OZG 2.0 Bedarf an Standards und integrierten Lösungen steigt

Dass es schwierig werden wird, das Onlinezugangsgesetz innerhalb der Deadline umzusetzen, war Experten seit geraumer Zeit klar. Tatsächlich wurde das Ziel, bis 2023 rund 580 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren, deutlich verfehlt. Die Hoffnung liegt nun auf einem geplanten OZG-Nachfolger. Essentiell für dessen Erfolg ist, dass integrierte Lösungen und Standards zum Einsatz kommen, statt auf isolierte Onlineformulare zu setzen.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist ein heißes Eisen. An Vorhaben und Verordnungen mangelt es nicht, uneingeschränkt erfolgreich ließen sich bis heute aber nur wenige davon umsetzen. Auch mit dem letzten Jahreswechsel endete die Frist eines großen Hoffnungsträgers in Sachen Digitalisierung – das Onlinezugangsgesetz (OZG). In dessen Rahmen sollten Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen zusätzlich elektronisch über Verwaltungsportale anbieten. Für einen Anwohnerparkausweis, den BAföG-Antrag oder die Zulassung des eigenen Fahrzeuges wäre demnach kein Amtsbesuch mehr nötig, abgewickelt werden sollte alles per Online-Formular. Oder doch nicht?

Was im ersten Moment einen vollständig digitalisierten Prozess ­vermuten lässt, erweist sich bei ­genauerem Hinsehen lediglich als ­digitales Tor in eine unverändert analoge Welt. Tatsächlich ist das OZG nicht auf einen vollständig digitalisierten Prozess ausgelegt. Es regelt allein den Zugang zum Amt, der Bürgern und Firmen hiermit digital zur Verfügung stehen soll. Innerhalb der Behörden und Verwaltungen fordert das OZG ­keine Digitalisierung, auch keine Vereinfachung der Antragsbearbeitung. Wird dem Antragsteller ein Online-Formular angeboten, ist dies völlig ausreichend. Der nachgelagerte Prozess bleibt im Zweifel unverändert analog.

Ist digital das neue ­Normal? Eher nicht …

In der Praxis führt dies zu mitunter absurden Abläufen: Geht ein digitaler Antrag beispielsweise beim BAföG-Amt ein, wird dieser ausgedruckt, abgeheftet und analog weiterbearbeitet, da noch kein Bundesland seine BAföG-Ämter mit der entsprechenden Software zur E-Akte ausgestattet hat. Anfang Dezember ließen die Studentenwerke verlauten, dass aufgrund der „andauernden Drucklast“ zusätzliches Personal eingestellt werden musste. Fehlende Unterlagen würden per Brief angefordert, weil kein Kanal für eine sichere digitale Kommunikation mit den Antragstellern zur Verfügung stünde. Bis tatsächlich Geld an die Studierenden fließt, vergehen oft Monate.

Übertragen lässt sich dieses Beispiel auf unzählige weitere Ämter und Behörden, die mit der Umsetzung des OZG ganz unterschiedlich umgingen. Während manche Stellen pflichtbewusst und mit Hochdruck an die Erarbeitung der geforderten Formulare gingen, nahmen andere die Aufforderung weit weniger ernst und verließen sich auf die Annahme, dass ihnen bei Nichterfüllung keine Konsequenzen drohen. Insgesamt wurde das Vorhaben OZG wohl mit zu wenig Nachdruck angegangen, was sich auch im Umsetzungserfolg zeigt: Von den ursprünglich geplanten 575 Verwaltungsleistungen konnten letztendlich nur 114 realisiert werden, was allerdings nicht bedeutet, dass diese auch flächendeckend zum Einsatz kommen. Für die Statistik reicht aus, wenn mindestens eine deutsche Kommune einen Online-Antrag für diese Leistung anbietet. Findet die weitere Kommunikation auf Papier­ statt, tut dies nichts zur Sache.

Allheilmittel Einer-für-­alle-Prinzip

Schwung in die Umsetzung des OZG sollte schließlich das Einer-für-alle-Prinzip – kurz EfA – bringen. Heißt: Hat ein Bundesland ein Antragsverfahren digitalisiert, steht es anderen Bundesländern und deren Kommunen bei Bedarf zur Nachnutzung frei. Allzu einfach lässt sich aber auch dieses Verfahren nicht umsetzen. Nur rund zwei Dutzend Formulare sollen bislang zur Verfügung stehen. Auch in der Praxis macht EfA die digitale Verwaltung der Kommunen nicht einfacher, sondern technisch komplizierter. Es braucht Datenschnittstellen, kompatible Systeme und einheitliche Standards. Hinzu kommt, dass nur wenige Kommunen der Komplexität der EfA-Leistungen auch technisch gewachsen sind. Häufig sind weder die IT-Strukturen noch die personellen Ressourcen vorhanden, um eigenständig Digitalisierungsprojekte umzusetzen.

Vielleicht war der Zeitrahmen für die Umsetzung des OZG zu eng gesetzt. Sein größtes Manko dürften allerdings die fehlenden Standards und Schnittstellen sein.

Ein Prozess lässt sich nur dann vereinfachen, wenn er durchgehend digitalisiert wird und sich ohne Medienbrüche abwickeln lässt. Alles andere führt ins Gegenteil, verursacht Mehrarbeit und halbgare Zwischenlösungen. Dass das OZG eine Reform braucht, ist auch der Regierung bewusst. Ein erster Entwurf für das OZG 2.0 liegt bereits vor. Bislang durchgesickert ist, dass dieser explizit alle öffentlichen Stellen in die Pflicht nimmt, die Digitalisierung ihrer Verwaltungsleistungen voranzutreiben. Auch deren­ Zugang soll barriere- und medienbruchfrei gestaltet werden. Darüber hinaus will das BMI die Kommunikation zwischen allen Stellen ausbauen, die an der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen beteiligt sind.

Einheitliche Standards, Schnittstellen & Prozesse

Was das OZG 2.0 also dringend braucht, sind ein integriertes Vorgehen sowie einheitliche Standards, Schnittstellen und Prozesse. Eingehende Anträge müssen automatisiert ausgelesen und digital weiterbearbeitet werden. Nur so lassen sich effiziente Workflows, kürzere Bearbeitungszeiten und eine­ Entlastung der Verwaltung ­erreichen. Dokumente müssen behördenübergreifend, ohne Medien­brüche und manipulationssicher ausgetauscht werden können.

Eine Lösung, die Unternehmen und Behörden seit Jahren erfolgreich bei deren Digitalisierung unterstützt, ist die OfficeMaster Suite­ des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher, hilft bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Automatisierung von Prozessen, indem sie sich an Datenbanken oder ERP-Systeme anbinden lässt.

Die Softwarelösung lässt sich nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren und vernetzt verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer einheitlichen Plattform. Damit steht ihren Nutzern die gewohnte Arbeitsoberfläche unverändert zur Verfügung, während im Hintergrund weitere Kommunikationsformen verfügbar sind.

Essentiell für die Arbeit mit digitalen Dokumenten und Prozessen ist, dass diese jederzeit vor kriminellen Zugriffen geschützt sind und deren Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden kann. Dies realisiert die OfficeMaster Suite über den Standard NGDX: Dokumente werden als PDF direkt und mehrfach verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu ­hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne ­NGDX-Gegenstelle. Dies ist ins­besondere für den Austausch umfangreicher Dokumente interessant. Müssen etwa amtliche Lage- oder Baupläne, Messdaten oder technische Zeichnungen digital übertragen werden, sind diese für einen Transfer per E-Mail häufig zu groß – ganz abgesehen von der mangelnden Sicherheit dieser Übertragungsart. Mit der OfficeMaster Suite lässt sich deren Austausch sicher und innerhalb kürzester Zeit abwickeln. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der auch vor Gericht Bestand hat. Behördenmitarbeitern gibt dies die Möglichkeit, die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig zu belegen und den Inhalt der übertragenen Schriftstücke, Urkunden, Unter­lagen und Akten jederzeit zu verifizieren.

Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Daten

Für vollständig digitalisierte Prozesse, wie sie das OZG 2.0 offenbar fordern wird, reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Gescannte Dokumente erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines ­Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Auch das ermöglicht die OfficeMaster Suite. Empfangene Dokumente werden mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereitet. Auch gescannte oder abfotografierte Texte, die über Upload-Portale eingehen, lassen sich extrahieren. Ebenfalls möglich ist der Transfer hybrider Dokumente. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip der papierlosen Verwaltung vorantreiben.

Eine wichtige Rolle spielt die Möglichkeit der hybriden Dokumenten­übertragung auch für die Anwendung der elektronischen Rechnung, die im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behör­den Pflicht ist. Werden die Rechnungsdaten vollständig digital, manipulationssicher und maschinenlesbar übermittelt, entfällt die manuelle Erfassung und die Daten gehen direkt an das Buchungssystem über. Dies funktioniert in Sekundenschnelle und beinhaltet ­alle Dokumente, die erfasst und digital verarbeitet werden sollen. Unerlässlich sind diese Funktionen auch für die geplante Volldigitalisierung der Verwaltungsverzeichnisse, die sogenannte Register­modernisierung. Hunderte Verzeichnisse in ganz Deutschland sollen hierbei digitalisiert und miteinander vernetzt werden. Ein Vorhaben mit immenser Komplexität, dessen Umsetzung Jahre in Anspruch nehmen wird.

Zwischen Bürokratie und Dokumentensicherheit

Die Tatsache, dass Kommunen und Behörden eine unfassbare Menge vertraulicher Daten bereithalten, stellt sie in ein enormes Spannungsfeld zwischen Dokumentensicherheit und Bürokratie. Elek­tronische Prozesse müssen ausnahmslos mit dem Datenschutzrecht vereinbar sein und digitale Dokumente manipulations- und rechtssicher gehandhabt werden.

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein integriertes Zusammenspiel aus synchroner und asynchroner Verschlüsselung. Der Austausch von Schlüsseln ist damit obsolet. Die Manipulationssicherheit der Dokumente wird durch integrierte Hashes erreicht. Sind diese beim Versender und Empfänger identisch, ist sichergestellt, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht verändert wurde. Darüber hinaus sind potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – von der Übertragung ausgeschlossen.

Die Digitalisierung der Verwaltung und Vorhaben wie das OZG gleichen einem Marathon. Die Umsetzung ist ein Kraftakt, noch wichtiger ist allerdings die Planung und Basisarbeit im Vorfeld. Für ein OZG 2.0 bedeutet dies, dass Prozesse detailgenau durchdacht und vollumfänglich digital abgebildet werden müssen. Nur dann ist eine integrierte, digitale Verwaltung möglich.

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