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Verwaltung Der langsame Abschied von Ordner und Papier

Von Susanne Ehneß 2 min Lesedauer

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Bitkom e.V.
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Egal ob Dokumentation, Archivierung oder Kommunikation: Digitalisierung macht das Papier in weiten Teilen obsolet.

Bunt, aber platzbedürftig.(Bild: © azzedine – stock.adobe.com)
Bunt, aber platzbedürftig.
(Bild: © azzedine – stock.adobe.com)

Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. Wie weit die deutschen Unternehmen hierbei sind, hat der Bitkom untersucht. Die Ergebnisse dürften für digitalisierungsaffine Menschen ernüchternd sein: 32 Prozent der Firmen nutzen heute „deutlich weniger Papier“ als vor fünf Jahren, 40 Prozent nutzen immerhin „etwas weniger Papier“. Und knapp die Hälfte aller Befragten versteht sich selbst als „Nachzügler“ bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Ein Prozent gibt sogar an, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben. „Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, mahnt Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom.

Dennoch: Die Zahl der Aktenordner nimmt eher ab. Über die Hälfte der Unternehmen hat heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren, nur vier Prozent der Befragten haben mehr Ordner angeschafft, ein Prozent hat die Anzahl gar erhöht. Wo genau stehen die noch vorhandenen Ordner? Bei 94 Prozent in der Personalabteilung, bei 90 Prozent in der Buchhaltung oder im Controlling. Bei 82 Prozent stehen in der Geschäftsführung oder dem Management Aktenordner im Schrank. Deutlich weniger – 69 bzw. 65 Prozent – in Kundenservice/Vertrieb und Logistik.

Die Hälfte der Unternehmen bewertet sich hinsichtlich der Digitalisierung als „Nachzügler“.(Bild: Bitkom)
Die Hälfte der Unternehmen bewertet sich hinsichtlich der Digitalisierung als „Nachzügler“.
(Bild: Bitkom)

Die Vorteile digitaler Prozesse indes sind den Unternehmen wohlbekannt. Dies zeigt sich auch in der Umfrage: 94 Prozent möchten nachhaltiger werden, 92 Prozent wollen Kosten sparen, drei Viertel erhoffen sich effizienteres und transparenteres Arbeiten. Auch Argumente wie Entlastung, Wettbewerbsfähigkeit oder Attraktivität als Arbeitgeber wurden genannt. Ebenso wie der Zwang zum Wechsel: Acht von zehn Unternehmen gaben schlichtweg an, gesetzliche Vorgaben umzusetzen.

Ob die erhofften Potenziale digitalisierter Prozesse denn tatsächlich gehoben werden, steht auf einem anderen Blatt. Nur 58 Prozent der befragten Unternehmen sind der Meinung, ihr Management verfüge über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Papier wird auch bei der Kommunikation langsam, aber sicher durch digitale Alternativen ersetzt. 39 Prozent der Unternehmen nutzen sehr häufig oder häufig Briefpost, beim Fax sind es noch 18 Prozent. Elektronische Post hat sich durchgesetzt: 100 Prozent nutzen E-Mails.

Nicht ganz so eindeutig ist es bei der Telefonie: 94 Prozent kommunizieren per Smartphone, aber nahezu gleichauf mit 93 Prozent auch noch per klassischem Festnetz. Mitarbeiter- und Kundenportale werden immer beliebter: 53 Prozent gegenüber 47 Prozent im Jahr 2024 nutzen diese Form des Austauschs.

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