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DMS- Anforderungserhebung

Sind die organisatorischen Projekt-Voraussetzungen geschaffen, geht es darum, die fachlich/funktionalen und IT-technischen Detailanforderungen für eine DMS-Lösung zu erheben. Für ein DMS gibt es keinen allgemeingültigen funktionalen Standardumfang (siehe Artikel Tipps zur Auswahl einer DMS-Lösung), daher ist es in dieser Phase entscheidend, die Besonderheiten des Funktionsumfangs einer Lösung zu identifizieren, bei denen sich a) die Angebote am Markt unterscheiden und b) die für die Lösung wichtig sind.

Typische Beispiele, die beide o.a. Merkmale erfüllen:

• Fachakte/Sachakte/Aktenplan und Einsatzfelder, wo ein Aktenplan gar keine Rolle spielt (z. B. Ordnungssystem der Fachsysteme),

• Signatur: systemgestützte Authentifizierung, fortgeschrittene (eher selten, falls überhaupt) bzw. – wenn zwingend notwendig – qualifizierte Signatur,

• Verfügungen, Adhoc-unstrukturierte Workflows und deren Abgrenzung zu den Vorgangsbearbeitungsverfahren in Fachverfahren,

• Integration spezifischer, nur im öffentlichen Bereich vorkommender Fachverfahren und -Portalanwendungen,

• Berücksichtigung besonderer Ausstattungsmerkmale wie barrierefreier Client-Komponenten, paginierter Aktendruck, Aussonderungsverfahren für Langzeitarchivierung, Berücksichtigung – wenn unvermeidbar – von Richtlinien wie BSI TR-RESI­SCAN und BSI TR-ESOR bzw. Schaffung von regelkonformen Wegen, diese zu vermeiden.

Eine Reihe von Anforderungen, die im Vorprojekt häufig übersehen werden und im Implementierungsprojekt dann zu überraschenden Nachforderungen führen, sind:

Integration in externe Anwendungen. Es gibt nicht „DIE“ Integration. Der Begriff Integration kann stehen für:

• Verknüpfung von Eingangs­dokumenten (aus Scanner oder E-Mail etc.) mit Fachverfahren in den Ausprägungen frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen.

• Verknüpfung von Ausgangsdokumenten zur automatischen Veraktung von Individual- oder Massenausgangspost.

• Datenabgleich zwischen DMS und Fachverfahren entweder zur Unterstützung bei der Erfassung oder zur Befüllung von „Aktendeckel“ oder Dokumentattributen.

• Aufruf von DMS-Funktionen aus einer Fachanwendung, wie Anlegen einer Akte, Setzen und Ändern von Attributen, Ablegen und Holen von Dokumenten etc. Hierfür gibt es außer der wenig verbreiteten CMIS-Schnittstelle und außerhalb von SAP keinen Standard.

Berechtigungssteuerung zur Sicherstellung, dass die Zugriffsrestriktionen der Fachanwendungen auf die DMS-Akte durchgereicht werden. Hier bestehen häufig auch Anforderungen zur temporären Berechtigung von Personen oder Gruppen, also andere Bereiche, Revision etc. (Stichwort „ämterübergreifendes Arbeiten“) und manchmal sogar die (temporäre) Berechtigung Externer.

Modellierung und Implementierung von Dokumenten-Workflows wie beispielsweise

• beim Frühen Scannen und dem nachfolgenden Attribut-basierten Weiterleiten in die Workflow-Postkörbe entweder der Fachanwendung (wenn diese über eine Workflow-Arbeitsliste verfügt) oder in den DMS-Postkorb.

• Verfügungsworkflows sowie Genehmigungs- und Freigabe-Workflows. Das immer unter Berücksichtigung der Abgrenzung zu den vorhandenen Vorgangsbearbeitungssystemen.

Die DMS-Anforderungserhebung wird z.B. von Zöller & Partner über fertige Checklisten unterstützt, um den Prozess zu beschleunigen. Man fängt nicht „auf der grünen Wiese“ an, sondern nutzt bereits erprobte Werkzeuge. Ein weiterer Vorteil ist, dass die konkret zu lösenden Probleme benannt und ­priorisiert werden, um die tatsächlichen Nutzenpotentiale erkennen zu können.

Dokumentenmanagement

DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 2

Archiv und DMS-Lösungen häufig bereits im Einsatz

In öffentlichen Verwaltungen wird mittlerweile im Rahmen der Aufnahme der IT-Anforderungen festgestellt, dass es historische Altsysteme gibt, die sehr häufig auf die Einsatzfelder Registratur oder Archivierung begrenzt sind. Solche Altsysteme sollten im Rahmen einer verwaltungsweiten DMS-Lösung berücksichtigt werden, um im Team entweder die Migration zu planen oder einen bewussten Weiterbetrieb im begrenzten Einsatzfeld für eine definierte Dauer zu gewährleisten. Gegebenenfalls eignet sich aber die vorhandene DMS-Plattform bei entsprechendem Ausbau für den Einsatz als verwaltungsweite DMS-Lösung und es muss nicht zwangsläufig zu einer Neuanschaffung, sondern nur zu einer Nachbeschaffung kommen. In diesem Fall ist es ratsam, die bestehende Lösung mit den ­erhobenen fachlich/technischen Anforderungen abzugleichen oder in einem Markterkundungsverfahren zu überprüfen.

Der Autor: Ulrich Gerke, Zöller & Partner GmbH

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