Stichwort „Neue Normalität“ Digitalisierungsschub für Kommunen

Die Herausforderung, ihre Prozesse zu digitalisieren, stellt viele Verwaltungen vor große Probleme. Dabei ist der Einstieg ins eGovernment gar nicht so schwer, wenn bereits vorhandene Infrastrukturen effizient und effektiv genutzt werden.

Langsam sackt es ins Bewusstsein: Wir haben keine andere Wahl, als uns an die „Neue Normalität“ zu gewöhnen, auf die uns Politiker und Virologen seit Monaten einschwören. Dass diese neue Normalität nicht zwangsläufig negativ besetzt oder mit Einschränkungen verbunden sein muss, beweist der enorme Digitalisierungsfortschritt im öffentlichen Sektor.

Prozesse, die jahrelang im Dämmerzustand verharrten, erhielten unter Zeitdruck endlich die nötige Aufmerksamkeit. Eine Schlüsselrolle spielen dabei insbesondere die Prozess­automatisierung und das Dokumentenmanagement.

„Die Corona-Krise hat gezeigt, was plötzlich alles geht, wenn es nur muss. Was zuvor kaum möglich schien, wurde von heute auf morgen Wirklichkeit. Viele Städte und Gemeinden legten den Schalter auf Digitales Rathaus um. Das lief nicht immer reibungslos, aber die Erkenntnis war überall gleich: Die Digitalisierung ist weder Spielerei noch Luxus, sondern ein Pflichtprogramm für den gesamten öffentlichen Sektor“, macht Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom, deutlich.

Dass die Herausforderungen der vergangenen Monate der Digitalisierung einen ordentlichen Schub verpasst haben, bestätigt auch die Mehrheit der vom Bitkom und dem Deutschen Städte- und Gemeindebund befragten Digitalisierungsverantwortlichen und BürgermeisterInnen. 88 Prozent der Kommunen sehen in der Pandemie einen Digitalisierungstreiber, mehr als die Hälfte will das Digitalbudget für 2021 teilweise kräftig erhöhen, zahlreiche neue Digitalisierungsprojekte wurden als Reaktion auf die Krise bereits verwirklicht. 44 Prozent der Städte und Gemeinden haben die Digitalisierung ihrer Prozesse auf die Agenda gesetzt und möchten unter anderem eine elektronische Aktenführung und digitale Ratsarbeit umsetzen.

Obwohl die Digitalisierung fast ausschließlich als Chance gesehen wird, zählt die Bewältigung der digitalen Transformation für jede dritte Kommune aktuell dennoch zu den größten Herausforderungen. Fakt ist: Kommunen digitalisieren sich nicht von selbst. Eine erfolgreiche Transformation braucht maßgeschneiderte Lösungen, die eine behördenübergreifende Vernetzung samt Prozessautomatisierung ermöglichen und zugleich höchsten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien gerecht werden.

Doch wie lässt sich der Transformationsprozess am effektivsten vorantreiben? Sinnvoll ist es, bei der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur anzusetzen, denn Neuanschaffungen und die damit verbundenen Freigabe- und Implementierungsschleifen kosten Zeit (und Geld) und können den Digitalisierungsprozess unnötig verzögern. Dabei lassen sich bereits bestehende und bewährte Technologien mit innovativen Unified-Messaging-Lösungen in die digitale Welt transferieren, eine Fülle neuer Funktionen gibt es im Idealfall obendrauf.

Bewährtes Tool im neuen Kleid

Geradezu prädestiniert für die beschriebene Transformation ist eine Kommunikationslösung, die in nahezu jeder Behörde zur Grundausstattung zählt: das Fax. Werden Faxserver durch ein Software-Update in die IP-Welt migriert, stehen unmittelbar neue Features zur Verfügung. Statt in geringer Schwarz-Weiß-Auflösung gehen die versendeten Dokumente im Original – also in Farbe und samt Metadaten – als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein.

Auch die Transfergeschwindigkeit ist um ein Vielfaches höher als beim analogen Fax. Die so digitalisierten Dokumente können anschließend frei von Medienbrüchen bearbeitet oder in BPM-Systeme integriert werden.

Eine Lösung, mit der die IP-Migration des Faxservers unkompliziert vonstattengeht, ist die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie verbindet das bereits vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Fax, Next Generation Document Exchange, SMS und Voicemail zu einer innovativen und umfassenden Unified-Communications-Lösung. Das Ergebnis sind ein manipulations- und rechtssicherer digitaler Dokumentenaustausch und die Möglichkeit, zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäfts­prozessen in der Verwaltung zu automatisieren.

Manipulationssichere Alternative zur E-Mail

Wie wichtig ein manipulationssicherer Dokumentenaustausch ist, macht auch die steigende Anzahl an Hackerangriffen auf Ämter und Behörden deutlich. Bislang geriet die digitale Kommunikation hier an ihre Grenzen, denn Dokumente können auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger leicht manipuliert werden. Diese Sicherheitslücke schließt nun die OfficeMaster Suite 7DX über ihr Feature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX).

Unter Einsatz von NGDX werden Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF versendet, empfangen und archiviert. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben dabei erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht. Dieser hat selbst vor Gericht Bestand und zeigt jederzeit an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden.

Um zu verhindern, dass Dokumente mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX verschiedene Verschlüsselungstechnologien ein: Durch die asymmetrische und symmetrische Verschlüsselung werden sowohl das Dokument selbst als auch der Transportweg kodiert. Die optionale Anbindung an Private oder Public Blockchains schafft Revisionssicherheit und eine hohe Transparenz über den Austausch der Dokumente. Sie zeigt auf einen Blick, ob das erhaltene Dokument unverändert empfangen wurde. Die Kombination dieser Möglichkeiten legt die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor und macht NGDX zur ersten rechts- und manipulationssicheren E-Mail-Alternative.

System der farbigen Kennzeichnung

Dass NGDX Dokumente im Original und unter Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung überträgt, kommt auch einem System zugute, das sich über Jahre in Behörden etabliert und bewährt hat. Um in Freigabeprozessen den nötigen Überblick zu behalten, werden den jeweiligen Abstimmungsstufen bestimmte Farben zugeordnet. Dies erleichtert sowohl das Erkennen des Status quo als auch das Zuweisen der Dokumente an den korrekten Ansprechpartner und die Ablage in die entsprechende Akte. Ein effizientes und erprobtes System, das bei der Übermittlung von Dokumenten per Fax bislang an seine Grenzen gerät.

Da die herkömmliche Faxübertragung nur in schwarz-weiß möglich ist, gehen die farbigen Kennzeichnungen verloren, was mit zusätzlichem Aufwand verbunden und entsprechend fehleranfällig ist. Werden die Dokumente stattdessen per NGDX übermittelt, bleiben sämtliche Kennzeichnungen erhalten. Das Resultat sind ein digitaler Freigabeprozess und effiziente Workflows, welche die etablierten Kennzeichnungssysteme uneingeschränkt unterstützen und einen medienbruchfreien Abstimmungsprozess ermöglichen.

Vom papiergebundenen Prozess zur digitalen Freigabe

Um Manipulationen zu vermeiden, laufen zahlreiche Behördenprozesse nach wie vor in Papierform ab. Dokumente sind häufig im Original einzureichen und müssen im Anschluss manuell weiterbearbeitet werden. Dies lähmt sowohl die Mitarbeiter als auch die damit verbundenen Freigabeprozesse. Auch hierfür bietet NGDX eine digitale Alternative. NGDX ist in der Lage, hybride – von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen. Auf diese Weise lassen sich papiergebundene mit digitalen Prozessen verbinden. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen werden. Den Mitarbeitern in den Behörden steht somit eine effiziente, automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess zur Verfügung. Dieser wiederum legt die Basis für die eRechnung, deren Umsetzung seit April 2020 Pflicht für Behörden ist.

Durch den Einsatz und das Zusammenspiel von Scanner und OfficeMaster Suite können überall dort, wo noch mit Papier gearbeitet wird, Dokumente im Original gescannt werden. Diese werden um Metadaten angereichert und liegen dann über den Versandweg NGDX digital zum Weiterverarbeiten vor.

Homeoffice – Arbeitsalltag in der Neuen Normalität

Wie wichtig die Digitalisierung für ein Fortführen des Geschäftsbetriebs im Krisenfall ist, führt uns die „Neue Normalität“ mehr denn je vor Augen. Glücklich schätzen können sich all jene, deren Tätigkeitsfeld und IT-Infrastruktur ein Arbeiten von Zuhause aus erlaubt. Auch die Verwaltung blieb nur deshalb einsatzfähig, weil sie erstmals in größerem Stil Homeoffice ermöglichte. Rund 67 Prozent der Beschäftigten auf Bundesebene, 55 Prozent bei den Ländern und 37 Prozent in den Kommunen arbeiteten zeitweise von zu Hause aus, wie eine Studie der Beratungsagentur Next Public für den Beamtenbund zeigt.

Mit der alleinigen Verlagerung ins Homeoffice ist es allerdings nicht getan. Ein effizientes Arbeiten ist nur möglich, wenn der Dokumentenzugriff gewährleistet ist. Schriftstücke, Skizzen aber auch Sprachnachrichten müssen verlässlich empfangen und versendet werden. Erfolgsentscheidend ist, dass die Arbeitsprozesse sicher, uneingeschränkt und verlustfrei aufrechterhalten bleiben.

Alles Voraussetzungen, die unter Einsatz der OfficeMaster Suite 7DX erfüllt sind. Zudem lässt sich die Lösung standortunabhängig und auf jedem Endgerät betreiben, auch Voicemail ist bereits inbegriffen.

Auch der Tatsache, dass in vielen Behörden aktuell rund um die Uhr gearbeitet wird, trägt die Lösung Rechnung, indem sie sich an mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets koppeln lässt. Behördenmitarbeiter können so absolut unabhängig von ihrem Standort agieren. Zeitgleich sind der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten der Workflows garantiert.

Die OfficeMaster Suite 7DX unterstützt also Behörden und Verwaltungen dabei, den digitalen Weg erfolgreich weiter zu beschreiten und das Potenzial der „Neuen Normalität“ für sich zu nutzen. Sie lässt sich behördenübergreifend einsetzen, macht Insellösungen obsolet und die durchgängige Bearbeitung von digitalen Dokumenten möglich.

*Der Autor: Stephan Leschke, CEO, Ferrari electronic AG.

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