Digitale Kriminalistik und Forensik Auch die Polizei braucht ein effektives Datenmanagement

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Ob Bilder von Überwachungskameras, Ergebnisse der automatischen Nummernschilderkennung (ANPR), Telefonaufzeichnungen oder Informationen von Regierungsbehörden: Polizeibeamte stützen sich bei ihrer Arbeit auf unterschiedliche Daten. Um mit den wachsenden Datenmengen korrekt zu verfahren und sie optimal nutzen zu können, brauchen die Behörden ein effektives Datenmanagement.

Die Polizei hat heutzutage mit riesigen Datenmengen aus vielen unterschiedlichen Quellen zu tun. Häufig analysiert sie in einem einzigen Fall bis zu 20 verschiedene Geräte: von Smartphones, Tablets und Smart TVs über Computer, Laptops und Server bis hin zu sprachgesteuerten Anwendungen. Hinzu kommen die Daten aus den sozialen Medien und Online-Foren, deren Analyse etwa bei der Verfolgung von Terrorbedrohungen und kriminellem Verhalten wertvolle Informationen liefern. Die digitale Forensik, mit deren Hilfe sich Muster von Straftaten und Tätern aufzeigen lassen, ist mittlerweile ein integraler Bestandteil fast jeder Untersuchung.

Die Polizeiarbeit ist damit im digitalen Zeitalter zwar wesentlich effektiver geworden. Die Verwaltung der Datenflut erweist sich jedoch zunehmend als Herausforderung. Denn die Informationen werden häufig an verschiedenen Orten gespeichert – in den Serverräumen und Rechenzentren der Polizeidienststellen, auf den Laptops, Tablets und Kameras der Beamten sowie in Aktenordnern. Dadurch ist es jedoch kaum möglich, dass die Mitarbeiter der Polizei einen konkreten Nutzen daraus ziehen können, etwa indem sie bei Bedarf schnell auf bestimmte Daten zugreifen und sie visualisieren. Auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen wird durch die Aufbewahrung in Datensilos erschwert.

Für die Polizei eignen sich hybride Cloud-Ansätze

Laut Untersuchungen von Veritas verfolgen mehr als die Hälfte der Unternehmen weltweit eine Cloud-First-Strategie, um agiler zu werden, die IT-Infrastruktur nach Bedarf skalieren zu können und hohe IT-Investitionen zu vermeiden. Auch für die Polizei, der nur begrenzte Budgets zur Verfügung stehen, sind die niedrigen IT-Kosten ein überzeugendes Argument für den Gang in die Cloud. Agilität und Skalierbarkeit spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Denn ob Werktag oder Feiertag – die Polizei muss rund um die Uhr einsatzbereit sein, 24 Stunden am Tag. Polizeidienststellen benötigen daher eine permanent aktive IT-Infrastruktur, die so skalierbar ist, dass sie auch einen plötzlichen Anstieg der Datenmenge bewältigen kann.

Auch wenn die Cloud vor diesem Hintergrund die idealen Voraussetzungen bietet, ist sie für den Einsatz bei der Polizei nur bedingt geeignet. Denn um jurstische Vorgaben beim Datenschutz klar einzuhalten, haben die Behörden bisher davon abgesehen, Dienste ausschließlich in der Cloud aufzusetzen. Da sie mit sensiblen Informationen hantieren, werden die Applikationen auf lokalen Systemen oder in einer hybriden Infrastruktur aufgesetzt. Für Polizeidienststellen bietet sich dieser hybride Cloud- oder Multi-Cloud-Ansatz an, weil typische Cloud-Eigenschaften wie Flexibilität, Skalierbarkeit und Agilität mit der Möglichkeit vereint werden, ausgewählte Daten lokal zu speichern. Allerdings wächst damit wiederum die Gefahr, dass Datensilos entstehen und Informationen redundant in separaten Infrastrukturen gesichert werden.

Tools für ein effektives Datenmanagement

Um all diese Herausforderungen bewältigen zu können, brauchen Polizeibehörden ein effektives Datenmanagement sowie eine Datenmanagement-Strategie, die Prozesse wie das Aufbewahren oder Löschen von Informationen genau definiert. Wichtig ist dabei ein umfassender Überblick darüber, welche Informationen wo gespeichert sind, wie sie verwendet werden, wem sie gehören, wer auf sie zugreift und wann sie gelöscht werden können. Datenmanagement-Tools leisten hier wertvolle Dienste. Sie zeigen auf, welche Daten sich wo befinden und klassifizieren die Informationen automatisch – etwa beim Hochladen. Zudem lassen sich Fristen festsetzen, nach deren Ablauf die Daten automatisch verfallen.

Eine effektive Datenverwaltung erhöht die Produktivität und entlastet die Mitarbeiter. So können die Polizeibeamten Informationen, die sie etwa für eine strafrechtliche Ermittlung benötigen, dank intelligenter Kennzeichnung schnell finden und analysieren. Für den Einsatz von Datenmanagement-Tools brauchen die Mitarbeiter aber auch gezielt Schulungen, in denen sie lernen, Dateien richtig zu benennen, Meta-Daten korrekt zu verwenden und die Zahl unnötiger Kopien zu reduzieren.

Gefragt ist eine Compliance-Kultur

Wichtig zu wissen ist: Sowohl beim Speichern vor Ort als auch in der Cloud liegt die Verantwortung für den Schutz der Daten weitgehend auf Seiten des Anwenders. Die regulatorischen Anforderungen sind in den letzten Jahren stark gestiegen, vor allem durch Einführung der DSGVO. Viele Unternehmen haben daher einen regelrechten Kulturwandel eingeleitet, um ihre Mitarbeiter für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren. Neue Prozesse und Richtlinien sowie einschlägige Schulungen, Incentives und aktualisierte Verträge sollen die Einhaltung der Datenschutzverordnung unterstützen und den Mitarbeitern bewusst machen, dass sie eine persönliche Verantwortung für die Datensicherheit in ihrem Unternehmen tragen.

Auch bei der Polizei gibt es triftige Gründe für die Einführung einer Compliance-Kultur: Laut einem Anfang 2017 veröffentlichten Bericht zur Lage bei der britischen Polizei besteht bei mehr als einem Drittel der Polizeibeamten (37 Prozent) noch „Verbesserungsbedarf“ im Umgang mit persönlichen Daten. Allein 2016 wurde in Großbritannien in mehr als 600 Datenmissbrauchsfällen ermittelt. Und im Folgejahr gab es bereits in den ersten 100 Tagen 176 Vorfälle. Die Digitalstrategie der Polizei steht momentan an einem Wendepunkt.

Um das öffentliche Vertrauen nicht zu verspielen, müssen die Beamten besser im Umgang mit hochsensiblen Daten geschult werden und eine umfassende Datenmanagement-Strategie verfolgen. Nur dann können sie wertvolle Informationen datenschutzkonform aus ihren Daten ableiten und damit nicht nur Fälle lösen, sondern auch weitere Verbrechen verhindern.

*Der Autor: Eric Waltert, Regional Vice President DACH bei Veritas Technologies

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