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Die KI nimmt Archivaren viel Arbeit ab

Auf technischer Seite kann insbesondere durch den Einsatz von hybriden Cloudlösungen dafür gesorgt werden, dass die Risiken für die langfristige Archivierung minimiert werden. Dr. Paolo Cecconi vom Stadtarchiv Chemnitz sagte zu diesem Thema beispielsweise, dass unerlässlich sei, „ die digitale Infrastruktur des Archivs für die digitale Welt vorzubereiten“. Ohne die entsprechende Infrastruktur seien jegliche weiteren Schritte nicht umsetzbar.

An vierter Stelle folgt im Archivierungsprozess die Erschließung. Darunter versteht man das Anlegen und Verwalten von sogenannten Findmitteln. Diese bilden die Bestandsstruktur eines Archivs auf einer Metaebene ab und gestatten eine stichwortspezifische Suche innerhalb der Archivalien. Derart klassifizierte und recherchierbare Bestände können auf diese Art und Weise auch – je nach Bedarf – in verschiedene historische Kontexte gesetzt oder losgelöst von ihren eigentlichen Strukturen betrachtet werden. Meistens werden Archivgüter zunächst händisch nach Herkunft beziehungsweise Entstehungsgeschichte katalogisiert. Unter Zuhilfenahme digitaler oder gar KI-basierter Tools sollen derartige Arbeitsschritte zukünftig der Vergangenheit angehören und Wissenschaftlern neue Sichtweisen auf Bestandsmaterial gewähren.

Im finalen fünften Schritt wird auf die Bereitstellung und Nutzung archivierter Dokumente eingegangen. Dank technischer Zugriffsbeschränkunge, wie etwa der Role Based Access Control (RBAC) kann zeit- und standortunabhängig die automatisierte Bereitstellung von Informationen gesteuert werden. Schließlich haben alle deutschen Bürgerinnen und Bürger laut Paragraph 10 Absatz 1 Bundesarchivgesetz das Anrecht – ein vorheriger Antrag vorausgesetzt –, Archivgut des Bundes und daraus resultierende Informationen ohne den Nachweis eines berechtigten Interesses zu nutzen. Das rechtskonforme Aufbereiten und Bereitstellen von Daten(sätzen) bildet daher – zeitlich betrachtet – einen Großteil des Arbeitsalltags von Archivaren ab.

Das Archiv der Zukunft

Denn Archive sind nicht nur für Organisationen und Institutionen von unschätzbarem Wert. Sie bewahren wichtige Dokumente und Daten über einen langen Zeitraum hinweg auf und sind in vielen Fällen die letzte Anlaufstelle für verloren geglaubte Informationen. Dank Künstlicher Intelligenz (KI) eröffnen sich stetig neue Möglichkeiten, Archive effizienter zu verwalten, zu durchsuchen, zu nutzen. In einem gemeinsamen Bericht von Bundesdruckerei und Possible stellen die Autorinnen und Autoren die Vorzüge, Möglichkeiten, aber auch die Risiken des Einsatzes neuartigen Technologien innerhalb des Archivprozesses dar. Laut ihnen könnten Archive durch den Einsatz von KI automatisiert werden. Dies würde zu einer signifikant beschleunigten Indexierung und Kategorisierung von Inhalten führen, wodurch den Archivarinnen und Archivaren mehr Zeit für andere Aufgabenbereiche verbleiben würde. Weiterhin seien KI-Algorithmen dazu in der Lage, Texte zu analysieren, relevante Metadaten zu generieren und je nach Anwendungszweck gewünschte Informationen zu extrahieren. Dies ermögliche es, Archive mit einer systematischen Struktur zu versehen und den Zugriff auf diese zu erleichtern. Darüber hinaus könne KI dazu beitragen, die Langzeitarchivierung zu optimieren, indem sie bei der Erkennung und Behebung von Datenverlusten oder ­-beschädigungen unterstützt.

Durch regelmäßige Überprüfungen und Analysen seien KI-Systeme geradezu prädestiniert, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Sicherung der Daten zu ergreifen. Dr. Maria von Loewenich vom Bundesarchiv in Koblenz betont allerdings auch, dass die digitale Transformation bei den Produzenten von potentiellem Archivgut dazu führe, dass die Methoden der archivischen Bewertung kritisch hinterfragt werden müssten. Das Fortführen von analogen Prinzipien könne der Qualität der Überlieferung schaden und sogar dazu führen, dass es zu inhaltlichen Verzerrungen komme. Archive gelten oftmals als verstaubt und antiquiert. In Zeiten von Desinformation und Fake-News sind sie jedoch wichtiger denn je und haben sogar das Zeug zum Innovationstreiber für die Öffentliche Verwaltung.

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