Anbieter zum Thema

Kodak Alaris Germany GmbH

Ceyoniq Technology GmbH

cit GmbH

Die verwendeten Geräte der Marke PFU (Fujitsu) – und insbesondere der mitgelieferte Scannertreiber – stammen aus einer Ausschreibung von Anfang des letzten Jahrzehnts und sind offenbar nicht mit der 2020 erworbenen Software „nscale“ des Herstellers Ceyoniq, die in mehreren Bundesländern, wie etwa Nordrhein-Westfalen erfolgreich eingesetzt wird, im vollen Umfang kompatibel. Aufgrund dessen müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedes gescannte Dokument mehrere Male anklicken und im Nachgang manuell per E-Mail versenden. Dadurch entsteht – im Vergleich zur direkten Bearbeitung der Papierversion – ein derart hohes Arbeitsaufkommen, dass alleine in Berlin Mitte elf Vollzeitkräfte ausschließlich mit diesem Aufgabenbereich beschäftigt sind. Bis zu 20.000 Dokumente wurden auf diese Art und Weise bislang täglich verarbeitet. Die Bezirksbürgermeisterin Stefanie Remlinger (B’90/Die Grünen) hat im Juli 2023 deswegen der Verwendung der E-Akte den Riegel vorgeschoben und sie bis auf Weiteres ausgesetzt.

Aus dem Berliner Abgeordnetenhaus drangen zudem Stimmen des Zweifels an die Öffentlichkeit, ob die E-Akte in ihrer jetzigen Form zukunftsfähig und dass der angepeilte Termin zur verpflichtenden Einführung zum Januar 2025 – Stand jetzt – mehr als nur sportlich zu betrachten sei. Und das obwohl die E-Akte eigentlich als Grundlage der Verwaltungsdigitalisierung und demnach als „too big to fail“ gilt. Einzelne Abgeordnete – unter anderem der Linken – forderten sogar eine vollständige Neuausschreibung des Basissystems E-Akte. Dies würde europaweit für Aufsehen sorgen und die Verwaltungsdigitalisierung Berlins um Jahre zurückwerfen.

Mögliche Lösungsansätze für den Public Sector

An welchem Punkt die Öffentliche Verwaltung den geradlinigen Pfad der Verwaltungsdigitalisierung verlassen hat und was geschehen muss, damit sie diesen wieder betritt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt jedoch verschiedene Lösungsansätze. Zum einen muss – nach Aussagen einiger Brancheninsider – eine strukturelle Verschlankung und ein generelles Umdenken in Sachen E-Akte in der Öffentlichen Verwaltung stattfinden. Alte Muster – insbesondere bezüglich der Querfinanzierung von kommunalen Projekten durch Landesmittel und aus föderalen Fördertöpfen des Bundes – müssten aufgebrochen werden, fordern wiederum andere. Der Königsweg könnte jedoch viel eher darin liegen, dass die kommunalen Verwaltungen einen Blick über den Tellerrand wagen und die Lösungen anderer, staatlicher Behörden adaptieren und nachnutzen. Es gibt nämlich durchaus funktionierende E-Akten Systeme in Deutschland – auch in Berlin. Um der Situation die Krone aufzusetzen, muss erwähnt werden, dass es diese funktionalen Systeme sogar in Berlin-Mitte gibt.

Das Jobcenter Berlin Mitte setzt bereits seit einigen Jahren auf den erfolgreichen Einsatz der E-Akte und kann beinahe den gesamten Büroalltag vorwiegend papierlos gestalten. Alle eingehenden Dokumente, Formulare und Bescheide werden zwar auch dort manuell in den Scanner gelegt – nach dem Beginn des Scanvorgangs geschieht der „Rest“ jedoch weitestgehend vollautomatisch.

Ein Zustand, den sich wohl auch Stefanie Remlinger für ihr Ressort wünschen würde. Der regierende Bürgermeister von Berlin Kai Wegner (CDU) hat im Verlauf der Debatte angekündigt, die Causa E-Akte zur „Chefsache“ machen zu wollen und bis zum Ende der Sommerpause konkrete Lösungsvorschläge darzubieten, um das Schreckgespenst Neuausschreibung aus der Welt zu schaffen. Allem Anschein nach wird nun der E-Akte, dem Grundstein der Verwaltungsdigitalisierung, nach Jahren des Müßiggangs endlich die gebotene – und ehrlicherweise längst überfällige – Aufmerksamkeit entgegengebracht. Eine erfolgreiche Umsetzung in Berlin könnte in Folge dafür sorgen, dass man dadurch auch deutschlandweit der flächendeckenden Einführung der E-Akte ein gutes Stück näher kommt. Schlussendlich ist jede Berliner Erfolgsgeschichte auch eine Erfolgsgeschichte für Deutschland

(ID:49681787)