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Definitionen Was ist ein Fachverfahren?

Von Erik1 2 min Lesedauer

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Funktionierende und transparente Fachverfahren sind eine Grundvoraussetzung für die OZG-Umsetzung und die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung. Wo finden sie Verwendung und worauf kommt es bei der Implementierung an?

Fachverfahren sind die Basis von eGovernment(© aga7ta – stock.adobe.com)
Fachverfahren sind die Basis von eGovernment
(© aga7ta – stock.adobe.com)

Per Definition ist ein Fachverfahren eine datenbankgestützte IT-Anwendung, die spezielle Geschäftsprozesse innerhalb der Öffentlichen Verwaltung vollständig oder partiell mittels ITK-Technik abbildet. In den meisten Fällen handelt es sich um ein Computerprogramm, das eine bestimmte Verwaltungsaufgabe entweder unterstützt oder vollständig ausführt.

Zu den Nutzerinnen und Nutzern von IT-Verfahren gehören Mitarbeitende der Verwaltung, Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger. Ein Fachverfahren setzt sich üblicherweise aus drei Bestandteilen zusammen: Front-Office, Middleware und Back-Office. Das Front-Office oder Frontend beinhaltet eine Maske oder ein Formular zur Eingabe von Informationen oder Daten. Als Middleware bezeichnet man das eigentliche Verfahren an sich – die Schnittstelle zwischen Datenbank im Back-Office und dem einsehbaren Frontend.

Historischer Hintergrund: Von den Anfängen bis heute

Fachverfahren gibt es mindestens seit den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts. Damals griff man zur Unterstützung und Ausführung von Verwaltungsaufgaben noch nicht auf Datenbanken zurück, sondern auf Karteien bzw. Lochkarten. Diese dienten zum Beispiel der Erfassung und Berechnung von Wegen oder Gewässern. Später kamen Großrechneranlagen und hierarchische Datenbanksysteme zum Einsatz. Heute – im Zeitalter des eGovernment – ist es dank der technologischen Weiterentwicklung möglich, beliebige Inhalte in jedem beliebigen Format zu hinterlegen und abzufragen.

Darum sind effiziente Fachverfahren notwendig

Fachverfahren sind ein wesentlicher Bestandteil der Öffentlichen Verwaltung. Sie ermöglichen die standardisierte und formalisierte Erfassung, Speicherung und Bearbeitung von Informationen. Die jeweiligen Einzelinformationen werden mithilfe des Computerprogramms a) recherchierbar und b) beliebig zusammenstellbar.

Fachverfahren im Kontext der OZG-Umsetzung

Die Umsetzung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen gehört zu den zentralen Aufgaben von Bund, Ländern und Kommunen. Im Zuge der Einführung des eGovernment soll der Zugriff auf Verwaltungsleistungen mit wenigen Klicks digital möglich werden. Damit dies gelingt, müssen Fachverfahren implementiert werden, die sowohl leistungsfähig und umfangreich als auch leicht verständlich und durch Jedermann bedienbar sind.

Beispiele für die Anwendung in Behörden:

  • Beantragung von Kindergeld
  • Anmeldung eines Kfz
  • Nachweisführung
  • Registerführung
  • Berechnung von Steuern
  • Bewirtschaftung von Personalausgaben.

Wer setzt das Verfahren um?

Behörden legen die Entwicklung und Implementierung von Fachverfahren zumeist in die Hände von IT-Beratungsunternehmen mit Branchenkenntnissen. Diese entwickeln im Spannungsfeld zwischen den beteiligten Parteien und den Datenschutz-Anforderungen eine maßgeschneiderte Speziallösung – von der Anforderungsanalyse über den Entwurf, den Bau und die Einführung bis hin zur Wartung und Weiterentwicklung des Verfahrens.

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