Kolumne Cui Bono: Wer sind die Gewinner des KI-Einsatzes in der Verwaltung?

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In einer Zeit, in der Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend Einzug in die öffentliche Verwaltung hält, stellt Professor Dr. Dr. Niehaves die Frage, wer die eigentlichen Nutznießer dieser fortschreitenden Digitalisierung sind.

KI rettet die Welt! Oder zerstört sie. Das hängt davon ab, wen man fragt. Und wann. Und wie oft. Kurzum, wir stehen noch ganz am Anfang, die langfristigen Auswirkungen dieser Technologie zu verstehen. Diese Unsicherheit spiegelt das breite Spektrum an Meinungen und Prognosen wider, die sich um die Rolle der KI in unserer Gesellschaft drehen. Doch eines ist sicher: KI ist längst kein bloßes Zukunftsszenario mehr, sondern hat sich bereits fest in unserem Alltag etabliert, nicht erst seit dem Siegeszug von ChatGPT und generativer KI. Auch die öffentliche Verwaltung kann enorm von den diversen Möglichkeiten (generativer) KI profitieren. Viele Fachverfahrenshersteller, GovTech-StartUps, einige führende Verwaltungen und sogar öffentliche IT-Dienstleister basteln an ihren Visionen einer KI-gestützten öffentlichen Verwaltung. Und sie liefern. KI ist nicht mehr nur eine Idee, sie ist eine Realität mit immensem Disruptionspotenzial, die die Art und Weise, wie Verwaltungsarbeit geleistet wird, grundlegend verändern kann. KI ist hier, um zu bleiben.

Doch was bringt KI wirklich? Wenige Forschungsarbeiten haben hier so hohe Wellen geschlagen, wie die jüngst im September 2023 erschienene Harvard-Studie „Field Experimental Evidence of the Effects of AI on Knowledge Worker Productivity and Quality“ (Dell’Acqua et al., HBS Working Paper 24-013). Zwar fokussierte sich diese Studie auf Unternehmensberater und -beraterinnen, doch ihre Erkenntnisse lassen sich gut auf den Bereich der Wissensarbeit in der öffentlichen Verwaltung übertragen. Und die Ergebnisse sind beeindruckend: So erledigten KI-Nutzer 12,2 Prozent mehr Aufgaben, waren 25,1 Prozent schneller und in puncto Qualität 40 Prozent besser als ihre Kollegen ohne KI-Unterstützung. Dies bedeutet eine signifikante Reduzierung von Kosten und Bearbeitungsdauern, bei gleichzeitigem Anstieg der Qualität – ein Traum für jede Verwaltungseinheit.

Besonders beeindruckend ist der KI-getriebene Produktivitätsanstieg bei geringer qualifizierten Mitarbeitenden, der mit einem Plus von 43 Prozent zu Buche schlägt. Selbst bei hochqualifizierten Kräften wird im Rahmen der Studie eine Leistungssteigerung von 17 Prozent durch KI-Nutzung verzeichnet. Somit bietet KI Vorteile für alle Ebenen der Belegschaft, und angesichts der Herausforderungen des demografischen Wandels sowie des Fach- und Arbeitskräftemangels kann sie einen entscheidenden Beitrag leisten. Kleiner Wermutstropfen: Die genannten Produktivitätsgewinne gelten nur für Bereiche, die im Leistungsspektrum der KI liegen („inside the frontier“, wie es in der Studie heißt). Falls KI genötigt wird, außerhalb ihrer Grenzen Antworten zu generieren, produzieren die KI-Nutzenden Kollegen und Kolleginnen nur noch mit einer 19 Prozent geringeren Wahrscheinlichkeit korrekte Ergebnisse. Auch mit Blick auf dieses Ergebnis spricht vieles für spezifisch trainierte KI-Modelle, die sich mit klar umrissenen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung befassen, so wie sie aktuell auch an vielen Stellen entwickelt werden.

Doch wem nützt KI wirklich? Während die möglichen Vorteile für Bürger und Bürgerinnen nicht von der Hand zu weisen sind – schnellerer und bessere Services –, lohnt es sich, einen genauen Blick auf die Motivationslage der Verwaltungsmitarbeitenden zu werfen. Der anfängliche Enthusiasmus für KI ist aktuell unübersehbar, doch einschlägige Akzeptanztheorien enthüllen oft eine komplexere Wahrheit. Es mag unbequem sein, dies anzusprechen, aber in vielen Fällen spielen persönliche, ja sogar egoistische Motive eine wichtige Rolle. Mitarbeitende betrachten KI im Allgemeinen weniger als ein altruistisches Werkzeug zum Wohle des Staates, sondern vielmehr als ein Mittel, um auch ihren eigenen Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie erwarten, dass KI ihnen hilft, Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und letztlich einen persönlichen Nutzen zu erzielen. Dieser Aspekt ist entscheidend, um die praktische Akzeptanz und Nutzung von KI in der öffentlichen Verwaltung zu verstehen. Im Sales Talk zwischen KI-Anbietern und der Verwaltung schafft es diese Wahrheit naturgemäß selten ins Gespräch. Die Vorstellung, dass KI in der Verwaltungsarbeit ausschließlich aus selbstlosen Beweggründen genutzt wird, scheint ziemlich unrealistisch. Hier offenbart sich eine wichtige Dimension in der Diskussion um den KI-Einsatz: Es geht nicht nur darum, was KI leisten kann, sondern auch darum, welche konkreten Vorteile sie den sie Nutzenden bieten kann.

Wie sollte mit dieser Realität umgegangen werden? Hier bieten sich mehrere Ansätze an. Erstens könnten die Vorteile der KI-Nutzung primär bei der Verwaltung verbleiben, was bedeutet, dass die Mitarbeitenden unter Nutzung von KI schlichtweg mehr Aufgaben bewältigen müssten. Dieser Ansatz stößt jedoch auf die oben diskutierten Grenzen, besonders solange die effiziente Nutzung von KI noch nicht in der breiten Masse der Verwaltungsmitarbeitenden üblich ist. Zweitens besteht die Möglichkeit, die Mitarbeitenden durch Arbeitszeitreduzierung zu entlasten. Dieser Ansatz könnte besonders attraktiv sein, da er direkt auf die Produktivitätssteigerung durch KI reagiert: Wer seine Aufgaben schneller erledigt, erhält mehr Freizeit. Gab es da nicht diese Diskussion um eine 4-Tage-Woche? Allerdings wird dies in der deutschen Verwaltung aus arbeitsrechtlicher Sicht sicher nicht ohne Weiteres umsetzbar sein. Eine dritte und zunehmend diskutierte, kluge Option ist die Höhergruppierung. Mitarbeitende, die durch den Einsatz von KI von routinemäßigen Aufgaben befreit werden und sich anspruchsvolleren Tätigkeiten widmen können, könnten eine Höhergruppierung erfahren. Dieser Ansatz bietet sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Verwaltung – gerade im demografischen Wandel – einen klaren Vorteil: Er schafft Anreize für die Nutzung von KI und ermöglicht gleichzeitig, dass die Verwaltung von den Produktivitätssteigerungen profitiert.

Vor- und Nachteile haben all diese Lösungen und wir brauchen die Diskussion darüber, wer wie von den Vorteilen des KI-Einsatzes profitieren sollte, genau jetzt. Andernfalls werden sich manche Anfangsmotivationen erschöpfen und enttäuschte Mitarbeitende das Gefühl haben, mit einem freundlichen „Danke“ für Mehrarbeit, Mehrleistung und mehr Einsatz abgespeist zu werden. So viel Realismus muss drin sein. Die Frage ‚Cui bono?’ im Kontext der KI in der Verwaltung ist also nicht nur eine rhetorische, sondern eine zentrale strategische Überlegung. KI bietet eine Gelegenheit, die öffentliche Verwaltung effizient und zugleich gerecht zu gestalten.

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