Sachsen „Digitalisierung ist kein Hexenwerk“

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Sächsischer Städte- und Gemeindetag e.V. (SSG)

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Frank Lichnok, Digital-Lotse im Sächsischen Städte- und ­Gemeindetag, bewertet auf dem KISA Forum 2024 in Dresden den Fortschritt in der Digitalisierung sächsischer Kommunen.

Als Digital-Lotse im Sächsischen Städte- und Gemeindetag (SSG) haben Sie einen umfassenden Überblick über die Lage und den Fortschritt im Bereich Digitalisierung der sächsischen Kommunen. Wie sehen Sie die aktuelle Situation?

Lichnok: In Sachsen sind 84 Prozent der Kommunen sehr klein. Diese haben unter 10.000 Einwohner, das bedeutet dann auch in der Verwaltung wenige Mitarbeitende. Die Herausforderung bei der Digitalisierung besteht darin, sich trotz des umfangreichen Tagesgeschäfts mit dem Thema auseinanderzusetzen.
In den letzten Jahren ist die OZG-Umsetzung medial sehr intensiv gespielt worden: Die Onlineanträge müssen fertiggestellt werden, aber das greift zu kurz. Das OZG ist für die Kunden der Verwaltung wichtig, weil Zugänge erleichtert und Anträge zu jeder Zeit und von jedem Ort eingereicht werden können. Doch wenn die internen Prozesse in der Verwaltung nicht optimiert und digitalisiert sind, dann bringt das OZG nicht den Nutzen, den es sollte.
Auch in Sachsen macht sich die demografische Entwicklung bemerkbar: In den nächsten zehn Jahren werden 30 Prozent der Mitarbeitenden nach und nach in den Ruhestand gehen – das ist die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht der Fachkräftemangel. Wir wissen: Wenn 10 Mitarbeitende in den Ruhestand gehen, werden wir nicht 10 Menschen neu einstellen können. Deshalb müssen wir uns jetzt Gedanken machen, wie die Verwaltungen ihre Aufgaben weiter erfüllen können, und zwar auch mit weniger Mitarbeitenden. Das wird nur gehen, wenn die Verwaltung intern digital gut aufgestellt ist. Dann können die Verwaltungen zukünftig von den Vorteilen einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung profitieren – und damit auch Bürgerinnen, ­Bürger und Unternehmen.
Im Moment kann ein Online-Antrag auch immer noch eine PDF-Datei produzieren, die in der ­Verwaltung landet. Für die Bürgerinnen und Bürger besteht der Mehrwert bereits darin, dass sie rund um die Uhr Leistungen beantragen können. Die Verwaltung profitiert davon vorerst nicht in vollem Maße, weil die Mitarbeitenden diese Anträge noch immer ­genauso wie Papieranträge abschreiben. Doch im Hinblick auf die demografische Entwicklung und dem Fachkräftemangel müssen wir dafür sorgen, dass der manuelle Aufwand wegfällt. Ziel ist letztlich eine durchgängige und effiziente Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Die Hindernisse für die meisten oder für die kleinen sächsischen Kommunen sind die Ressourcen: Das Tagesgeschäft konkurriert mit den Digitalisierungsvorhaben.

Was können Kommunen ­machen, um trotz des Tages­geschäfts im Digitalisierungs­vorhaben voranzukommen?

Lichnok: Wichtig ist, sich erst einmal klar zu werden, was die Ziele sind. Wie soll die Verwaltung in Zukunft aussehen und arbeiten? Warum ist das gut und wichtig? Diese Zielsetzung ist entscheidend, besonders wenn ein Vorhaben – in diesem Fall die Verwaltungsdigitalisierung – mit dem Tagesgeschäft um wichtige Ressourcen konkurriert. Darauf aufbauend wird ein Plan erstellt, eine digitale Agenda, die Schritt für Schritt abgearbeitet wird. So weiß ich genau: Wo stehe ich momentan, ­welche Ziele gilt es zu erreichen, und welche Schritte stehen als Nächstes an. Dann konsequent und stufenweise voranschreiten, selbst wenn es nur kleine Fortschritte gibt.
An dieser Stelle kommen wir als Digital-Lotsen-Sachsen ins Spiel: Wir unterstützen mit unserem ­Programm die Kolleginnen und Kollegen in den sächsischen Kommunen, die sich dem Thema Digitalisierung annehmen und aktiv sagen: „Ich kümmere mich ­darum.“

Gibt es denn einen Plan, der für alle Kommunen in Sachsen ­gelten kann?

Lichnok: Wir werden immer wieder gefragt, ob es die „eine Checkliste“ gibt oder den perfekten Plan. Die Antwort ist: Nein. Trotz gewisser Gemeinsamkeiten ist jede Verwaltung individuell. Was in einer Verwaltung von großem Nutzen ist, muss in einer anderen nicht denselben Effekt entfalten. Jede Verwaltung hat eine unterschiedliche Ausgangssituation und andere aktuelle Herausforderungen.

Daher muss auf die jeweilige Situation individuell eingegangen werden.
Letztlich geht es um die Zukunft der Verwaltung – eine Zukunft, die nicht delegiert werden kann. Wir unterstützen die sächsischen Kommunen bei der Planung und Zielsetzung und wir begleiten die Kolleginnen und Kollegen, die den Prozess vorantreiben, unsere Digital-Navigatoren und Digital-­Multiplikatoren.

Auf der nächsten Seite geht es weiter mit Fragen zu Best-Practices, der finanziellen Lage und spannenden Erfahrungen.

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