zu-Ende umsetzen.

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