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Internen Changeprozess anstoßen

Durch die Digitalisierung ändern sich in den meisten Kommunen die Arbeitsabläufe, Prozesse und organisatorischen Regeln. Zum Beispiel müssen Workflows, Rollenverantwortlichkeiten und Zuständigkeiten beim Datenmanagement angepasst werden. Der interne Changeprozess vor dem Go Live ist daher entscheidend. Je nach Größe der Kommune sollte zunächst der aktuelle Ist-Zustand erfasst, validiert und dokumentiert werden. Auch wenn der Bearbeitungsprozess bereits lange etabliert und effizient sein mag, lohnt es sich, diesen beispielsweise mittels eines Prozessdiagramms zu visualisieren. Dies erleichtert die Vergleichbarkeit zwischen dem Alt- und Neuprozess erheblich und macht Veränderungen sichtbar. „Es empfiehlt sich, in allen Schritten die Sachbearbeitungsebene mit einzubeziehen und anstehende Veränderungen transparent und frühzeitig zu kommunizieren, um die Akzeptanz zu erhöhen“, sagt Norbert Rheindorf von Nagarro.

Standardisierung bringt viele Vorteile

Der digitale Gewerbesteuerbescheid bietet mehrere Vorteile: Kommunen haben dadurch deutlich weniger Bearbeitungsschritte. Unter anderem wird die Zuordnung von Vorgängen zwischen Steuer- und Kassenamt erleichtert. Das Abtippen und Anheften von Informationen entfallen ganz. Neue Möglichkeiten beim Suchen und Filtern von Bescheiden nach bestimmten Kriterien verbessern zudem das Dokumentenmanagement. Der monatliche bürokratische Aufwand reduziert sich um mehrere Stunden.

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Außerdem optimiert das standardisierte und automatisierte Vorgehen den gesamten Prozess und schafft mehr Transparenz. Gleichzeitig werden ohnehin knappe personelle Ressourcen freigesetzt, um weitere Reformen und Projekte im Sinne des Onlinezugangsgesetzes zu stemmen. Nicht zuletzt stellt der digitale Gewerbesteuerbescheid eine kostengünstige Lösung dar. Es fallen zwar Kosten für die Programmierung an, dafür sparen Kommunen das Geld für Druck und Porto. Insgesamt werden Kommunen als Standort für Unternehmen attraktiver. Weitere Vorteile ergeben sich dadurch, dass der digitale Gewerbesteuerbescheid neuerdings als Fachmodul vom IT-Standardisierungsvorhaben XUnternehmen umgesetzt wird.

Beispiel: Stadt Essen

Eine Kommune, die den digitalen Gewerbesteuerbescheid als eine der ersten im Rahmen ihrer Digitalstrategie eingeführt hat, ist die Stadt Essen. Es war der nächste logische Schritt nach Einführung der elektronischen Akte und des Datenträgeraustauschs mit der Finanzverwaltung. Das Ziel war, ein gutes und modernes Dienstleistungsangebot bereitzustellen, das für alle einfach und standardisiert nutzbar ist.

Seit einem Jahr hat die Stadt die Möglichkeit, ihre rund 3.500 Gewerbesteuerbescheide im Monat, statt wie zuvor in Papierform per Post, vollumfänglich digital an ansässige Unternehmen zu verschicken. Die ersten Eindrücke sind durchweg positiv: Es gibt keine Papierflut mehr, keine Postrückläufer durch ungültige Adressen, keine Medienbrüche bei der Übermittlung, die Kosten für Papier und Porto sind deutlich gesunken und der Arbeitsaufwand für die Sachbearbeitenden hat sich erheblich reduziert. „Jetzt kommt es darauf an, das Angebot stärker unter Steuerpflichtigen und Steuerberatern zu bewerben, damit es flächendeckend in Anspruch genommen wird“, sagt Katrin Olbrück, Sachgebietsleiterin Gewerbesteuer/ Gewerbesteuerprüfdienst bei der Stadt Essen.

Digitaler Gewerbesteuerbescheid

Steuerbescheid ohne Papier

Nächster Schritt: Elektronischer Zerlegungsbescheid

Eine spezielle Herausforderung im Gesamtprojekt stellt der Zerlegungsbescheid dar. Auch dieser Bescheid soll zukünftig den elektronischen Weg nehmen. Der neue PDF-Zerlegungsbescheid mit eingebettetem XML (PDF/A-3) löst die Formate „ELSTER-Schlüssel in K1“ und Papier in NRW ab und ermöglicht einen deutschlandweiten, länderübergreifenden digitalen Versand der Zerlegungsbescheide vom Finanzamt an alle betroffenen Kommunen. Die flächendeckende Einführung in ganz Deutschland ist für dieses Jahr geplant. Perspektivisch ist auch für die Gewerbesteuer-Messbetragsmitteilung vom Finanzamt an die Kommunen eine Umstellung auf das Format PDF/A-3 angedacht. Die Stadt Dortmund führt mit Nagarro als HKR-Hersteller in Q1 erste Tests mit Echtzeitdaten durch, deren Ergebnisse anschließend allen anderen Bundesländern verfügbar gemacht werden.

Die Autorin: Catrin Schreiner, freie Journalistin

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