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Wie ist Österreich das Thema Datenschutz angegangen?

Rund: Datenschutz hat oberste Priorität. Wir machen daher immer eine Datenschutzfolgeabschätzung, die auch auf österreich.gv.at abrufbar ist. Dabei werden mögliche Fehler, die Kommunikationswege der App und ähnliches überprüft. Zudem wurde die Anwendung bzw. die Datenschutzfolgeabschätzung der Datenschutzbehörde vorgestellt, die sich dediziert mit der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben beschäftigt. Darüber hinaus stellen wir diese der Datenschutz-Community zur Verfügung. So schaffen wir Transparenz.

Eine Anwendung bringt nichts ohne Nutzer. Wie lassen sich Bürger und Unternehmen am besten mitnehmen?

Rund: Ich habe die Anfänge miterlebt, als noch häufig gefragt wurde „Wozu braucht man das?“. Die Menschen waren skeptisch, viele wollten lieber auf das Amt gehen. Das hat sich geändert, als während der Pandemie die Ämter geschlossen und lediglich dringende Anliegen mit vorheriger Terminvereinbarung bearbeitet wurden. In dieser Zeit wurde auch die Möglichkeit stark genutzt, Volksbegehren online zu unterstützen. Daraufhin haben die Anmeldungen für die Handysignatur signifikant zugenommen. Einen zweiten Schub gab dann der Grüne Pass, in dem das Corona-Zertifikat hinterlegt war, die Zertifikate waren über ein Portal, das mit Handysignatur zugänglich war, abrufbar. Beides Anwendungen, bei denen der Nutzen für die Bürger sofort erkennbar waren. Manchmal muss man Unternehmen und Bürger aber auch in die richtige Richtung schubsen, indem man Services beispielsweise nicht mehr analog anbietet. Firmen müssen ihrer Informationspflicht etwa online über das Unternehmensserviceportal nachkommen.

Ein wichtiger Faktor ist zudem die Usability. So müssen die Services vollständig digitalisiert und daher Medienbruch-frei sein. Einige Verfahren konnten sogar automatisiert werden. Der Antrag auf Ausstellung einer Meldebestätigung beispielsweise. Diese kann man online beantragen, bezahlen und erhält sie innerhalb weniger Minuten in sein digitales Postfach zugestellt. Bei der Strafregisterbescheinigung muss das Register noch von einem Mitarbeiter überprüft werden, alles weitere ist jedoch digital möglich, so dass man die Bescheinigung in der Regel binnen Stunden im digitalen Postfach vorfindet. Dank der digitalen Amtssignatur ist sie dabei sowohl in digitaler als auch in ausgedruckter Form gültig. Damit das funktioniert, müssen die Amtswege davor jedoch auf den Prüfstand gestellt werden. Schlechte Verfahren sollten dann nicht einfach elektronisch nachgebaut, sondern entweder verbessert oder, wenn möglich, komplett weggelassen werden. Das gibt es bei uns etwa bei der antragsfreien Familienbeihilfe. Bei der antragslosen Arbeitnehmerveranlagung rechnet das System dahinter aufgrund der vorhandenen Daten hingegen die Höhe der (Rück-)Zahlung aus und der Nutzer kann der Summe zustimmen oder den Antrag noch bearbeiten.

Hat die Automatisierung von Prozessen Einfluss auf die Mitarbeitenden?

Rund: Ja, das sehe ich durchaus so. Für sie ist es eine Entlastung – auch in Hinblick auf den Fachkräftemangel und die anstehende Pensionierung der Generation Baby Boomer. Zudem werden Ressourcen nicht unnötig gebunden. Einen aufwendigen Zensus, der viele Mitarbeitende bindet, gibt es in Österreich beispielsweise nicht, stattdessen machen wir jährlich eine Registerzählung – automatisch.

Welche Schritte sind als nächstes geplant?

Rund: Es sollen mehr Ausweise digital zur Verfügung gestellt werden. Konkret geplant sind zunächst der Zulassungsschein, um eine vollständige Verkehrskontrolle abzubilden, sowie ein Altersnachweis Ein weiterer Fokus liegt auf dem Ausbau des Once-Only-Prinzips. Es soll möglich sein, mit einmaliger Eingabe seiner Daten während eines Vorgangs alle benötigten Daten aus den unterschiedlichen Registern zu ziehen. Die Informationen müssen dabei nicht einmal zwingend angezeigt werden, es reicht auch die Bestätigung, dass etwas nachgewiesen wurde. Zudem glaube ich, dass die Zukunft bei den mobilen Endgeräten, also Smartphones oder Tablets liegt. Ein Wandel von eGovernment zu mGovernment. Die Usability wird also nochmals an Bedeutung gewinnen.

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