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Wie lange dauert es, bis ein Einführungsprojekt abgeschlossen ist?

Krauspe: Das hängt immer von der Größe der Verwaltung ab: Es macht einen enormen Unterschied, ob man eine Gemeinde mit 15 Mitarbeitenden oder einen Landkreis mit 1.500 hat. Das sind völlig unterschiedliche Projektstrukturen und zeitliche Umfänge.

Bei kleineren Verwaltungen ist ein Einführungsprojekt in der Regel innerhalb von sechs Monaten bis zu einem Jahr abgeschlossen. Wenn wir jedoch Schnittstellenentwicklungsprojekte haben, zieht sich der Prozess oft deutlich länger, da der Verwaltungshersteller ebenfalls seinen Beitrag leisten und Ressourcen aufbringen muss.

Zu den Ressourcen zählen also die finanziellen und zeitlichen Mittel, aber wahrscheinlich auch die Anzahl an Mitarbeitenden?

Krauspe: Ja, vor allem die personellen Ressourcen sind entscheidend. Auch wenn es in vielen Verwaltungen an Geld mangelt, sind es oft die personellen Kapazitäten, welche die Projekte verzögern. Denn die sind in den Verwaltungen deutlich stärker begrenzt.

Was raten Sie diesen Verwaltungen?

Krauspe: Zum einen können sie bestimmte Vorarbeiten leisten. Wenn ich in der Verwaltung meine Prozesse und Arbeitsabläufe genau kenne, fällt es leichter, zu erkennen, welche Prozesse nicht so effizient sind, wie wir es uns wünschen. An diesen Stellen setzen wir unsere Prioritäten. Gleichzeitig ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen und ­ihre Bereitschaft zur Veränderung ­aktiv zu fördern. Das ist ein entscheidender Punkt, da bestimmte Projekte manchmal ins Stocken geraten, wenn die Unterstützung fehlt. Damit diese Projekte nicht sogar gestoppt werden, weil jemand an die eigenen Grenzen stößt, ist ­Motivation nötig: Lust auf etwas Neues oder auch Akzeptanz.

Bieten Sie auch ein Produktportfolio an?

Krauspe: Genau, wir nutzen die Picture-Prozessplattform zur Modellierung der Prozesse und setzen VIS als Dokumentenmanagementsystem ein, das wir bei den Kunden einführen. Der Hauptschwerpunkt liegt auf der Einführung von VIS, das von der PDV als Dokumentenmanagementsystem angeboten wird.

Wie bewerten Sie die aktuelle Situation in den Verwaltungen?

Krauspe: Es ist schwierig zu sagen, wo genau es hakt, da die Situation in den Verwaltungen sehr unterschiedlich ist, je nach Struktur und Voraussetzungen.

Ich wünsche mir, dass Projekte als Chancen zur Veränderung und Weiterentwicklung genutzt werden. Es sollte nicht nur darum gehen, in alten Arbeitsprozessen verankert zu bleiben, sondern auch das Interesse und die Bereitschaft für Veränderungen und Neugestaltungen zu fördern. Die E-Akte sollte als Grundlage für alle weiteren Digitalisierungsprojekte schnell umgesetzt werden. Sie kann nicht einfach hintenangestellt oder aufgeschoben werden.

Welche Landkreise und Städte in Mitteldeutschland fallen Ihnen denn ein, die besonders gut vorankommen?

Krauspe: Eine Stadtverwaltung, die mir sofort einfällt, ist die Stadt Weimar. Sie ist extrem schnell bei ihren Projekten vorangekommen. Bei den Landkreisen sticht der Saale-Orla-Kreis und das Altenburger Land hervor, der bereits relativ weit fortgeschritten ist. In Sachsen haben der Landkreis Görlitz und der Vogtlandkreis seit vielen Jahren große Fortschritte gemacht. Das hängt damit zusammen, dass der Freistaat Sachsen vor zwölf bis 15 Jahren eine VIS-Lizenz als Landeslizenz erworben hat und diese den Kommunen als Basiskomponente zur Verfügung gestellt hat, wodurch die Kommunen vor über zwölf Jahren begonnen haben.

In Thüringen ist dies nicht geschehen. Seit 2019 führen wir deshalb viele Projekte in Thüringen durch, da das Thema E-Akte dort ebenfalls an Bedeutung gewinnt. Die Verwaltungen möchten schnell vorankommen und bauen auf die Erfahrungen von KISA. Es ist wichtig, dass sie von einem IT-Dienstleister begleitet werden. Beratung ist entscheidend, damit nicht jeder das Rad neu erfinden muss und vorhandenes Wissen und Erfahrung genutzt werden.

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