Digitalisierung In fünf Schritten zum digitalen Gewerbesteuerbescheid

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Der digitale Gewerbesteuerbescheid soll verwaltungsinterne Prozesse verkürzen, bietet Standortvorteile für ortsansässige Unternehmen und verringert den Aufwand bei der Datenerfassung. Allerdings haben ihn erst gut 100 Kommunen eingeführt – wie kann das Potenzial gehoben werden?

Seit zwei Jahren besteht die Möglichkeit, den Gewerbesteuerbescheid in digitaler Form zu erhalten. Seitdem haben 116 Kommunen pilotiert, umfassend getestet und das Projekt erfolgreich in die Praxis überführt. In vielen anderen Kommunen sind die technischen und organisatorischen Voraussetzungen noch nicht abgeschlossen. Dazu müssen unter anderem bestehende IT-Systeme konsolidiert, digitale Archivierungssysteme eingeführt und die unterschiedlichen Haushalts-, Kassen- und Rechnungssysteme angepasst werden. Die große Mehrheit erhält die Gewerbesteuermessbescheide und Zerlegungsbescheide von den zuständigen Finanzämtern daher weiterhin postalisch und versendet die Bescheide ihrerseits ebenfalls per Post. Fertige Gewerbesteuerbescheide werden in Papierform archiviert.

Über 600 verschiedene Papierformate mit individuellen Layouts sind in den 11.000 Kommunen im Umlauf. Das führt einerseits zu Medienbrüchen, langen Durchlaufzeiten und Ressourcenaufwänden in der Verwaltung. Andererseits bedeutet dies auch einen hohen manuellen Aufwand für Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Bundesländern und Gemeinden.

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So bereiten sich Kommunen vor

Grundsätzlich stehen den Kommunen alle Infrastrukturkomponenten bereit für eine erfolgreiche und rechtssichere elektronische Bekanntgabe des digitalen Gewerbesteuerbescheids – und damit auch für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes. Zentral ist die Anbindung an ELSTER-Transfer. Um tatsächlich in die Umsetzung zu kommen, sind zwei Aspekte wichtig: Zum einen die Begleitung und Unterstützung aus Länderarbeitskreisen und dem „ServiceDesk Digitaler Gewerbesteuerbescheid“. Hier können Kommunen den Versand in einem Testsystem erproben und sich mit anderen Kommunen über ihre Erfahrungen austauschen. Zum anderen die Zusammenarbeit mit einem HKR-Hersteller. „Bevor Kommunen das Projekt angehen, sollten sie einen Arbeitskreis aufstellen. Dazu gehören Mitarbeitende mit hohen fachlichen Know-how und auch der HKR-Systemanbieter. Er kann bei den verschiedenen Schritten unterstützen und Erfahrungswerte aus anderen Pilotprojekten einbringen. Zudem übernimmt er in der Regel die technische Installation und Konfiguration“, sagt Norbert Rheindorf, Line of Business Public Sector bei Nagarro.

Neun Monate bis zum Go Live

Je nach Fortschritt der Kommunen, sollten etwa neun Monate bis zum Go Live eingeplant werden. Um digitale Steuerbescheide zu erstellen und elektronisch zu versenden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Zunächst ist zu prüfen, ob das jeweilige Fachverfahren die elektronisch bereitgestellten Daten verarbeiten kann, gegebenenfalls muss das HKR-System angepasst werden. Welche Anforderungen technisch geschaffen werden müssen, ist im Lastenheft definiert; grob umfassen sie das Einlesen der Datensätze, das Erzeugen des Bescheids, die Bekanntgabe über ELSTER-Transfer, das Monitoring sowie Ablage und Archivierung. Dieser Schritt dauert in der Regel drei Monate. Dann ist zwingend die Anbindung an ELSTER-Transfer im Eingangs- und Ausgangskanal auf einem Server erforderlich. Sofern nicht ohnehin ein solcher Account vorliegt, muss sich die Kommune einmalig kostenfrei registrieren; dabei kann es sinnvoll sein, dass jede Organisationseinheit mit einem eigenen Zertifikat arbeitet.

Die Kommune stellt anschließend in „Mein ELSTER“ die Verfahrensanträge zur automatisierten, standardisierten und sicheren Datenübermittlung. Dies ist erfahrungsgemäß innerhalb einer Woche erledigt. Danach erfolgt die technische Anbindung der Kommune durch die IT-Abteilung oder den IT-Dienstleister. Im Folgenden setzt der HKR-Hersteller das Lastenheft im Entwicklungssystem um. Hierfür sind drei Monate einzuplanen.

Zuletzt wird intern die Produktivschaltung vorbereitet. In diesem Zuge verproben Hauptnutzende das Testsystem. „Wichtig ist, die Tests IT-technisch und nach Fallgruppen gut vorzubereiten, um sicherzustellen, dass das HKR-System alle relevanten Anwendungsfälle korrekt abbildet. In diesen Zuge sollten Hauptnutzende umfassend im Umgang geschult werden. Kurz vor dem Go Live folgen Massentests im Echt-System mit Echtdaten und allen am Prozess beteiligten Mitarbeitenden“, erklärt Tim Reichling, Senior IT-Consultant bei der init AG für digitale Kommunikation.

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