Fünf Punkte, die auf jeder Agenda 2024 stehen sollten Die Schlüssel für eine zukunftsfähige Verwaltung

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Ende-zu-Ende-Digitalisierung, digitaler Workflow, Automatisierung, Cloud sowie ein offenes Mindset braucht es, um die Verwaltungsmodernisierung voranzubringen.

Fast 2,5 Stunden – so lange dauert laut Bitkom ein Behördengang im Durchschnitt. Das ist viel Zeit, in unserer Welt, in der Zeitmanagement immer wichtiger wird, weil berufliche Aufgaben gemeistert werden müssen, der Hund nochmal raus will und die Kinder mit einem spielen möchten. Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, das heißt durchgängig digitale Abläufe vom Antrag bis zum Bescheid in öffentlichen Verwaltungen, könnten ­viele Prozesse verkürzen. In der Fläche haben öffentliche Einrichtungen mit der ganzheitlichen Digitalisierung ihrer Prozesse begonnen – es gibt aber immer noch viel zu tun. Viele Bürgerinnen und Bürger sind mit dem bestehenden digitalen Angebot öffentlicher Verwaltungen unzufrieden, wie u. a. der eGovernment Monitor 2023 zeigt.

Auf der anderen Seite des Schalters, bei den Beschäftigten im öffentlichen Dienst, herrscht zwar weitestgehend Zufriedenheit mit der Arbeit, jedoch würden nur 15 Prozent der Befragten der Studie „Barometer Digitale Verwaltung“ ihren Arbeitgeber weiterempfehlen. Zu dieser durchaus ausbaufähigen Attraktivitätsbewertung des öffentlichen Dienstes kommt der in den nächsten Jahren stark ansteigende Fachkräftemangel. Laut McKinsey & Company werden bis 2030 rund 840.000 Vollzeitstellen in öffentlichen Verwaltungen unbesetzt sein. Grund dafür ist der Renteneintritt von 1,5 Millionen Verwaltungsfachkräften bis 2030.

Verwaltungen müssen sich darauf einstellen, zukünftig mit weniger Ressourcen auszukommen. Daher lautet mein Rat für dieses Jahr: Nutzen Sie 2024, um die Weichen Richtung Prozessdigitalisierung und -automatisierung zu stellen. Aus meiner Sicht sind es vor allem fünf Punkte, die Sie 2024 auf der Agenda haben sollten.

Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Ende-zu-Ende-Digitalisierung, das ist die durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Sowohl Antragstellung, Bearbeitung, Entscheidung, Bescheid­erstellung und auch die Bescheidzustellung erfolgen vollständig ­digital. Zudem sollte auch beim Verlassen des „Happy-Path“, z. B. bei Rückfragen sowie Nachreichen von Dokumenten, die digitale Welt nicht verlassen werden.

Die durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird durch das Onlinezugangsgesetz 2.0 fokussiert. Da es sich derzeit noch in der parlamentarischen Abstimmung befindet, fehlen weiterhin konkrete Rahmenbedingungen des Gesetzgebers sowie Schnittstellen, die für die komplette Realisierung nötig wären. Da ist die Bundesregierung 2024 gefordert, Klarheit zu schaffen. Doch auch wenn derzeit noch nicht jeder Prozess komplett ohne Medienbrüche dargestellt werden kann, sollten Sie mit der Digitalisierung einzelner Prozesse anfangen, um den Anschluss nicht zu verlieren.

Öffentliche Anhörung

OZG 2.0 erfüllt Erwartungen nicht

Eine spannende Veranstaltung ­Ende letzten Jahres hat gezeigt, wie viel in kürzester Zeit geschafft werden kann, wenn die richtigen Menschen zusammenkommen: Der Hackathon des IT-Verbund Schleswig-Holstein. Dort trafen Kommunalvertreter mit Software-Herstellern zusammen, um gemeinsam geeignete Verwaltungsaufgaben und -abläufe zu automatisieren.

Ergebnisse des viertägigen Hackathons waren, dass einerseits konkrete Anträge wie der Fischerei­schein der Gemeinde Kronshagen und die Versammlungsanzeige der Stadt Neumünster vollständig digitalisiert und einsatzbereit vor­lagen. Andererseits zeigte sich, dass der sogenannte „Low-Code“-Ansatz Kommunen helfen kann, ihre Prozesse unkompliziert selbst zu digitalisieren.

Low-Code-Plattformen ermöglichen die Entwicklung von Software mithilfe visueller Design-Tools, ­ohne auf klassische textbasierte Programmierung zurückzugreifen. So werden Anwender befähigt, ­ihre Verwaltungsprozesse selbstständig und weitestgehend unabhängig von Softwareherstellern zu digitalisieren. Das ist aus meiner Sicht ein guter Weg, den es weiter zu verfolgen gilt.

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