SEAL Systems Druckerausschreibungen problemlos meistern

Alle vier bis fünf Jahre stehen die öffentliche Verwaltung und deren Rechenzentren vor einer Druckerausschreibung für Multifunktionsgeräte und Netzwerkdrucker. Meistens ist dabei das Ziel, den günstigsten Druckeranbieter ausfindig zu machen, Druckerlandschaften zu konsolidieren und Multifunktionsgeräte mit Zusatznutzen einzuführen. Wie Sie diese Herausforderung problemlos meistern, erklärt Ihnen André Schnibbe, Business Development Manager bei SEAL Systems, im folgenden Beitrag.

Am Anfang einer jeder Druckerausschreibung steht die Ermittlung aller notwendigen Informationen durch die jeweilige Fachabteilung, dem IT-Dienstleister der Rechenzentren. Das Ergebnis ist dann zumeist der selektive Ist-­Zustand. Häufig werden dabei gewachsene Strukturen und System­abhängigkeiten unterschätzt oder gar nicht betrachtet. Dazu zählen die Aufbereitung von Formularen und Reports durch die digitale ­Behörden-Plattform, die bestehende Druckinfrastruktur und der Rollout von Software auf den Client-­Systemen.

Anschließend werden System­häuser oder Druckerhersteller per Ausschreibung angefragt. Dies ­geschieht oft erst knapp vor dem Auslaufen der bisherigen Leasing-Verträge, sodass sich alle Beteiligten unter enormem Zeitdruck befinden. Im „worst case“ muss die Anbieterauswahl verschoben oder durch kurzfristige K.O.-Kriterien angepasst werden.

Viele Faktoren sind zu beachten

Damit Ihre Druckerausschreibung erfolgreich vonstattengeht, sollten Sie unbedingt die folgenden entscheidenden Punkte berücksichtigen oder sich unabhängig beraten lassen:

• Trennung bzw. separate Betrachtung von Hard- und Software-Kosten

• Trennung bzw. separate Betrachtung von fixen und variablen ­Kostenbestandteilen

• Eine hohe Standardisierung in der technischen Konzeption und in den Prozessen, zugeschnitten auf die individuelle Kunden­situation

• Eine ganzheitliche Betrachtung aller Komponenten, Prozesse und sonstiger Aspekte hinsichtlich Kompatibilität und Inter­operabilität

• Geeignete Definitionen von Managed Services und Service Levels hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, sinnvoller und passender Leistungsumfänge bzw. -inhalte sowie Schnittstellen

• Flexibilität und Skalierbarkeit sowohl im technischen Konzept als auch in der Vertragsgestaltung

Wurde die Ausschreibung transparent gestaltet, lassen sich alle Funktionen und Kosten nun objektiv auswerten. Dabei sind außerdem die kundenspezifischen Prozessanforderungen an ein professionelles Output Management zu betrachten. Diese können meist durch die gelieferten Softwaretools der Druckerhersteller nicht gelöst werden. Zum einen fehlt die herstellerübergreifende Integration aller Druckermodelle, zum anderen wünschen sich viele Unternehmen eine unabhängige Systemschicht, die auch nach der nächsten Ausschreibung Bestand hat.

Reduzierter Aufwand durch Output Management

Durch den Einsatz unseres Output Management Systems PLOSSYS^® netdome wird die ­Herstellerabhängigkeit von Endgeräten aufgelöst und außerdem die elektronische Verteilung einbezogen. Von da an ist ausschließlich ein Vergleich von Hardwarekomponenten notwendig. Mit der Verwendung der zentralen Druckerverwaltung easyPRIMA von SEAL Systems wird außerdem die Übersicht und Pflege sämtlicher Druckerqueues stark ver­einfacht. Ein Rollout bzw. die Aktualisierung der Drucktreiber auf Windows-, Citrix-, und Terminal-Server Clients ist nun nicht mehr notwendig, da das Ausgabe­management die neuen Drucker erkennt und einfach übernimmt. Somit werden Aufwände zur Zertifizierung von Druckertreibern und der gesamte Software-Rollout eingespart.

Gleichzeitig verwendet der End­anwender die immer gleiche Oberfläche unseres generischen Druckertreibers. Somit können auch heterogene Druckerlandschaften einfach und effizient betrieben werden. Durch ein zentrales Fleetmanagement behält das Rechenzentrum der Öffentlichen Verwaltung den Überblick über die tatsächlichen Verbrauchskosten (Pay per Page), den anstehenden Materialbedarf und den Techniker­einsatz. Ein Vergleich der Abrechnungskosten unterschiedlicher Drucker-Leasinganbieter schafft Transparenz.

Integration zusätzlicher Funktionalitäten

Zusätzlich können weitere sinnvolle Funktionen integriert werden:

• Erweiterung und Aktivierung der Secure- und PickUp-Printing Funktion

• Aktivierung der Druckdaten-Verschlüsselung per IPP over SSL

• Einführung von integrierten Fleetmanagement-Lösungen

• Erweiterung von embedded Client-Lösungen, mit integrierter Business Process Management Komponente für die neuen Multi-Funktions-Drucker (MFP)

• Einbindung in bestehende Asset- und Incident-Management-Systeme

Vorteile und Mehrwerte eines zentralen Ausgabemanagements:

• on Premise oder als hochskalierbare Cloud-Lösung

• Prüfung der Kompatibilität der favorisierten bzw. Testdrucker über unsere Treiberdatenbank

• Einsparung von Rollouts für Druckertreiber auf Clientsystemen

• Druckerneutrale Aufbereitung aller spezifischen Formulare

• Regelbasierte Druckverteilung inkl. Priorisierung des Druck­datenstroms

Mit den Lösungen von SEAL Systems bleiben Sie unabhängig von jeder Druckerhardware. Das spart Ressourcen und entlastet die Mitarbeiter im IT-Betrieb. Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns an! Gerne finden wir mit Ihnen den passenden Weg, damit Ihnen Druckerausschreibungen in Zukunft kein Kopfzerbrechen mehr bereiten!

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