Zweites Interkommunales bijeenkomst Brücken bauen für die Verwaltungsdigitalisierung

Anbieter zum Thema

SmartDocuments Deutschland GmbH

JCC Software GmbH

PICTURE GmbH

PROSOZ Herten GmbH

GISA GmbH

mehr weniger

Mein Videotermin Suite | Voigtmann GmbH

weniger

Am 27. März 2025 fand in Leer das zweite grenzübergreifende „Interkommunales bijeenkomst“ statt – ein deutsch-niederländisches Netzwerktreffen, das sich der kommunalen Digitalisierung widmete. Die Veranstaltung brachte Vertreter deutscher und niederländischer Kommunen aus der Ems-Dollart-Region im ostfriesischen Leer zusammen und setzte damit die im Vorjahr begonnene Initiative fort, den interkommunalen Austausch über Landesgrenzen hinweg zu fördern.

Deutsche wie niederländische Kommunen stehen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungen vor ähnlichen Herausforderungen, haben jedoch unterschiedliche Ansätze entwickelt, um diesen zu begegnen. Die grenzüberschreitende Zusammenarbeit ermöglicht es, von den Erfahrungen der Nachbarn zu lernen und bewährte Praktiken des jeweils anderen zu übernehmen. Organisiert wurde das Interkommunale bijeenkomst von der picture GmbH in Kooperation mit Smart Documents sowie der JCC Software GmbH.

Die Teilnehmer betonten während des Treffens ein ums andere Mal, wie wertvoll der Blick über den sprichwörtlichen Tellerrand sei. „Manchmal braucht es die Perspektive von außen, um festgefahrene Strukturen zu erkennen und neue Lösungsansätze zu entwickeln“, merkte einer der deutschen Teilnehmer während der Diskussionsrunde an.

Bildergalerie

Bildergalerie mit 7 Bildern

Das Herzstück des Netzwerktreffens bildeten drei Vorträge, die fundierte Einblicke in die Digitalisierungsstrategien und -erfahrungen verschiedener Kommunen gewährten.

Gemeinde Heerlen: Changemanagement als Schlüssel zum Erfolg

Karsten Hakkenbroek von der niederländischen Gemeinde Heerlen teilte Erkenntnisse aus der Digitalisierungsreise seiner Kommune. Den Fokus legte er auf das Changemanagement, welches sich als entscheidender Erfolgsfaktor herausgestellt hatte. Hakkenbroek betonte, dass technologische Veränderungen nur dann erfolgreich sein können, wenn die Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden und die Vorteile der Digitalisierung für ihre tägliche Arbeit erkennen.

Man habe früh festgestellt, dass die größte Hürde nicht die Technologie selbst sei, sondern vielmehr die Bedenken und der Widerstand der Mitarbeiter, betonte Hakkenbroek. Die Gemeinde Heerlen entwickelte daraufhin eine umfassende Kommunikationsstrategie, welche Transparenz in den Mittelpunkt stellte und regelmäßige Schulungen sowie Feedback-Runden beinhaltete. Diese Herangehensweise half den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, Ängste abzubauen sowie eine positive Grundeinstellung gegenüber der digitalen Transformation beizubehalten.

Insbesondere das „Digitale Botschafter“-Programm, bei welchem technikaffine Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen als Multiplikatoren und erste Ansprechpartner für ihre Kollegen fungierten, hätte spürbare Auswirkungen gehabt. Insbesondere hinsichtlich der Akzeptanzsteigerung gegenüber digitaler Lösungen sei diese Strategie durchaus effizient gewesen.

Landkreis Grafschaft Bentheim: Effizienzsteigerung durch Prozessmanagement

Die beiden Digitalisierungsbeauftragten des Landkreises Grafschaft, Nina Lögering und Franziska Löhr, präsentierten ihre Erfahrungen mit der Implementierung eines umfassenden Prozessmanagementsystems. Im Mittelpunkt stand dabei die systematische Erfassung, Analyse und Optimierung von Verwaltungsprozessen als Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung.

„Bevor wir über digitale Lösungen nachdenken konnten, mussten wir verstehen, wie unsere Prozesse tatsächlich ablaufen“, erläuterte Lögering. Erst hätte man identifizieren können, an welchen Stellen Digitalisierung den größten Mehrwert biete. Diese gründliche Vorarbeit zahlte sich aus: Der Landkreis konnte – laut Angaben der beiden Referentinnen – durch die gezielte Digitalisierung ausgewählter Prozesse signifikante Effizienzgewinne erzielen und die Bearbeitungszeiten in einigen Bereichen um bis zu 40 Prozent reduzieren.

Stadt Wiesmoor: Herausforderungen und Chancen des EfA-Prinzips

Lena Reiners, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wiesmoor, gewährte einen detaillierten Einblick in die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des EfA-Prinzips aus kommunaler Perspektive. In ihrem Vortrag beleuchtete sie sowohl die Herausforderungen als auch die Chancen, die diese gesetzlichen Vorgaben für kleine und mittlere Kommunen mit sich bringen.

„Die Anforderungen des OZG hatten uns zunächst vor große Herausforderungen gestellt“, berichtete Reiners. „Mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen mussten wir kreative Wege finden, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.“ Die Stadt Wiesmoor hatte dabei auf interkommunale Zusammenarbeit und die Nutzung von EfA-Lösungen gesetzt, um Synergien zu schaffen und Ressourcen effizient einzusetzen. Durch frühzeitige Nutzerbefragungen und kontinuierliches Feedback konnte die Stadt sicherstellen, dass die digitalen Angebote tatsächlich den Anforderungen der Zielgruppe entsprachen.

Gemeinsame Herausforderungen, gemeinsame Lösungen

Neben den formellen Präsentationen bot das Netzwerktreffen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zahlreiche Gelegenheiten für informellen Austausch. In Pausengesprächen und während der Networking-Sessions diskutierten die Teilnehmer intensiv über gemeinsame Herausforderungen und mögliche Lösungsansätze.

Nahezu alle kommunalen Vertreter berichteten hierbei von begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte. Weiterhin wurden verschiedene Strategien zur Priorisierung und zum effizienten Ressourceneinsatz diskutiert. Unter anderem die Bildung interkommunaler Kooperationen und die gemeinsame Nutzung von Infrastruktur und Fachwissen kamen zur Sprache. Bei einer Sache waren sich ebenfalls die meisten Anwesenden einig. Man müsse zukünftig noch stärker in den praktischen Austausch treten, um konkrete Projekte gemeinsam anzugehen. Bereits Anfang 2026, wenn das nächste Netzwerktreffen – diesmal in den Niederlanden – geplant ist, können die Pläne Wirklichkeit werden.

Live aus dem CDO-Zirkel

Von A wie Angst über L wie Lernen und M wie Mut zu Z wie Zukunft

(ID:50380124)