Fünf Erfolgsfaktoren der Digitalisierung

Bröckelt die digitale Fassade in der Verwaltung?

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Ressourcen schaffen – automatisieren

15 Stunden pro Woche, und damit zwei ganze Arbeitstage, investiert eine Führungskraft durchschnittlich in administrative Arbeiten wie eMail-Bearbeitung, Ausfüllen von Formularen oder Aktualisierung von Tabellen. Zu viel, denn das eigentliche Kerngeschäft leidet, Arbeitszeit und Geld gehen verloren. Wer heute noch seine Mitarbeiter mit aufwendigen Tabellenkalkulationen zur Dokumentation von Prozessschritten oder Statusberichten überfrachtet, muss umdenken.

Ein erster wichtiger Schritt, um bei der digitalen Transformation weiterzukommen, ist es, diese Routinetätigkeiten zu identifizieren, konsequent zu standardisieren und zu automatisieren. Nur so können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren. In allen Fachbereichen – wie Beschaffung, Personal, IT etc. – sollten digital durchgängige Prozesse gestaltet, implementiert und den Mitarbeiter Routineaufgaben auf Knopfdruck abgenommen werden.

Das Portfolio reicht hier von der Reisekostenabrechnung bis hin zum „Onboarding“, also den Vorbereitungen für den Start eines neuen Kollegen, zum Beispiel im Rahmen der Kapazitätserweiterung des BAMF. Dabei lässt sich auch identifizieren, für welche Arbeiten unnötig viel Zeit aufgewendet wird und wo die Produktivität der Mitarbeiter weiter gesteigert werden kann. Unter Effizienzgesichtspunkten sollte es beispielsweise auch der Vergangenheit angehören, Dateien per Mail zu verschicken, dann auszudrucken, zu bearbeiten, wieder einzuscannen und zurückzumailen – doch dieses Szenario ist häufig noch Realität.

In der Arbeitswelt von morgen jedoch geht es nicht mehr nur um den gegenseitigen Informationsaustausch, es geht um gemeinsamen Informationszugriff – bedarfsgerecht und just in time.

Self Services bereitstellen

Bislang wurde der Service-Begriff vorwiegend mit IT-Services in Verbindung gebracht. Jetzt geht es darum, in allen Fachbereichen einer Organisation Services für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen: „Everything-as-a-Service“ ist die Lösung der Zukunft, basierend auf einem einheitlichen Datenfundament. Dazu sind IT-gestützte Lösungen vonnöten, die alle Informationen und Tools auf einer Plattform bündeln und für jeden jederzeit bereithalten ).

Eine solche Plattform erlaubt es den Anwendern, Informationen quasi in Echtzeit zu erhalten. Denn es genügt nicht mehr, nur zu verstehen, was vor einer Woche war; es geht um die aktuellen Ereignisse der letzten Viertelstunde. Zudem können die Mitarbeiter dort Services auswählen und automatisch aktivieren, miteinander interagieren, Tätigkeiten in strukturierten Prozessen neu organisieren und damit die Qualität der Arbeit optimieren. Auf dieser zentralen Erfassungs-, Informations- und Interaktionsplattform kann jeder Daten ablegen oder abrufen. Mittels eines Service-Katalogs können Anwender oder Anfrager auf der grafischen Oberfläche auswählen, was sie benötigen.

Hinter dem Service-Katalog liegen durchgängige Service-Ketten mit Schnittstellen in alle Fachbereiche. Das Bereitstellen der Applikationen und Daten erfolgt dann über das Internet oder Unternehmensnetze. Zudem lassen sich auch Third-Party-Applikationen auf der Plattform integrieren, sodass die Nutzer zusätzliche Angebote erhalten, mit denen sie intuitiv und interaktiv arbeiten können. Die Verbindung von Service Automation und Plattformlösungen kann damit nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die Arbeitszufriedenheit des Teams – und das bei sinkenden Kosten.

Sicherheitslücken schließen

Datensicherheit ist zentrales Thema und hoheitliche Aufgabe für Behörden. Die Datenhaltung in Deutschland in hochsicheren lokalen Rechenzentren muss daher State-of-the-Art sein – mit einem Dienstleistungspartner, der Sicherheit und Verfügbarkeit gewährleistet. Automatisierungs- und Plattformlösungen sind aufgrund ihrer Komplexität meist Cloud-basiert – eine Tatsache, die bei vielen Behörden Vorbehalte hervorruft. Doch eine Cloud kann vollständig sicher sein.

Operational services betreibt die Plattformlösung von ServiceNow, die bei Unternehmen und Behörden im Einsatz ist, aus einer eigenen deutschen Cloud heraus. Alle Daten sind in hochsicheren Rechenzentren ausschließlich in Deutschland gespeichert und die Prozesse werden dort betrieben. Pro Mandant sind separate Kommunikationssysteme im Einsatz und die Daten sicher verschlüsselt. Die Konformität zu den deutschen Datenschutzbestimmungen ist damit gesichert.

Ein wichtiger Faktor für die Öffentlichen Verwaltungen, denn die Cloud-Lösung bietet ihnen viele Vorteile. Es entstehen keine zusätzlichen Investitionskosten für Personal, Hardware oder Software und technologisch abgesichert kann die Vision von der Verwaltung 4.0 tatsächlich Wirklichkeit werden.

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