BA will mit der elektronischen Akte viele Millionen sparen – ab 2016

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Die BA führt im Bereich SGB III (Arbeitsförderung) 22,2 Millionen Kundenakten mit 260.000 neuen Dokumenten täglich; die Familienkasse (Kindergeld) 13,2 Millionen Akten mit 140.000 neuen Dokumenten täglich.

Jedes Jahr soll ein dreistelliger Millionen-Betrag gespart werden

Die Bundesagentur für Arbeit verspricht sich von der elektronischen Akte enorme Kosteneinsparungen und effizientere Arbeitsabläufe. So geht die BA davon aus, nach Abschluss des Projektes mit der eAkte jährlich einen dreistelligen Millionenbetrag einsparen zu können.

Entscheidend für den bisherigen erfolgreichen Verlauf des Projektes war nach Ansicht von Gesamtprojektleiter Rainer Wrobel die umfassende Einbindung der betroffenen Mitarbeiter.

Dazu wurden zahlreiche Einzelmaßnahmen ergriffen. „Wir haben schon vor Projektbeginn in allen Agenturen der BA Informationsveranstaltungen durchgeführt – also noch bevor unsere Kollegen in den folgenden Schulungen überhaupt eine Anwendung der elektronischen Akte zu Gesicht bekamen. In diesen Schulungen haben wir erst einmal erklärt, was eine eAkte überhaupt ist, wodurch sie sich auszeichnet, was sie von der Papierakte unterscheidet“, so Wrobel.

Eine Demoversion der eAkte schafft Vertrauen

Ein besonders Angebot machte Wrobel seinen Kollegen mit einer Demoversion der eAkte, mit der sich alle Funktionen der künftigen Anwendung spielerisch testen ließen und die so dazu beitrug, Ängste bei den Mitarbeitern abzubauen. Wrobel: „Dieser Spieleclient erfreute sich einer sehr großen Nachfrage, konnte man an ihm doch alles ausprobieren und so seine Neugierde befriedigen.“

Erst dann seien die klassischen Schulungsmethoden – die durch ein Web-based-Training unterstützt wurden – zum Zuge gekommen.

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