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KI-Einsatz mit Siggi

Ein weiterer Faktor, der in Siegburg zu Entlastung von Bürgerschaft und Verwaltung führt, ist der Chatbot Siggi. Seit anderthalb Jahren wird er von der Stadt eingesetzt und kürzlich – im Rahmen des deutschen Digitaltags – um eine Sprachausgabe erweitert. „Siggi hat sprechen gelernt“, freut sich Lehmann. Der „fleißigste Mitarbeiter der Stadtverwaltung“, mittlerweile zum Voicebot befördert, werde als Ergänzung zur Telefonzentrale – während der Geschäftszeiten sei dafür das Callcenter der Stadt Köln verantwortlich – eingesetzt und könne in 96 verschiedenen Sprachen mit den Anruferinnen und Anrufern kommunizieren.

Besonders wichtig sei dies für Menschen, die Schwierigkeiten im Umgang mit Geschriebenem hätten. „Man darf nie außer Acht lassen, egal ob muttersprachig oder fremdsprachig, wie viele Analphabeten es tatsächlich in Deutschland gibt, die natürlich mit einem klassischen Chatbot wie Siggi und diesen Werkzeugen im Allgemeinen überhaupt nicht zu Rande kommen.“

Aus reiner Inklusionssicht ist dies natürlich ein sehr großer Schritt auf dem Weg zu einer barriere­armen öffentlichen Verwaltung. Doch Lehmann warnt – bei allem Potential, welches in KI und deren Einsatz schlummere – vor einer Überforderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wichtig sei es, die Ängste und Ressentiments, welche gegenüber künstlicher Intelligenz vorherrschen – abzubauen und zu zeigen, dass nicht die Arbeit der Einzelnen überflüssig, sondern sinnvoll ergänzt und erleichtert werde, so Lehmann. Ein besonders wichtiges und lohnenswertes Anwendungsfeld sieht er im KI-basierten Wissensmanagement. „Wir stehen vor einem ­großen – vielleicht dem größten – demografischen Wandel in den Verwaltungen. Viele erfahrene Menschen werden in den nächsten Jahren die Verwaltungen verlassen.“ Und mit diesen langjährigen und spezialisierten Mitarbeitern würde auch deren Wissen verrentet werden. Nun gelte es dieses Wissen „in irgendeiner Form“ zu behalten. Genau an dieser Stelle könne ein Ratsinformationssystem, welches mit einem KI-Assistenten ausgestattet ist, für nachhaltige Abhilfe sorgen. Aus diesem Grund wird eben solch ein System – das übrigens aus der gleichen geistigen Feder wie Siggi stammt – demnächst in Siegburg als Ergänzung zu den bisher datenbankorientierten Lösungen eingeführt.

Auch KI-Agenten sind für die Verwaltung ein Thema

Lehmann denkt das Thema KI in der Verwaltung konsequent weiter und gibt ein Beispiel. „Vor vielen, vielen Jahren, als man mit der Digitalisierung von einzelnen Fachverfahren begonnen hat, war es ja meistens so, dass auf dem Weg zur Sachbearbeiterin, zum Sachbearbeiter hin dann ein Medienbruch fester Bestandteil des Prozesses war. Im nächsten Schritt war dann der Medienbruch abgeschafft und von der Antragsstellung bis hin zur Bearbeitung und der Bescheidung lief alles digital.“ Nun sei man an dem Punkt angekommen, an welchem gewisse Prozesse – Lehmann zieht an dieser Stelle den Anwohnerparkausweis heran –, für die es lediglich binäre Entscheidungsmöglichkeiten gebe – entweder ist man zur Beantragung berechtigt oder eben nicht –, von einer KI und ohne weiteres Zutun einer Verwaltungsfachkraft bearbeitet werden.

Eine Stufe weitergedacht wäre es ebenfalls möglich, dass künstliche Intelligenz eine Art Sparringspartner für die Angestellten in der öffentlichen Verwaltung darstellt.

So sei es beispielsweise denkbar, dass die KI verschiedene Lösungsvorschläge präsentiert, auf die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen oder diese – nach eigenem Ermessen – auch in Gänze ­ignorieren könnten, sagt Lehmann. Seiner Meinung nach berge der Einsatz von KI im behördlichen und verwaltungstechnischen Kontext durchaus interessante Synergiepotentiale, und zukünftig werde das Thema künstliche Intelligenz mehr und mehr an Bedeutung gewinnen.

Herausforderungen und Ausblick

Trotz der zahlreichen Fortschritte der vergangenen Jahre blieben ­etliche Herausforderungen bestehen, davon ist Lehmann überzeugt. Das föderale System führe zu unterschiedlichen Verfahren und erschwere einheitliche Lösungen. Für die Zukunft wünscht sich Lehmann unter anderem deswegen mehr Verbindlichkeit von oben. „Es wäre manchmal besser, wenn von oben nach unten bestimmte Dinge verpflichtend wären.“ Als Beispiel nennt der Digitalisierungsbeauftragte die konsequente Nutzung digitaler Ausweisfunktionen oder ein zentrales Melderegister nach dänischem Vorbild.

Mit dem Einzug ins sanierte Rathaus Anfang September sieht Lehmann darüber hinaus die nächste Phase der Digitalisierung in Siegburg erreicht: „Die Saat ist gesät mit dem, was wir in der Vergangenheit gemacht haben, mit dem neuen modernen Rathaus, mit neuen und papierlosen Arbeitswelten in diesem Rathaus. Und dieses ­zarte Pflänzchen muss jetzt kräftig gegossen werden, damit es wächst und gedeiht und wir Schritt für Schritt auch auf 100 Prozent digitalisieren.“

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