gesponsertSicherheit, Cloud und Kommunikation im Fokus Digitalisierung in Kommunen 2025: Es geht voran

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Ferrari Electronic AG

Die Digitalisierung in Kommunen und Behörden in Deutschland bleibt auch 2025 ein zentrales Thema, da sie als Motor für Effizienz,­ Transparenz sowie Bürger- und Unternehmensnähe dient. In einer zunehmend vernetzten Welt stehen öffentliche Einrichtungen vor der Herausforderung, ihre Dienstleistungen nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. Besonders in Zeiten, in denen die Erwartungen an einen unmittelbaren und reibungslosen Zugang zu öffentlichen Services höher sind denn je, müssen Digitalisierungsprojekte nachweisen, dass sie auf diese Erwartungen einzahlen.

Digitalisierungsvorhaben sind unverzichtbare Bausteine, um auf die wachsende Komplexität von Regularien und Prozessen sowie die steigenden Anforderungen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen effektiv zu reagieren. Die digitale Infrastruktur ist die Lebensader moderner Kommunen.

Die Digitalisierung der öffentlichen Sektoren ist nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern auch eine Notwendigkeit, um zukunftsfähig zu werden und die Lebensqualität der Menschen nachhaltig zu verbessern. Bereits kleine Projekte können dazu einen erheblichen Beitrag leisten wie etwa Unified-Communications-Lösungen, die sich in bestehende Prozesse und Kommunikationslösungen integrieren, um die Kommunikation mit natürlichen und juristischen Personen zu vereinfachen.

Die digitale Transformation wird durch mehrere Schlüsseltechnologien geprägt, die auf die spezifischen Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes zugeschnitten sind und eine zukunftssichere Infrastruktur schaffen sollen. Ein zentrales Element ist die zunehmende Implementierung von cloudbasierten
Lösungen, die es ermöglichen, große Datenmengen effizient zu speichern und zu verarbeiten. Dies fördert die Flexibilität und Effizienz von Verwaltungsprozessen. Gleichzeitig gewinnen Open-Data-Initiativen an Bedeutung, da sie den freien Zugang zu öffentlichen Daten fördern und so die Transparenz und Bürgerbeteiligung stärken. Darüber hinaus setzen immer mehr Behörden auf Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere in Form von Chatbots und virtuelle Assistenten, um ihren Service zu optimieren. Routineanfragen können damit schnell und präzise bearbeitet werden. Diese Entwicklungen – Cloud, Open-Source und KI - werden durch den Ausbau sicherer und interoperabler digitaler Plattformen ergänzt, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten erleichtern und gleichzeitig den Schutz sensibler Informationen gewährleisten. Vielfältige Initiativen zeigen, dass der öffentliche Sektor in Deutschland bestrebt ist, durch gezielte digitale Innovationen den Anforderungen der modernen Gesellschaft gerecht zu werden und seine Leistungen grundlegend zu verbessern.

Sicher, effizient und ­zentral: Cloud-Lösungen für Kommunen

Cloud-Technologien bieten flexible, skalierbare und kosteneffiziente Lösungen, die es ermöglichen, große Datenmengen zentral zu speichern und zu verarbeiten. Dabei unterstützen sie nicht nur die Optimierung interner Prozesse, sondern auch die Bereitstellung besserer Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können kommunale Einrichtungen schnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren und ihre IT-Ressourcen dynamisch anpassen. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Nutzung ist die einfachere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden und Abteilungen, da Daten ortsunabhängig und in Echtzeit verfügbar gemacht werden können.

Cybersicherheit: Datenintegrität und ­Datenschutz als Pflicht

Um die Datenintegrität zu gewährleisten und den Schutz vor Cyberangriffen sicherzustellen, werden Behörden 2025 verstärkt auf mehrschichtige Sicherheitsarchitekturen setzen müssen. Diese umfassen auch den Einsatz von
fortschrittlichen Verschlüsselungstechnologien, um sensible Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Zudem werden Intrusion-Detection-Systeme (IDS) und Intrusion-Prevention-Systeme (IPS) implementiert, um potenzielle Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und abzuwehren.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Sicherheitsprotokolle ermöglicht es, Anomalien im Netzwerkverkehr automatisch zu identifizieren und darauf unmittelbar zu reagieren. Die Einführung von Zwei-Faktor-Authentifizierung und Biometrie bei der Zugriffskontrolle bietet zusätzlichen Schutz gegen unbefugten Zugang zu sensiblen Daten. Eine Konsequenz aus der gestiegenen Bedrohungslage, der IT-Komplexität und dem IT-Fachkräftemangel ist, dass Behörden spezialisierte externe Dienstleister mit der Überwachung ihrer Sicherheitsinfrastruktur beauftragen werden. Deshalb werden sich viele Behörden 2025 mit dem Thema Managed Security und Security Operations Center auseinandersetzen müssen.

Darüber hinaus spielt die Schulung von Mitarbeitern in sogenannten Security Awareness Trainings eine entscheidende Rolle, um das Bewusstsein für Cybergefahren zu schärfen und sicherheitsbewusstes Verhalten zu fördern.

Diese umfassenden Maßnahmen sind entscheidend, um das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen in digitale Behördendienste zu stärken und die digitale Transformation sicher zu gestalten.

KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten verbessern Bürgerservices

Im Jahr 2025 halten zunehmend KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten Einzug in die Kommunikation zwischen Einwohnern und Behörden. Diese Technologien bieten nicht nur eine effiziente und rund um die Uhr verfügbare Möglichkeit der Interaktion, sondern verbessern auch die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger durch schnellere und präzisere Antworten auf Anfragen. Chatbots können Routinefragen automatisiert bearbeiten, was es den Mitarbeitern in den Behörden ermöglicht, sich auf komplexere Anliegen zu konzentrieren.
Virtuelle Assistenten gehen einen Schritt weiter, indem sie personalisierte Unterstützung bieten und durch maschinelles Lernen kontinuierlich besser werden, um ihre Dienstleistungen zu optimieren. Die Implementierung dieser Technologien erfordert jedoch nicht nur Investitionen in die IT, sondern auch die Bereitschaft der Behörden, organisatorische Strukturen anzupassen und die Mitarbeiter für den Umgang mit diesen neuen Tools zu schulen. Letztlich tragen KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten wesentlich dazu bei, die Effizienz und Qualität des Bürgerservices zu erhöhen und die digitale Transformation in deutschen Kommunen und Behörden voranzutreiben. Darüber hinaus spielen sie eine entscheidende Rolle bei der barrierefreien Kommunikation, indem sie verschiedene Sprachen und Kommunikationsformen unterstützen, was die Inklusion und den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger verbessert.

Unified Communications für digitale Kommunikation auf allen Kanälen

Um die Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung der Kommunikation zu bewältigen, bedarf es IT-Lösungen, die mit einheitlichen Standards und Schnittstellen arbeiten sowie Prozesse digital abbilden und automatisieren können. Ein zentraler Aspekt ist dabei der sichere und manipulationsfreie Austausch von Dokumenten zwischen Behörden und mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen.

Die „OfficeMaster Suite“ des Berliner Unternehmens Ferrari
electronic bietet eine effiziente
Unified-Communications-Lösung genau für dieses Einsatzszenario. Die innovative Software ermöglicht es Behörden, die täglichen Herausforderungen der modernen Kommunikation zu bewältigen – mit effizienten Workflows und kürzeren Bearbeitungszeiten sorgt sie für eine echte Entlastung der Verwaltung. Dabei integriert sich die OfficeMaster Suite mit ihren Funktionen in alle gängigen Kommunikationssysteme und lässt sich für die sichere Dokumentenübertragung aus den üblichen E-Mail-Systemen nutzen, ohne dass Anwender eine neue Software erlernen müssen.

Sicherheit hat höchste Priorität

Für Behörden haben Sicherheit und Schutz von sensiblen Daten höchste Priorität.

Die OfficeMaster Suite von ­Ferrari electronic, die verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer einheitlichen Plattform vereint, stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher.

Der Standard NGDX ermöglicht die Ende-zu-Ende-Übertragung von Dokumenten im PDF-Format inklusive Metadaten und ermöglichen es damit, dass sie hervorragend archiviert werden können. Diese Dokumente werden verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Durch die automatische Verschlüsselung des Transportwegs und der Dokumente sind Vertraulichkeit und DSGVO-Konformität zu jeder Zeit gewährleistet.

Integrierte Prozesse für mehr Effizienz

Für eine reibungslose Automatisierung von Prozessen ist die Verarbeitung von Daten und Metadaten in Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Via NGDX übertragene Dokumente können nahtlos in Business-Process-Management-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden. Damit entfällt jede händische Bearbeitung, die nicht nur langwierig ist, sondern auch eine Fehlerquelle darstellt. Sollten Dokumente auf anderem Wege in das System gelangen, werden sie mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung ausgestattet und für die digitale Verarbeitung in nachgelagerten Systemen vorbereitet.

Softwarelösungen wie die
OfficeMaster Suite revolutionieren die Art und Weise, wie Behörden kommunizieren und Dokumente austauschen. Mit ihren vielfältigen Funktionen bieten sie einen echten Mehrwert für den öffentlichen Sektor und tragen dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen. Sie leisten damit einen wertvollen Beitrag zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.

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