Digitalisierung von Archiven Fürs Morgen bereit

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Deutschland ist Europameister. Und Weltmeister. Zumindest, wenn es um die Anzahl der archivierten Akten in der Öffentlichen Verwaltung geht. Diese endlosen Regalkilometer zu digitalisieren stellt eine Mammutaufgabe dar. Oder?

Wenn man im Duden das Wort „Superlativ“ nachschlägt, müsste eigentlich ein Bild des deutschen Bundesarchivs in Koblenz erscheinen. Schließlich verfügt es über mehr als 540 Regalkilometer an Akten. Zum Vergleich: Die Internationale Raumstation (ISS) bewegt sich in einem Orbit von etwa 400 Kilometern. Hinzu kommen rund 60 Petabyte an bereits digitalisierten Archivaten. Tendenz stark steigend. Pro Jahr kommen zwischen 12 und 15 Petabyte hinzu. Um diese neu anfallenden Daten herunterzuladen, wären 1.000 durchschnittliche deutsche Internetanschlüsse rund um die Uhr ­beschäftigt. Das Archivwesen hat eine lange Tradition in der Bewahrung und Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten, Informationen und kulturellem Erbe. Mit den beständigen technologischen Fortschritten, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) sowie der Digitalisierung im Allgemeinen, ergeben sich neue Möglichkeiten und Herausforderungen für die Archivierung. Doch nur weil ein Prozess innerhalb des Archivs digital abgebildet wird, bedeutet das nicht, dass diese neue Lösung per definitionem auch die effizientere Variante darstellt.

Step-by-Step zum Archiv

Das Archivwesen lässt sich seit jeher in fünf wesentliche Schritte unterteilen.Wer nämlich denkt, dass schlichtweg jedes „Stück Papier“, jede Akte, jeder Vermerk undifferenziert gescannt und so für die Nachwelt dauerhaft archiviert wird, irrt. Der sogenannte vorarchivarische Prozess beschreibt diejenigen Aktionen und Handlungen, die, wie es der Name schon nahelegt, vor dem eigentlichem Akt des Archivierens stattfinden. Dazu zählen unter anderem eine fundierte Beratung der Behörden durch Mitarbeiterinnen und ­Mitarbeiter des – für die Aufbewahrung in Frage kommenden – Archivs. Bei einem derartigen ­Beratungstermin werden den Verwaltungsfachangestellten Handreichungen und Schulungen zur Schriftgutverwaltung, der Aktenplanung sowie der Langzeitspeicherung von digitalen Unterlagen mit auf den Weg gegeben. Dadurch sollen in einem ersten Filter Re­dundanzen reduziert und bereits existierende Dubletten identifiziert werden.

Als zweiter Schritt auf dem Weg zur Archivierung steht die ­Bewertung von bestehenden Akten nach archivarischen Gesichtspunkten an. Dieser umfasst im ­Wesentlichen die Identifikation, Sammlung sowie die anschließende Überprüfung archivwürdiger Unterlagen. Unter anderem werden dabei die Kriterien „dauerhafter archivarischer und rechtswahrender Wert“, „Dokumentation eines besonderen Ereignisses“ oder „Funktionsbeschreibung einer öffentlichen Stelle“ berücksichtigt. Diese – durchaus zeitaufwändigen – Arbeitschritte können mittlerweile unter Zuhilfenahme von Klassifizierungsalgorithmen sowie sogenannter NLP-Technologie beschleunigt werden. NLP steht in diesem Zusammenhang für Natural Language Processing, also die Fähigkeit (einer Maschine), natürliche Sprache zu erkennen und iterativ zu verarbeiten. Dazu müssen „klassische“ Machine Learning ­Engines mit einem – auf das jeweilige Fachgebiet spezialisierten – Datensatz trainiert werden. Im Nachgang ergeben sich daraus zwei unterschiedliche Herangehensweisen. Diejenigen Akten, die für archivwürdig befunden werden, werden der Übernahme, die restlichen, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, der Aktenvernichtung – im Archivarjargon Kassation genannt – zugeführt.

Schritt drei stellt die sogenannte Bestandserhaltung dar. Hierbei werden von den Archivarinnen und Archivaren Maßnahmen durchgeführt, die sicherstellen, dass das Archivgut möglichst ohne­ Langzeitfolgen eingelagert, digitalisiert und archiviert werden kann. Zu diesen Maßnahmen zählen neben der Prävention auch die Reprographie sowie unter Umständen die Instandsetzung. Der Bereich Prävention ist hierbei selbsterklärend. Es wird versucht, sicherzustellen, dass das Archivgut unabhängig von äußeren Einflüssen, wie etwa Sonneneinstrahlung, Temperaturschwankungen oder Luftfeuchtigkeit gelagert wird. Zudem wird auf Schutz vor Schädlingen, der peniblen Umsetzung von Brandschutzmaßnahmen sowie Prävention vor Wasserschäden, Diebstahl und Vandalismus geachtet. Unter der Reprographie versteht man die rechtssichere Umwandlung von analogen zu digitalen Archivgütern mittels Fotografie. Der letzte Punkt der Bestandserhaltung stellt die Instandsetzung dar. Hierbei werden archivierte Dokumente und Unterlagen restauriert, gegebenenfalls deren Oberfläche gereinigt oder eventuelle Schäden repariert. Dies wird jedoch von Fall zu Fall neu bewertet und entschieden und orientiert sich zudem an den zur Verfügung stehenden Mitteln der Archive.

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