BA will mit der elektronischen Akte viele Millionen sparen – ab 2016

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Wrobel weiter: „Dieser Aufwand machte sich bezahlt. Bereits nach einem Jahr konnten wir eine sehr viel höhere Akzeptanz für die eAkte verzeichnen als zu Projektbeginn. Dazu trug wohl auch bei, dass wir in je einer Arbeitsagentur in Bayern und Baden-Württemberg ein Pilotprojekt für das Pilotprojekt durchgeführt haben. Hier konnten die beteiligten Mitarbeiter in einem handgestrickten Dokumentenmanagementsystem die elektronische Leistungsakte testen. Die Erkenntnisse, die aus diesem Vorprojekt gewohnen wurden, gingen unmittelbar in die Leistungsbeschreibung des Pilotprojektes ein. Dazu eine Anekdote am Rande: Die Tester des Dokumentenmanagementsystems wollten bereits nach kurzer Zeit den Prototypen nicht mehr hergeben. Sie hatten nun Bedenken gegenüber dem eigentlichen System.“

Eines der wichtigsten Ergebnisse dieses Vortests ist für Rainer Wrobel: „Für die Akzeptanz eines eAkte-Systems ist die Berücksichtigung ergonomischer Faktoren ungeheuer wichtig. Alle Mitarbeiter werden daher im Zuge der Einführung mit einem 24-Zoll-Monitor ausgestattet. Nur so ist es möglich parallel mit den gescannten Unterlagen und der Fachanwendung zu arbeiten.“

Auf die Frage, welche Veränderungen im Projektablauf aufgrund des Pilotversuches vorgenommen wurden, erklärte Wrobel: „Wir haben für die Vorbereitung und die Erstellung der Leistungsbeschreibung fast zwei Jahre aufgewendet. Dieses Konzept wurde dann auch umgesetzt! Wir haben uns nicht auf ''Moving Targets'' eingelassen. Wichtig war uns auch – und wie ich finde, für den Projekterfolg entscheidend – dass wir bei der Realisierung auf einem Standardsystem bestanden – in unserem Fall auf dem File Net 8 von IBM. Spezifische, für die Bundesagentur notwendige Komponenten, wurden dann dazuentwickelt. Wir hatten für diesen Prozess anderthalb Jahre angesetzt und zwei Jahre gebraucht, da IBM nachbessern musste. Allerdings war dies kein Fehler des Dienstleisters. Es handelte sich vielmehr um das für Projekte dieser Art typische Problem, dass dem Auftraggeber seine Prozesse so vertraut sind, dass er meint, dies müsse für den Auftragnehmer auch gelten.“

Datenschutz für Klienten und Angestellte

„Entscheidend für den Projekt­erfolg ist meiner Überzeugung auch, dass wir uns langsam herangetastet haben – wir haben das Gesamtsystem in insgesamt drei Teilprozessen iterativ hochgefahren. Der Beweis für den Erfolg: Seit Mai des vergangenen Jahres läuft das System jetzt ohne einen einzigen Systemausfall und die angeforderte Dokumente erscheinen nach spätestens drei Sekunden auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters – unabhängig davon, wo er arbeitet.“

Im Zuge des Pilotprojektes wurden auch jene Maßnahmen getestet, die Datenschutz und Datensicherheit garantieren sollen. Dazu erklärt Rainer Worbel: „Die Datenhaltung erfolgt zentral in Nürnberg in zwei räumlich getrennten Rechenzentren. Zusätzlich werden die Daten mehrfach gespiegelt. Dem Datenschutz werden wir durch folgende Maßnahmen gerecht: Die gesamte Datenverarbeitung ist BSI-zertifiziert nach ISO 27001, zusätzlich wurde das komplette System von Wirtschaftsprüfern abgenommen.“

„Und die GoB , also die Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung, werden ebenfalls eingehalten. Das gilt natürlich auch für das Bundesdatenschutzgesetz, da das System auch vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz überprüft wurde. Das Dokumentenmanagementsystem selbst ist revisionsgesichert und ebenfalls von unabhängigen Wirtschaftsprüfern abgenommen worden. Hinzu kommt ein rollen­basierendes Berechtigungssystem, das den Sachbearbeitern nur den Zugriff auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente gestattet.

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