Immobilienverwaltung der Öffentlichen Hand und iCAFM Keine Angst vor IT-Projekten

Vergabeverfahren und Einführung eines integrierten Computer-Aided Facility-Management-Systems (iCAFM) in der Immobilienverwaltung Sachsen-Anhalts. Ein Erfahrungsbericht des Landesbetriebs Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt (BLSA) zur Meisterung einer IT-technischen Herausforderung.

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Der Landesbetrieb Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt wurde am 1. April 2012 auf der Grundlage des Gesetzes zur Neuordnung der staatlichen Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung (BLSA-Gesetz) gegründet, ist somit der jüngste Landesbetrieb und mit rund 450 Mitarbeitern der größte Immobiliendienstleister des Bundeslandes. Das BLSA entstand durch Zusammenlegung des für die Liegenschaftsverwaltung zuständigen Landesbetriebes LIMSA und des Staatlichen Hochbaus (vormals Teil des Landesbetriebes Bau – LBB).

Der Landesbetrieb organisiert die Unterbringung der Landesbehörden und -dienststellen im Rahmen eines Mieter-Vermieter-Modells, verwertet nicht mehr benötigte Liegenschaften und verwaltet die zufallenden Erbschaften des Fiskus. Er ist zugleich der größte öffentliche Bauherr des Landes und übernimmt zudem Bauaufgaben für die Bundesrepublik Deutschland in Sachsen-Anhalt.

Gemäß §§ 8 ff. BLSA –Gesetz, § 11 der Betriebsordnung (BO BLSA) und den entsprechenden Kabinettsbeschlüssen der Landesregierung Sachsen-Anhalt war es mit Gründung des Landesbetriebes notwendig, die interne aufgabenspezifische Infrastruktur zu analysieren und Anpassungen in Geschäftsmodell, Organisation, Geschäftsprozessen, IT-Infrastruktur sowie der kaufmännischen Verarbeitung der Geschäftsvorfälle vorzunehmen.

Das BLSA sah sich in Folge vor die Herausforderung gestellt, die vorhandene heterogene IT-Landschaft entsprechend den neu erwachsenen Anforderungen an einen integ­rierten und effizienten Immobiliendienstleister zu konsolidieren und zu einer einheitlichen IT-Struktur zu entwickeln.

Der Projektbeginn

Die Vielzahl der damit verbundenen Aufgaben erforderte die Einrichtung einer schlagkräftigen Projektorganisation, um innerhalb eines überschaubaren Zeitraumes zahlreiche Themen zu bewältigen und die einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete durch Multiprojektmanagement miteinander zu verknüpfen, zu steuern und zum Erfolg zu führen. Die Fachaufsicht des für die Immobilienbewirtschaftung zuständigen Ministeriums der Finanzen war durch seine Vertretung im Lenkungsausschuss des Projektes IKON 2014 durchgehend an den Entscheidungen beteiligt und stellte somit sicher, dass die Immobilienstrategie des Landes eingehalten wurde.

Es zeigte sich bereits frühzeitig, dass eine der wesentlichen Herausforderungen die Beschaffung und Implementierung eines integ­rierten und einheitlichen Computer-Aided Facility-Management (CAFM)-Systems sein würde. Die damit verbundenen Aktivitäten des Teilprojektes iCAFM werden hier näher beschrieben.

Besonders die Ablösung der vier unterschiedlichen Datenbanken stellte eine große Herausforderung dar. Bedingt durch die unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkte der vormals räumlich und inhaltlich getrennten Landesbetriebe LIMSA und LBB waren in diesen unterschiedliche Informationen und Datenstrukturen enthalten, die vor der Überleitung in ein zu beschaffendes Zielsystem umfangreich aufzubereiten waren. Die Komplexität dieser Aufgabe bestand darin, die vorhandenen Redundanzen zu eliminieren sowie gelegentlich auch widersprüchliche Daten so vorzubereiten, dass kein Datenverlust auftrat und der Aufwand der Nachbearbeitung so klein wie möglich blieb.

Zwei der abzulösenden Datenbanken bestanden in ihren Grundzügen schon seit den 1990er Jahren. Mit der Datenpflege war über diesen langen Zeitraum eine Vielzahl an Mitarbeitern betraut. Die Vorgaben zur Pflege der Datenbanken wurden je nach Erfordernis angepasst und modernisiert, jedoch konnte aufgrund der Trennung der Landesbetriebe in eine Bau- und eine Liegenschaftsverwaltung eine erhebliche Redundanz nicht vermieden werden. Sie musste sogar entstehen, da beide Betriebe die Daten in ihrer jeweiligen Arbeit benötigten.

Darüber hinaus sollte die Abstimmung mit den in SAP abgebildeten kaufmännischen Prozessen und Daten sowie die Anbindung des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystem ALKIS erfolgen, um dem Anspruch eines integ­rierten CAFM-Systems gerecht zu werden.

Alle für die Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz sowie die Identifizierung nachhaltiger ­finanzieller und personeller Einsparpotenziale benötigten immobilienrelevanten Daten müssen dazu jederzeit vollständig, konsistent und aktuell bereitgestellt werden können.

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