Blaupausen für die Prozessmodellierung

Neues bei der KGSt Blaupausen für die Prozessmodellierung

07.02.2025 Von Nicola Hauptmann 1 min Lesedauer

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KGSt Kommunale Gemeinschaftsst f. Verwaltungsmanagement

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Effiziente Prozesse sind die Basis für erfolgreiche Digitalisierung. In der KGSt-Prozessbibliothek finden Verantwortliche in den Kommunen über 150 neue kommunale Geschäftsprozesse. Aktuell veröffentlicht wurden auch Empfehlungen für E-Akte-Projekte.

Die in der Prozessbibliothek hinterlegten Modelle stammen aus Mitgliedskommunen, Arbeitsgruppen und Beratungsprojekten der KGSt. (© VectorMine – stock.adobe.com) — Die in der Prozessbibliothek hinterlegten Modelle stammen aus Mitgliedskommunen, Arbeitsgruppen und Beratungsprojekten der KGSt.
(© VectorMine – stock.adobe.com)

Als Verband für kommunales Management unterstützt die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) Verantwortliche in den Verwaltungen der Städte und Gemeinden regelmäßig mit Konzepten, Berichten und Empfehlungen.

Im Jahr 2024 wurden 19 dieser Beiträge elektronisch publiziert, darunter Teil 2 des Berichts zum Aufbau einer Open-Source-Governance, der Bericht „Prozesse Ende-zu-Ende digital gestalten. Grundlagen und Handlungsoptionen“, ein Impuls zu Daten und Digitalisierung sowie ein Benchmarking-Bericht zur Schuldigitalisierung.

Hilfe beim E-Akte-Projekt

In einer aktuellen Veröffentlichung hat die Gemeinschaftsstelle Empfehlungen für kleinere und mittlere Kommunen zur Einführung der E-Akte zusammengefasst. Die Empfehlungen hat ein Expertenteam gemeinsam mit der KGSt erarbeitet. Verantwortliche in den Kommunen finden in dieser Handreichung Wissenswertes zur Vorbereitung, Planung und Durchführung eines E-Akte-Projekts. So werden beispielsweise die Anforderungen an eine moderne Schriftgutverwaltung, Datenschutzmaßnahmen oder die Elemente eines Poststellenkonzepts erläutert. Die Handreichung „Einführung der E-Akte in der Kommune" ist für Mitglieder auf der KGSt-Website abrufbar.

Über 150 neue kommunale Geschäftsprozesse

Über die Prozessbibliothek der KGSt können sich Kommunen zudem mit der Modellierung von Geschäftsprozessen vertraut machen und die dort veröffentlichten Prozesse auch nutzen – entweder zur Orientierung und als Impuls für eigene Ideen oder aber direkt als Blaupause: Die Modelle können aus der Bibliothek exportiert, in die eigene kommunale Prozessmanagementsoftware importiert und an die spezifischen Anforderungen angepasst werden.

Im letzten Jahr hat die KGSt ihre Bibliothek um über 150 neue Prozesse erweitert, damit stehen nun fast 600 Vorlagen zur Auswahl, die über entsprechende Suchfunktionen aufgerufen werden können. Diese Prozessmodelle umfassen neben Querschnittsprozessen, etwa aus dem Rechnungswesen, auch Vorlagen aus Fachbereichen wie Jugendhilfe, Musikschule oder Abfallsammlung. Zur Verfügung gestellt wurden die Prozesse von Mitgliedskommunen, Arbeitsgruppen und Beratungsprojekten der Gemeinschaftsstelle.

Weitere Informationen zum Prozesskatalog und eine Kurzanleitung finden Sie auf der Website der KGSt.

Ein großer Vorteil von Prozessorchestrierung ist, dass betroffene Stakeholder die Effizienz von Prozessen überwachen können. (© NicoElNino - stock.adobe.com)

Köhlbrandbrücke in Hamburg: Anhand des digitalen Zwillings können außerordentliche Belastungen wie mehrere Drahtbrüche an den Schrägseilen, dauerhaft erhöhte Verkehrsbelastung oder ein Orkan simuliert werden. (©Marco2811 – stock.adobe.com)

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Stand: 08.12.2025

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