Maßgeschneiderte Digitalisierung für Behörden Eine Komplettlösung für die elektronische Akte

Vivento Digital Services (VDS) steht für Scan- und Archivierungsdienstleistungen auf höchstem Qualitätsniveau. Geschäftsauftrag ist die Digitalisierung von Dokumenten aller Art und jeglichen Formats, die in hohen Volumina und unterschiedlicher Q­ualität in Behörden und Verwaltungen anfallen.

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Zudem werden maßgeschneiderte Lösungen – speziell für die Bedürfnisse des Öffentlichen Sektors und der Dienstleistungsbranche entwickelt.Im Gespräch mit eGovernment Computing erläutert Christoph Bill, Leiter Digitalisierungsservices bei Vivento, Deutsche Telekom, das Dienstleistungsangebot.

Herr Bill, die Digitalisierung alter Aktenbestände stellt die Öffentliche Verwaltung immer noch vor große Herausforderungen. Womit haben die Behörden auf den verschiedenen Verwaltungsebenen besonders zu kämpfen?

Bill: Mit der Digitalisierung möchte die Verwaltung natürlich ihre Leistungsfähigkeit steigern, indem sie effizienter wird und dabei gleichzeitig Kosten senkt. Als besondere Herausforderung bei der Digitalisierung von bestehenden Akten sehe ich zum einen die rechtlichen Anforderungen an das Datenmanagement und zum anderen die passgenaue Abstimmung der Schnittstellen über die verschiedenen Verwaltungsebenen und Systeme hinweg.

Eine reibungslose Zusammenarbeit und die Vernetzung der verschiedenen Verwaltungsebenen müssen unbedingt gewährleistet bleiben. Insofern ist es absolut notwendig, für Behörden aller Größenordnungen zunächst den Umfang ihres Vorhabens und die Konsequenzen der Digitalisierung richtig einzuschätzen.

Die Digitalisierungsstrategie sollte daher auch in die Gesamtstrategie integriert werden. Die eingesetzte Technik sowie die Formate müssen kompatibel sein, sodass alle betroffenen Anwender auf die elektronischen Dokumente zurückgreifen können.

Die gewissenhafte und zweckorientierte Verschlagwortung der Dateien ist extrem wichtig, damit sie im Bedarfsfall schnell verfügbar sind. Gleichzeitig müssen sie alle Standards der Datensicherheit erfüllen.

Welche Rolle spielt bei der Digitalisierung von Akten die Nationale eGovernment-Strategie?

Bill: Die Digitalisierung von Akten legt den Grundstein für die Wirtschaftlichkeit und Effizienz aller Verwaltungsprozesse, wie es eben auch in der eGovernment-Strategie verankert ist. Insofern bildet sie die Voraussetzung für alle anderen Ziele, wie mehr Bürgerbeteiligung, Serviceorientierung, Nachhaltigkeit und geringeren Verwaltungsaufwand, weil ein Großteil der Bürokratie erst dadurch elektronisch erledigt werden kann.

Oberste Priorität hat in diesem Zusammenhang natürlich der Datenschutz. Mit elektronischen Daten muss sehr sorgsam umgegangen werden. Die Verwaltung muss für Transparenz sorgen indem sie die Nutzer über die Verwendung ihrer Daten aufgeklärt.

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