Die Einführung der E-Akte in Sachsen und Thüringen Digitalisierungsprojekte als Chance auf Veränderung

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Während einige Verwaltungen bereits Fortschritte bei der Einführung der E-Akte gemacht haben, stehen andere noch vor Herausforderungen. Ines Krauspe ist Projektleiterin beim kommunalen IT-Dienstleister für Mittelsachsen, dem „Zweckverband Kommunale ­Informationsverarbeitung Sachsen“ (KISA). Seit 16 Jahren berät sie dort zur Einführung der E-Akte. In einem Interview gibt sie nun Einblicke in die aktuellen Entwicklungen und betont, wie wichtig eine gezielte Begleitung sowie die Nutzung von Erfahrungen sind.

Wo genau liegen beim KISA Ihre Themenschwerpunkte?

Krauspe: Grundsätzlich geht es um die Einführung der E-Akte. Die Schwerpunkte liegen auf der ­Digitalisierung von Eingangs­dokumenten – also allem, was derzeit noch in Papierform eingeht. Ziel ist es, diese sinnvoll zu ersetzen, zu scannen und in die E-Akte zu übertragen. Wir empfehlen nicht nur das Dokumentenmanagementsystem (DMS) selbst, sondern auch die Gestaltung der Arbeitsprozesse in der Verwaltung. Dabei fragen wir, wie die aktuellen Abläufe sind und wie sie mithilfe des DMS effizienter und transparenter gestaltet werden können.

Perspektivisch streben wir auch ­eine gewisse Automatisierung an, doch bei den kleinen Verwaltungen sind wir in dieser Hinsicht noch nicht weit fortgeschritten. Hier fehlt oft die grundlegende Basis, die in vielen Fällen das Dokumentenmanagementsystem darstellt. Wenn digitale Akten nicht geführt werden oder noch nicht existieren, ist es schwierig, digitale Dokumente so abzulegen, dass sie unveränderbar sind und nachweislich dem Original entsprechen.

Veranstaltungsrückblick: 20 Jahre KISA

Die digitale Zukunft für Mitteldeutschlands Kommunen

Wie viele Kommunen betreuen Sie?

Krauspe: Als einzelne Projektleiterin habe ich derzeit 18 laufende Projekte in Mitteldeutschland, hauptsächlich mit Landkreisen, die sehr gut zusammenarbeiten. Die anderen Kollegen betreuen ebenfalls mehrere Projekte gleichzeitig. Ich würde sagen, sie haben zwischen 5 und 15 Projekte im Bereich Projektmanagement in den Verwaltungen. Dort beraten wir umfassend zu Themen wie DMS, Postbearbeitung, Aktenführung und den damit verbundenen Prozessen.­ Dazu gehören auch Geschäftsprozessautomatisierung, Workflows im Dokumentenmanagementsystem sowie Auswanderung und ­Archivierung am Ende der Aktenlaufzeit.

Sind unter diesen 18 laufenden Projekten sowohl kleinere als auch größere Kommunen?

Krauspe: Ja, wir haben das ein bisschen aufgeteilt. Persönlich betreue ich hauptsächlich große Kunden, also Landkreisverwaltungen und sehr große Städte. In Thüringen habe ich derzeit Projekte, ­während die anderen Kollegen unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Einige sind auf den digitalen Rechnungsworkflow spezialisiert, der oft als Einstieg in Sachsen dient. Von dort aus entwickeln sich häufig weitere Projekte in Richtung E-Akte.

Außerdem werden Schnittstellen zu Fachverfahren eingerichtet. Wie wir gerade beim Wohngeld gesehen haben, gibt es eine große Vielzahl von Fachverfahrensherstellern in den Kommunen, und überall dort müssen Schnittstellen, Anknüpfungspunkte und Austauschmöglichkeiten geschaffen werden.

Wie kommen die Kommunen denn voran? Gibt es viele, die Sie betreuen, bei denen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) noch fehlt?

Krauspe: Nein, das würde ich nicht sagen. Die Kunden kommen sehr gut voran. VIS ist ein System, das wir einsetzen und das sehr gut konfigurierbar ist – es lässt sich an die Anforderungen der jeweiligen Verwaltungsgröße anpassen. Das bedeutet jedoch auch, dass wir sie während des Einführungsprozesses gut begleiten müssen.

Ich sage oft zu meinen Kunden, dass wir darauf achten müssen, dass der „Schuh“ am Ende perfekt passt. Wenn er irgendwo drückt, werden sie ihn nicht tragen. Unser Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die der Verwaltung ermöglicht, ­effizient zu arbeiten und für die Zukunft gewappnet zu sein. Das bedeutet allerdings, dass ein E-Akte-Einführungsprojekt nicht in drei Monaten abgeschlossen ist.

Wir schauen uns die Arbeitsprozesse genau an und hinterfragen manchmal, ob sie so bleiben müssen oder ob es Alternativen gibt. Daher handelt es sich nicht um ein einfaches Rollout, sondern um einen Prozess, der intensiv besprochen werden muss. Die Einführung einer E-Akte ist ein Organisationsprojekt und kein IT-Projekt, bei dem einfach Software ausgerollt wird. Dafür benötigt die Verwaltung Ressourcen, um ihre organisatorischen Abläufe zu definieren und zu überdenken, insbesondere im Hinblick auf die digitale Arbeit.

Das größte Problem ist aus meiner Sicht, dass die Ressourcen in kleineren Verwaltungen noch begrenzter sind als in größeren. Dort liegt oft viel auf dem Tisch, und es müssen entsprechende Ressourcen beschafft werden – sowohl finanziell als auch zeitlich, um sich intensiv mit den eigenen Prozessen und Abläufen zu beschäftigen.

Sachsen

Quo vadis, OZG?

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