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Baden-Württemberg Das Virtuelle Amt in Schwäbisch Gmünd

Von Serina Sonsalla 2 min Lesedauer

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Online-Behördengänge mit persönlicher Beratung – dafür steht das Virtuelle Amt. Seit März bietet auch die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd ihre Onlinedienste über diese Plattform an.

Der Marktplatz in Schwäbisch Gmünd, Baden-Württemberg.(Bild: © Manuel Schönfeld – stock.adobe.com)
Der Marktplatz in Schwäbisch Gmünd, Baden-Württemberg.
(Bild: © Manuel Schönfeld – stock.adobe.com)

Das Virtuelle Amt bietet einen echten Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger: Denn besonders stark nachgefragte Verwaltungsdienstleistungen sind digital verfügbar – inklusive persönlicher Beratung per Video und Chat. Auch die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd im Osten Baden-Württembergs nutzt das Virtuelle Amt seit März 2025. Die neue Serviceoption wird dort von Bürgerinnen, Bürgern und Verwaltungsmitarbeitenden gleichermaßen gut angenommen.

Der Start mit dem Virtuellen Amt

Online-Termine sind gerade dann praktisch für die Bewohnerinnen und Bewohner, wenn der Beruf kaum Zeit für alltägliche Erledigungen lässt oder die Mobilität eingeschränkt ist. „Wir wussten, dass sich unsere Bürgerinnen und Bürger eine Online-Option zusätzlich zum Präsenzangebot wünschten“, sagte Bianca Stehle, Abteilungsleiterin des Bürgerbüros von Schwäbisch Gmünd. Deshalb startete die Stadt das Projekt gemeinsam mit den Mitarbeitenden, die dafür umfassend geschult wurden – und die Erfahrungen nach dem ersten Monat im Live-Betrieb waren positiv: Zuerst wurden Probeläufe innerhalb des Teams durchgeführt. Da diese sehr gut liefen, wurden schließlich auch die Bürgerinnen und Bürger miteinbezogen. Dabei konnten wertvolle Erfahrungen gesammelt werden – eine solide Basis, um nun die zentralen Vorteile des Virtuellen Amts mit persönlicher Beratung in den Blick zu nehmen.

Vorteile mit persönlicher Beratung

Das Verfahren ist vollständig Ende-zu-Ende digitalisiert. Vorgänge lassen sich dadurch deutlich schneller bearbeiten – in der Regel sogar innerhalb eines einzigen Termins. Für die Kommune ist das ein klarer Zeitgewinn.

Außerdem ist das digitale Angebot leicht zugänglich – benötigt wird lediglich ein internetfähiges Gerät. Ohne App oder Software-Installation können einfach und sicher Dokumente hochgeladen und direkt an das Amt übermittelt werden. Bürgerinnen und Bürger legitimieren sich zuvor einfach mit ihren Ausweisdokumenten. Auf diese Weise werden Ressourcen eingespart und die Umwelt geschont, da der Verbrauch von Papier und Druckertinte sinkt. Auch Zahlungen lassen sich direkt über die Plattform durchführen und können noch während des Termins beglichen werden.

Neben vielen weiteren Vorteilen bleibt die gemeinsame Bearbeitung der Anträge ein großes Plus: Denn die Menschen werden in Echtzeit und persönlich von Verwaltungsmitarbeitenden beraten. Während der Gespräche zeigt sich immer wieder: Wer seine Gesprächspartner sieht, versteht in der Regel besser, worum es geht.

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