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Digitaler Beschaffungs- und Rechnungsworkflow

Was Bürger beim Besuch auf dem Amt nicht sehen, bindet die meisten Ressourcen: die verwaltungsinternen Prozesse. Diese sollten 2024 auf den Prüfstand gestellt werden, denn: Nur mit Neueinstellungen kann man dem Fachkräftemangel nicht begegnen. Einer dieser Prozesse, der in jeder öffentlichen Einrichtung elementar ist, ist der Rechnungsbearbeitungsprozess. Durch die Abbildung eines Rechnungsbearbeitungs­prozesses anhand einer workflowgesteuerten Software profitieren Verwaltungen von einem hohen Grad an Transparenz und Sicherheit, da die Dokumentation aller Prozessschritte digital erfolgt. Mahnungen und Rechnungsverluste werden vermieden.

Der papierlose Prozess verringert Kosten und die Durchlaufzeit bis zu einer gebuchten Rechnung. Das ERP-System als zentrale Lösung bietet die idealen Voraussetzungen für einen hohen Automati­sierungsgrad. Aufgrund von modulübergreifenden Daten, die im ERP-System liegen, können Prüfentscheidungen regelbasiert und transparent vom System über­nommen und so beispielsweise aufwendige Prüfschleifen reduziert werden.

Automatisierung von ­Prozessen

Die Automatisierung von digitalen Prozessen spart Aufwände und tritt dem Fachkräftemangel mit Effizienzsteigerung entgegen. Wo Routineprozesse automatisch durchlaufen und der Mensch nur in Ausnahmefällen tätig werden muss, bleibt Zeit für wichtigere Aufgaben. Beispielsweise kann durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen im zentralen Beschaffungs- und Rechnungs­prozess der manuelle Aufwand ­reduziert werden. Dafür definiert jede Organisation feste Regeln: Es gilt zum Beispiel, zuständige Prüfer anhand der Kostenstelle, Wertgrenzen oder bestimmte Warengruppen zu ermitteln. Auf dieser Basis werden die definierten Regeln automatisch ausgeführt. Mitarbeiter werden so von manueller Arbeit befreit.

Betrieb aus der Cloud

Am Thema Cloud beziehungsweise cloudbasiertem Betrieb führt 2024 nichts mehr vorbei. Durch die Virtualisierung und effiziente Ressourcennutzung einer Cloud können öffentliche Verwaltungen Kosten senken und ihre IT-Ressourcen optimieren, ohne auf ihre spezielle Infrastruktur verzichten zu müssen. Nur über Standardisierung und Automatisierung lassen sich die Effizienzen heben, um auch zukünftig noch komplexe Fachverfahren betreiben zu können.

Durch die branchenspezifischen und regulatorischen Compliance-Anforderungen ist das Thema Cloud im Verwaltungskontext besonders zu behandeln. Im Vergleich zu traditionellen On-Premises-Systemen bietet der Cloud­betrieb jedoch Vorteile wie eine höhere Sicherheit. Die Daten sind isoliert, der Zugang kann besser kontrolliert werden und Sicherheitsmaßnahmen können den ­spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung angepasst werden.

Offenes Mindset und Raum für Kreativität

Darauf, dass digitale und (teil-) ­automatisierte Strukturen nicht ausreichen, um die öffentliche Verwaltung zukunftsfähig zu machen, hat Prof. Sascha Friesike auf dem Kongress „Innovatives Management 2023“ eindrucksvoll hingewiesen. Ein weiterer entscheidender Faktor ist das Fördern von ­Kreativität.

Die Frage, wie Kreativität und Verwaltung miteinander vereinbar sind, gewinnt gerade in Zeiten ständig wechselnder Anforderungen und Rahmenbedingungen an Bedeutung. Der Ausbruch aus alten Denkmustern ist notwendig, um innovative Lösungen jenseits ­etablierter Strukturen zu ent­wickeln. Führungskräfte spielen dabei eine entscheidende Rolle, indem sie die Entfaltung von Kreativität aktiv fördern. Zwei Punkte, die Prof. Friesike angeführt hat, sind mir besonders im Gedächtnis geblieben:

• Gewähren Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Freiraum bei der Zielerreichung. Wenn Sie nur das zu erzielende Ergebnis und nicht den Weg dorthin vorgeben, fördert das sowohl Kreativität als auch Motivation.

• Schaffen Sie eine kreativitäts­fördernde Umgebung: Stellen Sie ein Umfeld zur Verfügung, das zur Kreativität einlädt. Neben genügend zeitlichen und personellen Ressourcen sind das vor allem geeignete Räume mit ausreichend Tageslicht. Auch die Möglichkeit, sich jenseits von Webkonferenzen zu treffen, steigert kreative Prozesse.

Neben der richtigen technischen Ausstattung und zur Kreativität befähigten Mitarbeitern, wird vor allem ein Führungsverständnis ­benötigt, das die Digitalisierung vorlebt und nicht verlangsamt. Um die Potenziale digitaler Lösungen voll auszuschöpfen, braucht es ein Führungsmindset, das Veränderungen vorantreibt und die Schaffung von Neuem anregt.

Fazit

In einem sind sich Bürger, Verwaltungsmitarbeiter und Entscheider der öffentlichen Verwaltung einig: Die Digitalisierung der Verwaltung muss Tempo aufnehmen. Nicht heute, nicht morgen, sondern am besten gestern.

Ende-zu-Ende-Digitalisierung, ein digitaler Beschaffungs- und Rechnungsworkflow, Automatisierung von Prozessen, Betrieb aus der Cloud und ein zeitgemäßes Führungsverständnis sind aus meiner Sicht die entscheidenden Hebel, die 2024 auf der Agenda der ­öffentlichen Verwaltung stehen sollten.

Wenn zukünftig mehr Behördengänge bequem von zu Hause per Mausklick erledigt werden können, profitieren alle. Die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter werden entlastet, während die Antragsstellenden Zeit für wertvolle Momente mit ihren Kindern oder die Extra-Gassi-Runde mit dem Hund gewinnen.

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